Un cahier des charges est un document important de tout projet d’entreprise qui contient des informations détaillées sur les exigences techniques. Un chef de projet doit préparer les spécifications commerciales avant même que le projet ne soit lancé. Retrouvez dans cet article, en quoi le cahier des charges augmente la croissance des entreprises.
Un cahier des charges est présenté à la direction générale et au client du projet, et des modifications doivent être apportées en fonction de leurs exigences.
Le but du projet est de suivre les spécifications techniques et toutes les exigences énumérées dans le cahier des charges doivent être satisfaites avant l’achèvement du projet.
Les cahier des charges sont rédigés selon divers scénarios et constituent désormais une partie importante de tout projet de petite à grande entreprise.
Par exemple, il est utile de rédiger un projet commercial lorsqu’un client vous commande de créer un site web ou une application ou un logiciel, ou lors de l’achat d’un produit technique ou de l’attribution de services de tout type. Un document de spécification technique contient toutes les exigences qu’une personne souhaite voir respecter dans le cadre du projet.
Il est très utile lorsque vous préparez un produit à partir de zéro. Prenez l’exemple d’un site web lorsque vous recevez une commande pour la conception d’un site web.
La première chose que vous voulez savoir est la vision de votre client, c’est-à-dire comment il souhaite voir son site web lorsqu’il sera enfin prêt. Quelles doivent être la couleur et le design du site web ?
Si vous ne mentionnez pas ces spécifications, vous risquez de faire moins ou plus que ce que votre client attend exactement et pour en savoir plus sur les raisons pour lesquelles le cahier des charges est essentiel pour un projet, apprenons son importance.
4 faits importants du cahiers des charges
- Le premier et principal avantage d’avoir un cahier des charges est que vous obtiendrez une mise en page détaillée de ce sur quoi vous devez travailler. De cette façon, vous réduirez le gaspillage de cravates et vous diminuerez également le coût du projet.
- Cela facilite l’attribution des tâches aux membres de l’équipe. Par exemple, lorsque vous disposez de spécifications techniques claires, votre équipe peut travailler sans confusion et en harmonie les uns avec les autres, car leurs rôles respectifs seront clairement définis.
- Le cahier des charges contribue également à l’évolutivité de votre produit. L’évolutivité de l’équipe et de l’infrastructure sera nécessaire si le projet sur lequel vous travaillez est de grande envergure. Si ces spécifications sont mentionnées avant le début du projet, il sera facile d’y apporter des modifications.
- Un cahier des charges bien défini réduit les risques d’échec. Cela signifie que vous pouvez très bien planifier et que le développeur du projet sait clairement ce qu’il doit développer.
Comment rédiger un cahier des charges ?
Étape 1 : Énumérez toutes les exigences
Faites une simple liste des spécifications du projet. Éliminez toutes les exigences supplémentaires en discutant avec votre client et votre gestionnaire, et vous obtiendrez finalement la liste finale des spécifications importantes pour le projet.
Étape 2 : Rédigez la table des matières
En rédigeant d’abord une table des matières. Une table des matières est un élément important car elle sert de guide au lecteur de votre cahier des charges.
Une table des matières doit contenir les rubriques ainsi que les sous-rubriques de votre cahier des charges. Elle vous aidera également à repérer les détails d’une spécification particulière. Vous pouvez également vous y référer pendant que vous travaillez sur le projet.
Étape 3 : Rédiger les spécifications
Il s’agit là de l’étape la plus importante dans la rédaction d’un cahier des charges. C’est à cette étape que vous rédigerez enfin tout le cahier des charges de votre projet. Assurez-vous que les spécifications que vous rédigez dans votre cahier des charges sont détaillées et complètes.
Par exemple, si vous travaillez sur une machine destinée à être utilisée pour certains travaux, il est important de savoir quelles doivent être les dimensions du produit. Ou les conditions météorologiques dans lesquelles le produit doit pouvoir fonctionner efficacement, comme des températures extrêmement élevées ou basses.
Ou si vous concevez un site web pour votre client, il est important de savoir si le site doit contenir une page de renvoi ou non ? Ou quel doit être le thème du site web ? Etc.
Etape 4 : Caractéristiques importantes
Cette étape n’est pas obligatoire pour tous les cahiers des charges. Vous pouvez écrire une caractéristique importante qui doit être prise en compte en plus de la spécification de base dans la section caractéristique importante. Votre équipe sera ainsi amenée à accorder une attention particulière à ces caractéristiques.
Les étapes suivantes que vous devez suivre consistent à rendre le cahier des charges lisible et compréhensible. Pour ce faire, vous devez garder à l’esprit les règles suivantes :
- Votre style d’écriture doit être simple et facile à lire.
- Utilisez des phrases simples et courtes.
- Évitez d’utiliser des pronoms. Par exemple, utilisez le nom direct du produit chaque fois que vous y faites référence plutôt que d’utiliser des pronoms comme « il » et « qui ». Cela réduira les risques de confusion pour les lecteurs de votre cahier des charges.
- Ensuite, définissez les jargons que vous utilisez à la fin ou mieux au début du cahier des charges. Cela vous aidera à garder tout le monde sur la même page et vous ne perdrez pas de temps à tout expliquer.
- Lisez la spécification de manière critique et faites-la également lire de manière critique par quelqu’un qui a une meilleure expérience. Par exemple, vous pouvez demander au guide du projet ou à votre responsable de relire le cahier des charges avant de faire la soumission finale. Cela réduira les risques d’erreurs et diminuera également la confusion à un stade ultérieur du projet.
- Ensuite, attribuez un numéro de contrôle et un titre approprié au cahier des charges.
- Enfin, ajoutez le bloc de signature (électronique via Docusign notamment) de toutes les autorités concernées.
