Vous avez décidé de changer de local professionnel ? Hormis l’aspect organisationnel, un déménagement professionnel occasionne aussi des dépenses supplémentaires, sans parler des différentes contraintes auxquelles il faut faire face. Zoom sur le déménagement de local professionnel et son organisation.
L’organisation d’un déménagement professionnel
Vous avez déjà trouvé un nouveau local pour votre entreprise ? Vous avez aussi pris le temps d’informer vos collaborateurs de la situation ? Il vous reste maintenant à organiser le déménagement proprement dit.
La logistique
Comment allez-vous transporter tous vos bureaux, meubles et équipements informatiques ? Allez-vous engager un déménageur professionnel qui se chargera de tout ou préférez-vous louer un camion de déménagement ? L’emplacement de votre ancien local nécessite-t-il le recours à un spécialiste de la location de monte-meuble ou sinon, comment procéderez-vous pour faire descendre l’ensemble de vos meubles ? Les professionnels proposent des formules avantageuses dans la location de monte-meuble comprenant le déplacement, la sécurisation des lieux, l’installation et la manipulation de l’appareil par un technicien, ainsi que son aide et son assistance lors de la manutention de la machine.
Pour répondre à toutes ces questions, vous devez vous baser sur le budget que votre entreprise est prête à dépenser pour le déménagement.
Les formalités administratives
Les formalités administratives englobent plusieurs démarches, à commencer par les formalités auprès de votre assureur et de votre fournisseur d’énergie et d’internet. Vous ne devez pas non plus oublier d’avertir votre banque ainsi que les autres institutions financières qui collaborent avec vous. Même chose pour vos clients. En général, elles consistent à renseigner votre nouvelle adresse.
Le bail
Bien entendu, vous devez avoir déposé le préavis à temps en ce qui concerne le bail. En principe, le préavis de départ doit être déposé 6 mois avant la période prévue pour quitter les lieux. Une fois le déménagement arrivé à échéance, pensez aussi à payer votre dernier mois de loyer. Sans cela, vous ne pouvez pas récupérer le dépôt de garantie.
Pour éviter tout problème risquant de nuire à votre réputation, mieux vaut toujours être en règle avant de quitter votre ancien local.
Le monte-meuble : un élément indispensable à prévoir lors d’un déménagement de locaux professionnels
Si votre nouveau local se trouve à l’étage d’un immeuble de bureaux, il serait avantageux d’utiliser un monte-meuble. D’abord, il n’est pas évident de pouvoir « réserver » l’ascenseur pendant que vous faites monter vos bureaux, fauteuils, meubles et matériel informatique. Cela risque de gêner les autres professionnels du bâtiment et vous donnera une mauvaise image dès le début.
Le monte-meuble se présente donc comme une solution à la fois pratique et économique. D’ailleurs, pour certains immeubles, le monte-meuble est parfois obligatoire. En effet, les syndics ont le droit d’exiger l’utilisation de ce matériel pour faire monter et descendre les meubles volumineux par exemple.
L’utilisation de monte-meuble s’avère aussi utile pour préserver vos équipements délicats, comme les ordinateurs. En même temps, vous réduisez les risques d’abîmer la peinture des murs de votre nouveau local. Cela arrive souvent quand on fait monter les meubles imposants par l’escalier ou par l’ascenseur.
Enfin, l’utilisation d’un monte-meuble peut réduire considérablement le coût total de votre déménagement. Le fait est que généralement les entreprises de déménagement proposent un tarif horaire. Se servir des escaliers ou de l’ascenseur demande du temps. En louant un monte-meuble, vous pouvez transporter votre mobilier de bureau en quelques instants.
