Un bureau moderne stéréotypé ressemble à ce qu’il était dans les années 1970 : des murs blancs, des lumières fluorescentes et un environnement de travail de type » ferme à cubicules « . Bien que les cubicules soient mauvais pour le moral des employés, la seule alternative envisageable est l’aménagement de bureaux ouverts – ce qui n’est pas génial pour les bureaux où les employés passent beaucoup de temps au téléphone.
La plupart des bureaux n’ont pas assez d’espace pour offrir des bureaux individuels, et les responsables essaient donc de tirer le meilleur parti de l’espace dont ils disposent. Si gérer les limitations de l’espace de travail demande du temps et de l’énergie, c’est une étape nécessaire pour stimuler le moral et l’énergie des employés. Chaque entreprise a sa propre culture et sa propre structure, et chaque bureau a des besoins différents en matière d’espace de collaboration, mais quelques bonnes pratiques sont valables dans tous les secteurs. Voici cinq façons de transformer votre espace de bureau en un espace de travail plus efficace et efficient sans vous ruiner.
1. Utilisez l’espace mural
Tout bureau a des procédures et des directives qui sont facilement oubliées. Parfois, les employés ont besoin de rappels pour débarrasser leur nourriture du réfrigérateur chaque vendredi ou pour ne mettre que certains types de papier dans les bacs de recyclage. L’impression et l’affichage de ces rappels dans un espace mural approprié peuvent être beaucoup plus efficaces que l’envoi d’un rappel unique par e-mail.
Les mises à jour des projets et autres informations sont également plus efficaces lorsqu’elles sont affichées sur les murs, et elles permettent aux employés de rester motivés et concentrés sur leurs objectifs. Parfois, il peut être rafraîchissant pour les employés de voir un rappel de la raison pour laquelle ils travaillent ensemble, ou que le projet long et difficile sur lequel ils travaillent montrera un jour les fruits de leur travail.
2. Obtenez de nouveaux meubles
Les bureaux sans couleur et démodés ne sont pas excellents pour le moral des employés. Il est préférable que les bureaux se sentent un peu plus détendus et ressemblent davantage à un café ou à un bureau à domicile. Des meubles qui procurent une sensation de terre ou qui s’harmonisent avec les couleurs de l’entreprise peuvent garder les choses professionnelles tout en améliorant l’humeur des employés de bureau.
Un nouveau mobilier peut également être bénéfique pour la posture et la santé globale des employés. Les chaises s’usent avec le temps, et les meubles créés il y a plus de 20 ans n’ont pas été fabriqués en tenant compte des dernières recherches en matière d’ergonomie. Si les chaises sont plus anciennes, envisagez de les remplacer dès que possible pour stimuler la concentration et l’humeur des employés.
Bien sûr, toutes les entreprises n’ont pas le budget nécessaire pour un remplacement important du mobilier, surtout si les bénéfices sont plus minces que d’habitude. Dans ce cas, remplacer les chaises les plus utilisées du bureau est plus judicieux que de remplacer les chaises d’une salle de conférence peu utilisée.
3. Minimiser les distractions
Bien qu’il n’y ait aucun moyen d’éliminer toutes les distractions sur un lieu de travail, les plus courantes peuvent être effacées avec quelques petits ajustements. Tout d’abord, encouragez le personnel à utiliser des espaces appropriés pour leurs conversations. Pour les employés qui ont un bureau privé, cela peut signifier qu’il faut leur demander d’avoir des conversations individuelles dans leur bureau ou dans une salle de réunion au lieu de se pencher dans le box de quelqu’un pour une conversation prolongée. Les bavardages non liés au travail doivent rester dans la salle de pause autant que possible, par égard pour les autres employés qui sont occupés.
L’éclairage naturel est formidable, mais, selon ce qui se passe à l’extérieur, les fenêtres peuvent être une énorme distraction. Des stores et des rideaux devraient être installés, afin qu’ils puissent au moins être abaissés si une personne assise près d’eux a besoin de réduire l’éblouissement ou de mieux se concentrer.
4. Utiliser les salles de réunion à bon escient
La plupart des espaces de bureaux ont au moins une salle de conférence, mais toutes les organisations ne choisissent pas de l’utiliser comme telle. Pour qu’une salle de conférence soit un espace de réunion efficace, elle doit être utilisée comme telle de manière cohérente. Cela signifie qu’il ne faut pas utiliser la salle de conférence pour le stockage, les discussions occasionnelles sur les projets ou les temps de pause.
Si l’espace de réunion est limité, les employés peuvent se retrouver à utiliser d’autres espaces moins efficaces pour tenir des réunions. Il peut s’agir de salles de pause, de cafés, ou de tout espace libre à l’intérieur ou juste à l’extérieur du bureau. Envisagez d’avoir des politiques de bureau sur les endroits où les réunions doivent se tenir, et encouragez les employés à s’inscrire à l’avance pour les espaces de réunion afin d’éviter les doubles réservations et d’autres problèmes.
5. Nettoyez deux fois par an
Tout bureau accumule du désordre. De vieux échantillons de clients, des fournitures de bureau à moitié utilisées et même des t-shirts gratuits peuvent finir par être jetés dans des boîtes à côté de la photocopieuse ou sous une table de salle de conférence.
Bien que faire l’inventaire et jeter le bazar inutile puisse être un casse-tête dans les grands bureaux, cela en vaut la peine. Faire un meilleur inventaire des fournitures de bureau peut aider à réduire le gaspillage d’argent, et l’espace récupéré pourrait permettre aux gens de se déplacer, de travailler et de se rencontrer plus librement. C’est aussi une excellente occasion de rassembler et de recycler les vieilles cartouches d’imprimantes.
