Si vous avez une réunion en vue, il est essentiel de planifier chaque détail avec soin. Une réunion réussie est, en effet, plus engageante et plus impactante. Des choix comme le lieu, l’ordre du jour peuvent influencer considérablement le succès de celle-ci. Voici quelques conseils clé à retenir.
Quel lieu choisir pour une réunion ?
Choisir le lieu adapté dépend de l’objectif de la réunion, voici quelques idées.
- pour une réunion solennelle et professionnelle, vous pouvez choisir des lieux traditionnels comme des centres de conférences, des hôtels, mais également des salles de réunion, ;
- pour une réunion mémorable dans un cadre atypique, vous pouvez choisir des endroits uniques comme des salles de musées, des villas privés, des péniches et des châteaux. Réservez une salle de réunion à Paris sur Funbooker pour un événement unique dans des cadres uniques et exceptionnels ;
- si vous souhaitez offrir à vos invités une expérience unique et des découvertes inédites, il existe des lieux peu conventionnels. Réaliser vos team building dans un parc d’attraction, réaliser vos déjeuners d’entreprise dans des grottes aménagées, ou encore dans un parc en pleine nature pour apporter une ambiance relaxante et apaisante ;
- pour motiver et stimuler la créativité de vos équipes, vous pouvez organiser vos réunions dans des environnements créatifs comme les théâtres, les espaces de coworking, ou les ateliers et studio d’art.
Comment organiser sa réunion ?
Organiser une réunion implique de prendre en considération plusieurs éléments essentiels.
Le lieu
Tout d’abord, choisissez soigneusement l’endroit où se tiendra la réunion. Un lieu adapté au type de réunion est important. Le lieu sera ainsi différent s’il s’agit d’une réunion professionnelle ou d’un team building.
Le programme
Ensuite, définissez un ordre du jour clair et créez un programme détaillé. Vous devez programmer chaque séance à la minute près et prévoir chaque intervention.
La technique
Assurez-vous également que l’organisation technique soit parfaite. Qu’il s’agisse de la logistique, des équipements audiovisuels, de la connexion Internet ou de tout autre instrument et équipement nécessaire pour mettre en œuvre votre réunion, tout doit fonctionner.
La communication de l’événement
La communication en amont de votre événement est cruciale. Informez à l’avance les participants de la date, de l’heure et du lieu de la réunion. Si possible fournissez-leur des détails précis et éventuellement l’ordre du jour pour garantir leur arrivée.
Une réunion dynamique
Lors de la réunion, assurez-vous que la réunion soit intéressante. Animez-la avec dynamisme et n’hésitez pas à faire participer les spectateurs. Ouvrez le dialogue puis laissez la parole aux gens afin que tout le monde soit à l’aise.
Les retours
À la fin de la séance, n’hésitez pas à demander des retours aux participants. Leurs avis peuvent vous permettre d’évoluer et d’améliorer l’organisation de vos prochaines réunions.
