La collaboration est un mot magique pour les entreprises. Il signifie que vos employés sont capables de travailler ensemble de manière efficace et fluide, de partager des idées, d’échanger des recommandations et de peaufiner des textes sans le moindre accroc.
Mais comme beaucoup de choses dans le monde des affaires, c’est souvent plus facile à dire qu’à faire. Les fils peuvent se croiser, les messages peuvent passer inaperçus, et parfois les egos peuvent se mettre en travers de la collaboration sans friction que vous rêviez de permettre.
Le passage soudain au travail à distance avec l’arrivée du COVID-19 n’a fait aucune faveur aux entreprises en matière de collaboration. Si vos employés avaient du mal à collaborer efficacement lorsqu’ils étaient tous dans le même bureau chaque jour, ils vont vraiment flancher lorsqu’ils essaieront de le faire depuis leur domicile individuel. Et de nombreuses entreprises qui bénéficiaient d’une excellente communication et collaboration en temps » normal » ont constaté qu’elle leur échappait lorsqu’elles essayaient de la recréer à distance.
Conseils de collaboration pour les petites entreprises
Si vous avez du mal à actualiser le niveau de collaboration dont votre entreprise a besoin, ayez du courage. Nous avons rassemblé 6 conseils pour vous aider à atteindre le véritable nirvana de la collaboration pour votre PME.
1. Gardez tout au même endroit
L’un des plus grands obstacles à une collaboration fluide est le manque d’accès. Il n’est pas facile de recueillir les commentaires de chacun sur votre dernière image de marque si la moitié de vos employés ne peuvent pas y accéder et que l’autre moitié a accidentellement supprimé l’e-mail contenant la pièce jointe et attend que vous le renvoyiez.
Une plateforme de notes en ligne basée sur le cloud vous permet de stocker tous vos travaux en cours en un seul endroit et garantit qu’ils sont toujours synchronisés sur l’appareil de chacun, de sorte que les employés disposent des informations les plus récentes au bout des doigts. Recherchez un outil doté de fonctionnalités de marquage et de recherche efficaces afin de pouvoir retrouver rapidement le bon élément sans avoir à fouiller dans des centaines de fichiers.
2. Prendre en charge la communication en temps réel
Rien ne vaut une séance de brainstorming en face à face, où chacun partage ses idées et réagit aux nouvelles suggestions. Il est difficile de recréer cette énergie lorsque tout le monde travaille à distance, mais le chat en temps réel peut être la meilleure solution suivante.
La communication en temps réel signifie que dès que quelqu’un répond à une question, modifie un document ou lance une nouvelle idée, tout le monde peut le voir instantanément. Il est désormais possible pour plusieurs personnes de travailler sur un document ou de résoudre de nouveaux problèmes en équipe, même si elles ne peuvent pas être dans la même pièce.
3. Encourager les relations entre les employés
La collaboration se déroule toujours plus facilement lorsque vos employés sentent qu’ils ont une relation entre eux. Cela réduit les risques de malentendus et de sentiments blessés, et rend chacun plus enclin à écouter le point de vue de l’autre. Sans discussions informelles autour du distributeur d’eau, vos employés peuvent rapidement perdre leur sentiment d’appartenance à une équipe, même s’ils travaillent ensemble depuis des années, et les nouvelles recrues risquent de se sentir exclues et désorientées.
Investissez du temps dans des activités de rapprochement entre employés, à la fois lorsque vous êtes au bureau ensemble et lorsque tout le monde travaille à domicile. Des activités virtuelles pour les employés, comme un quiz pour « apprendre à vous connaître », une salle d’évasion virtuelle au bureau ou un « Zoom happy hour » avec des kits de cocktails que vous avez fait livrer à chaque employé, peuvent faire toute la différence dans vos communications d’entreprise.
4. Permettre aux employés de répondre à leur propre rythme
Malgré les avantages du chat en temps réel, il y a aussi une place pour les communications asynchrones à côté. Parfois, il n’est tout simplement pas pratique pour tous vos employés de rejoindre la conversation en même temps, surtout si certains travaillent dans des fuseaux horaires différents ou sont constamment interrompus par les enfants qui rentrent de l’école.
Les plateformes de communication basées sur le cloud stockent des fils de conversation entiers afin que les gens puissent rejoindre la discussion, répondre aux suggestions et partager leurs idées quand cela convient à leur rythme quotidien. Ainsi, personne n’a besoin d’avoir l’impression de manquer la fête simplement parce qu’elle a eu lieu à 4 heures du matin, heure du Pacifique.
5. Réduisez votre boîte à outils
Les outils et les plateformes de communication basés sur le cloud sont géniaux et, comme nous l’avons dit plus haut, peuvent faire une énorme différence dans la capacité de vos employés à collaborer. Mais il y a tellement d’options, et les licences SaaS les rendent si abordables, qu’il est facile de se laisser emporter et d’en apporter trop.
Si vos employés travaillent simultanément sur des plateformes de gestion de projet, des applications de messagerie, des canaux de communication internes et des lecteurs cloud comme Google ou Microsoft, il est facile pour les gens de perdre le fil des discussions et pour les projets de glisser entre les mailles du filet. Essayez d’alléger votre boîte à outils de collaboration et de centraliser tout votre travail collaboratif sur quelques canaux seulement.
6. Éduquer pour collaborer
Il peut être facile d’oublier que la collaboration n’est pas une évidence pour chaque employé. Certaines organisations encouragent les individus à aller de l’avant et à travailler de manière indépendante, au lieu de mettre l’accent sur la coopération et le travail d’équipe, tandis que d’autres employés sont simplement poussés par la nature à travailler seuls.
Créez une culture de collaboration parmi tous vos employés en précisant que cela fait partie des valeurs de votre entreprise, en soulignant que c’est une attente, et en intégrant les nouveaux employés. Précisez que le travail en commun fait partie de la façon dont vous évaluez les performances des employés tout en investissant dans des activités qui encouragent le travail d’équipe et la création de liens.
Faites de la collaboration fluide une réalité pour votre PME
La collaboration fluide peut être une réalité pour toutes les petites entreprises ; il suffit d’avoir les bonnes tactiques. En offrant les bons outils pour le chat en temps réel, les communications asynchrones et l’accès facile aux ressources, en permettant la création de liens entre les employés, en créant une culture du travail d’équipe et en évitant la surcharge d’outils, vous pouvez amener vos employés à collaborer en douceur et aider votre entreprise à se développer.
