Planifier une réception d’entreprise peut être à la fois gratifiant et fastidieux. C’est pourquoi la meilleure façon de garantir son succès est de rester organisé et d’établir un plan bien élaboré. C’est, en effet, la garantie que les choses se déroulent pour le mieux. Voici une sélection de 5 points à considérer pour avoir une organisation réussie.
Fixez d’abord les buts et objectifs de la réception d’entreprise
Lors de la planification et de l’organisation de tout type d’événement d’entreprise, il est important d’être à la fois tactique et stratégique. C’est pour cette raison qu’il est indispensable de définir de manière soignée les objectifs de votre évènement d’entreprise avant de vous lancer. En définissant des buts clairs dès le début, vous pouvez facilement préparer chaque étape de votre évènement. Pour cela, posez-vous les questions suivantes :
- l’évènement est-il fait pour collecter des fonds ? ;
- s’agit-il d’une réception pour célébrer quelque chose ? ;
- est-ce que la réception est dédiée à vos collaborateurs pour les remercier ? ;
- qu’avez-vous besoin pour réaliser tout cela : lieu de réception, les prestataires événementiels à engager comme ce traiteur événementiel de Paris, tous les dispositifs à mettre en place, etc ?
Tenez compte des besoins alimentaires de vos invités
Le type de nourriture que vous allez servir à votre réception d’entreprise est un aspect crucial de l’événement. Il est important de toujours tenir compte des besoins alimentaires de chaque invité qui sera présent. Lors de la sélection d’un menu, il est préférable d’inclure à la fois un plat végétarien et un plat végétalien. Si cela est demandé, ajoutez une option sans gluten. Vous devez également tenir compte de toute autre allergie spécifique que les clients signalent à votre attention. La plupart des chefs sont très accommodants et se feront un plaisir de vous proposer une gamme d’options adaptées.
A faire lors du jour J de l’évènement
Lorsque le jour de votre événement arrive enfin, assurez-vous que vous et votre équipe êtes calmes et organisés afin que tout se déroule le mieux possible. Contactez tout le personnel et les fournisseurs de votre événement, faites-leur savoir que vous êtes là s’ils ont besoin de quoi que ce soit pendant qu’ils s’installent ou pendant l’événement principal. C’est toujours une bonne idée de faire quelques vérifications finales sur les noms de lieux et les listes d’invités. En même temps, il est important d’effectuer un dernier tour une ou deux heures avant l’arrivée prévue des convives.
Soyez chaleureux et accueillant
C’est une bonne pratique d’avoir quelqu’un sur place pour accueillir les invités à leur arrivée, alors prévoyez d’accueillir chaleureusement chaque personne qui assiste à votre réception d’entreprise. Vous êtes peut-être trop occupé par des détails de dernière minute pour vous en occuper vous-même. Choisissez donc quelqu’un de votre équipe qui fera une bonne première impression. N’oubliez pas qu’il est important de vous présenter à chaque invité à un moment donné au cours de votre événement. Vous pouvez pré-organiser si chaque invité a une étiquette avec son nom pour le déjeuner, le cocktail ou le dîner. Votre équipe devra peut-être organiser un comptoir d’enregistrement à l’entrée de la salle de réception si tel est le plan. Vous devez également vous assurer qu’il y aura quelqu’un pour aider les invités avec leurs manteaux ou leurs vestes à leur arrivée. Prendre soin de ces petits détails peut vraiment aider à laisser une impression positive aux clients que vous invitez.
Demandez à avoir des commentaires et une évaluation après l’événement
Effectuer une évaluation complète une fois votre réception d’entreprise terminée est un excellent moyen de faire un point sur ce qui s’est bien passé et de gérer tout imprévu qui aurait pu survenir. Pourquoi ne pas envoyer une enquête de satisfaction en ligne à chacun de vos participants ? Il s’agit d’un excellent moyen d’évaluer ce que les invités ont aimé et n’ont pas aimé à propos de l’événement. L’envoi d’un sondage en ligne est aussi une solution idéale pour remercier personnellement chacun de vos invités tout en contribuant à optimiser le succès des événements futurs.
