Les mauvais rapports d’activité n’attirent pas l’œil du lecteur. Ils n’informent ni ne divertissent, et pire encore, ils ne suscitent aucune action. Ne laissez pas l’auteur du prochain mauvais rapport dans votre entreprise être vous. Apprenez cinq règles simples pour augmenter l’impact de vos rapports d’affaires au travail, devenir meilleur à la rédaction d’affaires et faire la transition vers l’écriture pour le succès de l’entreprise.
Ne craignez rien. Il y a encore de l’espoir pour vous, et vous n’avez pas besoin d’être le Ernest Hemingway de la rédaction de rapports d’entreprise.
Apprenez la structure et prenez confiance en vous
Les titres font la loi
De nombreux rapports d’activité semblent ennuyeux, car ils souffrent d’un manque d’esthétique. Oui, votre rapport d’activité doit être joli. Il doit également être convivial, comme s’il s’agissait d’un site Web, afin que l’on puisse y naviguer facilement. Vous voulez entendre des nouvelles inquiétantes ? La plupart des lecteurs de votre rapport, quels que soient les efforts que vous y avez consacrés ou la qualité de la réduction des données, ne le liront pas. Oh, ils le parcourront, le scruteront et essaieront d’en tirer quelque chose, mais il ne captera pas leur attention. Faites en sorte qu’il soit facile pour eux d’en tirer quelque chose. Utilisez des titres qui définissent clairement les sections du rapport. Vous savez ce que je veux dire, des choses comme Recommandations, Budget et Analyse financière. Cela semble si simple, mais beaucoup de gens passent à côté de ce point. Des titres appropriés agissent comme des hyperliens visuels dans le rapport, permettant au lecteur de reconnaître rapidement les sections et de ne lire que ce qui l’intéresse. Vos titres doivent être clairs, sans induire le lecteur en erreur quant au contenu de la section suivante. Ils doivent être en caractères gras et d’une taille de police plus grande pour qu’ils ressortent vraiment. N’hésitez pas à prendre des risques avec les titres et à utiliser un titre un peu inhabituel, car cela ajoute à l’attrait du texte. Les Recommandations sont meilleures que la Conclusion, mais les Actions pour la croissance future l’emportent sur les Recommandations. Vous comprenez ?
Mettre la ligne de fond en premier
Voici une pensée farfelue et contrariante pour vous. La plupart des rapports d’entreprise sont rédigés dans un ordre stupide. Ils commencent par une introduction qui donne l’historique de la question traitée, puis commencent à parler de leur approche, et ainsi de suite. Problème : les personnes qui lisent les rapports d’activité connaissent déjà, dans la plupart des cas, ce genre de choses. Pour eux, ces éléments de remplissage ne font qu’entraver le cours des choses. Essayez de commencer par mettre l’essentiel en avant. C’est pourquoi un bon rapport doit commencer par un résumé ou une synthèse. Voici ce que nous avons fait, ce qui s’est passé, et ce que nous pensons que vous devriez faire. Après ce résumé d’une demi-page ou d’une page, essayez la section Action recommandée. Dans la plupart des cas, c’est ce qui est vraiment important pour le lecteur, que devons-nous faire ?
Montrez un peu de courage !
Faites preuve de courage et dites aux gens quelle est votre interprétation des résultats. Vous pouvez vous tromper et ce n’est pas la fin du monde. Si vous êtes raisonnablement intelligent et que vous avez bien travaillé pour l’entreprise, c’est ce qu’ils attendent de vous de toute façon. Soyez juste assez grand pour reconnaître que vous pouvez vous tromper et que si l’organisation va dans une autre direction, ce n’est pas grave non plus. Écoutez, le rapport est destiné au monde entier, mais aucune loi ne dit que vous ne pouvez pas profiter de cette occasion en or d’étendre vos pensées et vos suggestions, alors prenez position et regardez la valeur de votre rapport, et de vous-même, augmenter.
Retournez-vous, bébé
Vous savez, s’il y a bien une chose qui ne passe pas dans un rapport d’activité, c’est l’affirmation non étayée. Même si la plupart des cadres ne liront pas l’ensemble du document et ne se pencheront pas sur les analyses et les données, il vaut mieux que le patron qui vient de manger un borrito et qui a apporté votre rapport dans la salle du trône y trouve son compte. Quelqu’un aura le temps et, si le reste de votre rapport est bon, l’envie de vérifier les détails qui se cachent derrière vos opinions. Ne vous faites pas prendre à être un costume vide. C’est pire que de ne pas exprimer d’opinion, parce que maintenant vous êtes un chanoine mou avec une tendance à la paresse. Les données doivent étayer vos arguments, et ce, de plusieurs manières. Si la science n’est pas suffisante (certains sujets n’ont pas de « données »), étayez vos propos par des opinions d’experts de l’entreprise ou du domaine examiné dans le rapport. Au moins, de cette façon, vous serez en bonne compagnie. Albert Einstein a dit qu’il fallait toujours « étayer ses conclusions par des preuves ». J’en suis certain. Vous voyez comme c’est efficace ?!
La troisième personne est pour les perdants
Un autre élément de la mauvaise rédaction des rapports que les têtes parlantes littéraires appellent le style officiel est de tout dire à la troisième personne. Mettez de côté la troisième personne et parlez à la première personne. Prenez le crédit, prenez le blâme ou attribuez-le à la partie appropriée. « Il » n’a pas été découvert. « J’ai obtenu le compte en me cassant la figure » est beaucoup plus efficace que « Il y a eu une situation de cassage de figure au cours de laquelle un compte a été attribué à l’entreprise en question ». Ne vous inquiétez pas de paraître arrogant. Comme le dit l’homme, ce n’est pas de la vantardise si vous pouvez l’étayer, et vous le pouvez.
Alors, qu’avez-vous appris ici aujourd’hui ? Remarquez que je n’ai pas une seule fois parlé de gérondifs, d’adjectifs descriptifs, de verbes d’action ou de participes ballants. C’est un autre article. Tout ce que j’ai dit, c’est qu’il faut faire joli, mettre les meilleurs éléments en premier, secouer les choses et prendre position, en s’assurant que vous pouvez l’étayer et parler à la première personne. Faites ces choses et votre rapport d’activité aux amateurs de canaris ne finira pas au fond d’une cage et vous constaterez que votre niveau de réussite au travail est en hausse. Faites-moi confiance. Arnold Schwarzenneger l’a dit aussi, et il est devenu le Gouverneur.
