Vous avez un séminaire à organiser ? La tâche peut être assez difficile, mais en appliquant certaines règles d’organisation, tout peut aller comme sur des roulettes. Pour vous donner un coup de pouce dans la préparation de votre prochain évènement d’entreprise, voici un article qui va vous servir de guide. Il vous propose en effet une sélection de 4 conseils pratiques pour vous accompagner dans l’organisation de votre séminaire d’entreprise.
Le choix du lieu est une étape importante
Vous devez choisir le lien en fonction de sa capacité d’accueil, son implantation et sa facilité d’accès. Vous trouverez une liste complète de lieux où organiser votre prochain séminaire d’entreprise sur l’organisateur, un site qui a pour but d’aider les professionnels à organiser leurs évènements. Pour ce qui est du choix du lieu, cette plateforme dispose d’un annuaire où elle répertorie les villes et lieux pour célébrer un événement ou pour organiser un séminaire.
Au sein de toutes les grandes villes, vous pouvez trouver un palais des congrès ou un parc des expositions pour y organiser un séminaire. Ce genre de lieu est en effet l’idéal pour un évènement professionnel de grande envergure. Toutefois, il peut être surdimensionné si vous avez une audience plus restreinte.
De nos jours, vous avez également la possibilité de faire du tourisme d’affaires. De plus en plus de destinations proposent une large gamme d’offres incluant le lieu pour l’évènement, l’hébergement, la restauration et pourquoi pas les activités récréatives pour les participants ?
Ayez un agenda précis de votre évènement
Il vous est fortement recommandé de procéder à l’élaboration d’un rétro-planning en amont de votre séminaire. Grâce à ce type de planning, vous avez la possibilité de suivre au quotidien les différentes étapes de votre évènement afin de vous assurer de son bon déroulement. Pour information, le rétro-planning doit :
- comporter toutes les échéances, notamment les réservations à faire, les interlocuteurs à inviter, les acomptes qu’il faut verser, etc. ;
- prévoir une marge de manœuvre afin de ne pas compromettre votre séminaire si jamais il y a un imprévu ou un retard sur l’une des échéances.
En plus de cela, vous devez aussi réaliser un planning du séminaire pour les participants. En effet, il faut que la journée soit parfaitement organisée en suivant un planning bien précis que chaque invité aura à sa disposition. Il doit inclure :
- les heures des débats, des conférences et des activités ;
- les temps de pause tout au long de la journée ;
- une marge de manœuvre afin d’« absorber » tous les imprévus, notamment une conférence qui déborde légèrement du créneau initial.
Préparez bien les activités à proposer
Si vous avez prévu des activités pour mettre de l’ambiance durant votre séminaire, mais aussi pour optimiser la cohésion de votre groupe, pensez à prévenir chaque participant à l’avance. Cela leur permet de bien se préparer aussi bien psychologiquement que physiquement, ne serait-ce qu’avec les tenues à porter. De ce fait, ils seront bien à leur aise pour faire ces activités.
Faites appel à un intervenant extérieur
Sachez qu’en invitant un intervenant extérieur à votre entreprise à l’instar d’un conférencier célèbre peut vous être très utile dans le cadre de votre séminaire. En plus du lien qui devra exister entre le message à faire passer et votre invité, le discours (conseils pour vaincre la glossophobie ) que l’intervenant va livrer sera pertinent afin de captiver votre audience. De ce fait, il est important de faire appel à une personnalité à la fois respectée et reconnue. En effet, cela peut vous aider à :
- attirer beaucoup plus de participants ;
- transmettre un message important ;
- fédérer vos équipes ;
- inspirer et motiver chacun de vos collaborateurs ;
récompenser, remercier et féliciter vos collaborateurs de leur travail.
