Parlons donc de la planification des espaces de bureau. Oui, il s’agit de s’assurer que vos employés, vos meubles, vos équipements et vos ressources s’intègrent physiquement à votre lieu de travail, mais en réalité, il s’agit de bien plus que cela.
En prenant le temps de bien planifier l’utilisation de votre espace de bureau disponible pour en tirer le meilleur parti possible, vous pourrez optimiser vos locaux et donc optimiser le travail de vos employés. Une considération assez essentielle !
Les trois étapes de la planification de l’espace professionnel dont nous allons parler sont les suivantes :
- Analyser l’utilisation actuelle de votre espace
- Définissez vos besoins
- Planifier l’espace en fonction des besoins
Votre lieu de travail doit inspirer vos employés et les rassurer sur le fait que leur bien-être est pris en charge, tout en répondant aux besoins fonctionnels fondamentaux de votre organisation.
L’aménagement de l’espace est la première étape de la conception d’un espace de bureau idéal, entièrement adapté aux besoins de vos collaborateurs (connaissez-vous l’utilité du trombinoscope ?), et voici notre guide pour y parvenir.
Étape 1 : Examinez comment vous utilisez votre espace de bureau actuel
Commencez par examiner comment vous utilisez votre espace actuel, car vous pourriez constater que certaines zones sont utilisées d’une manière différente de celle initialement prévue.
Si c’est le cas, vous pouvez chercher à créer de nouveaux espaces dans l’aménagement de vos bureaux qui soient optimisés pour ces activités. Un exemple commun que nous rencontrons est :
- Nous avons besoin de plus de salles de réunion car elles sont toujours utilisées.
- Réalité de l’utilisation de l’espace :
- Vos collaborateurs utilisent en fait ces espaces pour avoir des discussions rapides loin de leur bureau car il n’y a pas d’autre endroit approprié.
- Solution d’utilisation de l’espace :
- Pensez à fournir des cadres plus informels pour permettre à vos collègues d’avoir des réunions et des discussions ad hoc.
La bonne nouvelle, c’est que la technologie, le design, l’acoustique et le mobilier de bureau ont beaucoup évolué, ce qui a ouvert tout un monde de nouvelles possibilités pour résoudre ce genre de dilemmes. On trouve même des entreprises spécialisées dans le mobilier de bureau professionnel.
Étape 2 : Définissez vos besoins
Beaucoup d’entreprises peuvent avoir l’impression d’être devenues trop grandes pour leur lieu de travail, mais nous constatons parfois que leur espace actuel peut en fait répondre à leurs besoins… Il faut peut-être juste quelques modifications !
Ainsi, quelle que soit la taille de votre espace, vous devez examiner le fonctionnement de votre entreprise et définir vos besoins avant d’essayer d’établir un plan d’aménagement.
Avant de créer un nouveau design pour votre espace de bureau, demandez-vous des choses comme…
- Que devons-nous réaliser dans notre espace ?
- Quels sont les services qui travaillent en étroite collaboration ?
- Combien de personnes doivent utiliser le bureau ?
- Sommes-nous susceptibles d’embaucher du personnel dans un avenir proche ?
- Tous les postes de travail conviennent-ils à ceux qui sont désignés ?
- Avons-nous suffisamment d’espace social ?
Répondez à ces questions clés pour vous faire une idée de ce que doit être votre espace et de la manière dont il peut soutenir au mieux votre personnel. Cela vous aidera également à décider s’il serait judicieux d’investir dans votre espace actuel ou d’aménager un nouvel espace plus approprié à la place.
Étape 3 : Planifiez !
Maintenant que vous savez ce que vous voulez et ce dont vous avez besoin sur votre lieu de travail, vous pouvez commencer à examiner l’espace dont vous avez besoin pour répondre à vos exigences.
N’oubliez pas que le bien-être des utilisateurs de votre espace est la base du succès. Il ne s’agit donc pas seulement de savoir combien de personnes vous pouvez accueillir par mètre carré !
Saviez-vous que le retour sur investissement des initiatives en faveur du bien-être est de 4,17 livres sterling pour chaque livre sterling dépensée ? Alors oui, il vaut vraiment la peine d’en tenir compte tout au long de votre processus de planification.
À ce stade, il est judicieux de faire appel à une entreprise de conception et de construction de bureaux, car cela vous permettra de tirer le meilleur parti de l’espace dont vous disposez. Elle vous renseignera sur les derniers produits destinés au lieu de travail et vous aidera, grâce à des ressources telles que la CAO et les dessins de conception, à visualiser l’agencement et les éléments de conception de votre nouvel espace.
Voyez comment l’espace peut être transformé
Sur le papier, notre bureau est trop grand pour le nombre de personnes qui l’utilisent, mais en pratique, c’est l’espace idéal pour que notre équipe et nos visiteurs puissent « faire ce qu’ils ont à faire ».
