Choisir le meilleur photocopieur professionnel sur le marché n’est pas une chose aisée. Trouver le support idéal nécessite la prise en compte de certains critères tels que les fonctions offertes par le mode copie, la technologie numérique proposée, la connectivité de l’appareil… Voici nos conseils pour trouver un photocopieur professionnel performant.
Déterminez vos besoins
Pour choisir le bon matériel, il est indispensable de déterminer vos besoins. Pour cela, tâchez d’évaluer, par mois et par utilisateur les éléments suivants :
- Le nombre d’impression couleur : si c’est pour une utilisation occasionnelle, vous pouvez utiliser un photocopieur noir et blanc.
- Le nombre d’impression recto-verso noir et blanc
- Le nombre d’impressions au format A4 et au format A3
- Les fréquences d’utilisation : impression numérique, partage de documents numériques sur internet, impression de documents confidentiels, envoi et réception de fax, impression de photos, de planches graphiques couleur…
- La consommation d énergie
- Vitesses d impression
- Volumes d impression
Grâce à ces informations, vous pourrez déterminer le volume d impression nécessaire de votre photocopieur. Attention, les copies et impressions couleur sont plus chères que lorsque l’on imprime en noir-et-blanc.
Les principaux photocopieurs professionnels
Les fournisseurs proposent une large gamme de modèles de photocopieur multifonctions avec une qualité professionnelle. Les photocopieurs professionnels se retrouvent à tous les prix. Ils proposent également différents modes de financement pour faciliter vos achats. Parmi les différentes résolution d impression, vous pouvez rencontrer :
- Monochromes, c’est le modèle classique de photocopieuse qui ne permet que la copie en noir et blanc
- Couleurs : copieur couleur qui possède une technologie d’impression couleur et en noir et blanc
- Analogiques : remplacés par les photocopieurs numériques
- Numériques : Ces modèles sont connectés au réseau informatique de l’entreprise et permettent de très nombreuses opérations (multifonction jet, multifonction laser, imprimante multifonction…).
- Modèle copieur multifonction (matériels Multifonctions) : Ce sont des photocopieurs multifonctions : ils copient, impriment, scannent et faxent les documents.
Ces photocopieurs peuvent traiter des formats A4 (photocopieur A4), c’est-à-dire des feuilles de papier standard. Certains parmi eux utilisent également les formats A3.
Le principe d’un photocopieur couleur
Un matériel informatique capable d’imprimer des textes ou des images en couleur avec un niveau sonore optimisé : c’est le besoin de nombreuses entreprises. Si dans vos activités, le besoin d imprimer des documents en quadrichromie (Documents couleur) est indispensable, il vous faut alors un photocopieur A4 couleur. Cet achat représente souvent un investissement important, dans la mesure où il coûte plus cher qu’un photocopieur monochrome. Veillez à bien approvisionner la machine en cartouches (cartouche d encre) cyan, cartouches de toner, cartouche magenta, jaune et noir.
Evaluez votre budget
Pour trouver le modèle de photocopieur adapté à vos besoins, vous devez également évaluer votre budget. Quel que soit le type de support que vous choisiriez, gardez en tête le rapport qualité/prix. Le prix d’un photocopieur varie en fonction de différents critères :
- Le papier,
- Les cartouches d encre
- Le toner
- Le tambour
- Les agrafes
Tenez également en compte la consommation énergétique de la machine et de sa maintenance. Des contrat de maintenance avec, dépannage et réparation sont cependant proposés par les experts. Et pour réaliser des économies sur vos impressions et copies de documents, utilisez un logiciel de gestion documentaire et d’impression. Mettez en place une politique d’utilisation auprès de vos collaborateurs : Impression recto verso automatique, dématérialisation des données, interdire l’impression des emails, privilégier les copies noir et blanc…
