Il est important de partir du bon pied en tant qu’employeur en veillant à respecter toutes les règles juridiques : formulaires fiscaux, déclarations obligatoires, enregistrements auprès des administrations, exigences en matière d’assurance etc… En effet, être un employeur comporte un certain nombre de nouvelles obligations à suivre. C’est pourquoi, nous vous guiderons pas à pas dans cet article sur ce que vous devez absolument savoir lors de l’embauche d’un salarié.
Faire une DPAE
Après la signature du contrat de travail, la DPAE ou déclaration préalable à l’embauche est la première chose à faire lorsque vous recrutez un nouveau salarié. Cette formalité administrative est obligatoire. Elle va vous permettre de déclarer le salarié à l’URSAAF afin qu’il puisse bénéficier de ses droits sociaux. Mais elle est toute aussi importante pour vous, en tant qu’employeur, car la DPAE vous protège des sanctions relatives au « travail au noir ».
Autres déclarations obligatoires
En plus de la DPAE, vous devez également faire une déclaration d’embauche par lettre recommandée à l’Inspection du travail et inscrire l’employé sur le Registre Unique du Personnel.
Enregistrer l’employé sur le système de l’entreprise
Une fois les déclarations administratives faites, il est temps pour vous de mettre à jour les données de l’entreprise pour y inclure votre nouvel employé. La configuration de la paie peut être facilement effectuée à l’aide d’un logiciel de paie comme par exemple Esor Paie, qui est personnalisable et adapté à tout type d’entreprise.
N’oubliez pas d’inclure votre nouvelle recrue dans tout logiciel ou application informatique utilisés en interne dans votre entreprise. Il peut également avoir besoin d’un badge, d’un identifiant ou d’un profil biométrique pour lui donner accès aux locaux.
Créer une intégration positive
Lorsque vous avez enfin trouvé le candidat idéal, il est important de l’intégrer rapidement à votre entreprise. Le processus d’intégration de vos employés est donc essentiel, autant que votre processus d’embauche, car il permettra d’obtenir un meilleur taux de rétention des employés.
La première étape dans le processus d’intégration est d’offrir à votre salarié son espace de travail, avec l’équipement et les fournitures nécessaires dès le premier jour : bureau, ordinateur, téléphone et éventuellement des équipements de protection. L’essentiel est d’accueillir le nouveau salarié avec une expérience d’intégration positive.
Planifier une orientation du salarié
Le nouvel employé doit recevoir une présentation complète dès le premier jour, afin qu’il puisse se familiariser avec les politiques et les avantages sociaux de l’entreprise. Organisez une réunion avec les ressources humaines pour qu’un responsable puisse lui expliquer les normes de sécurité, les procédures et la culture d’entreprise.
Cette présentation au sein de l’entreprise devrait également inclure :
- Un affichage du règlement intérieur, obligatoire pour les entreprises avec un nombre d’employés supérieur ou égal à 50 ;
- Une visite intégrale des locaux pour aider le salarié à se repérer dans l’espace ;
- Une lecture du manuel et de la politique générale de l’entreprise ;
- Les informations sur les mutuelles de santé, les assurances retraite obligatoires et les autres avantages dont il va bénéficier au sein de l’entreprise.
