Dans le cadre de leur activité, les entreprises génèrent une grande quantité de documents et d’informations. Pour mieux gérer ces données, il est primordial pour elles d’avoir un système d’archivage efficace. Aujourd’hui, les nouvelles technologies ont permis de faciliter l’archivage physique et électronique des documents, offrant ainsi de nouvelles opportunités aux entreprises pour organiser plus efficacement leur gestion documentaire.
Quelle est l’importance d’avoir un plan d’archivage en entreprise ?
L’importance de posséder un plan d’archivage en entreprise réside dans la nécessité de gérer efficacement les documents de l’entreprise tout au long de leur cycle de vie.
Garantir une traçabilité et une pérennité des informations
En archivant ses documents, l’entreprise peut s’assurer que les informations sont conservées dans le temps et en toute sécurité. Les documents archivés bénéficient ainsi d’une durée de conservation légale, cela leur donne une valeur probatoire. Le cycle de vie des documents est également un argument important en faveur de l’archivage. En effet, chaque document a une durée de vie bien précise pendant laquelle il doit être conservé. L’archivage permet alors de gérer cette durée de conservation et de s’assurer que les documents sont conservés le temps nécessaire.
Faciliter la gestion des documents en fin de vie
La dématérialisation des documents a aussi entraîné un besoin de gestion électronique de documents. Les documents électroniques doivent être archivés de la même manière que les documents papier, c’est-à-dire avec une gestion rigoureuse et une traçabilité. Sans cela, l’intégrité et la valeur probante de ces documents pourraient être remises en question. L’archivage électronique doit ainsi respecter certaines normes et être effectué avec des solutions d’archivage adaptées.
Assurer une meilleure gestion des documents administratifs
Les documents d’entreprise doivent être conservés pendant une certaine durée. C’est, par exemple, le cas :
- des factures ;
- des courriers ;
- des pièces justificatives, etc.
L’archivage permet de stocker ces documents de manière sécurisée et gérer facilement les délais de conservation.
Optimiser la gestion documentaire au sein de l’entreprise
En archivant les documents, il est plus facile de les indexer et de les classer. Cela permet de faciliter l’accès aux documents qui peuvent être consultés à tout moment et en toute sécurité.
Répondre aux obligations légales en matière d’archivage des données
Les archives d’une entreprise sont soumises à une réglementation stricte en matière de conservation et de sécurisation des données. En cas de contrôle ou de contentieux, l’archivage des documents permet à l’entreprise de prouver la bonne tenue de ses dossiers.
Les différentes étapes d’un plan d’archivage
Un plan d’archivage en entreprise aide à mettre en place une stratégie de gestion documentaire efficace, afin de garantir la traçabilité et la pérennité des informations. Les documents doivent être archivés de manière fiable et sécurisée, afin de garantir leur intégrité et leur probante. Le plan d’archivage en entreprise comprend plusieurs étapes, telles que :
- la classification des documents ;
- l’indexation ;
- la numérisation ;
- la gestion des métadonnées ;
- la mise en place d’un workflow documentaire ;
- la migration des données ;
- la restitution des archives.
