Lors de l’exercice de leurs activités professionnelles, les collaborateurs sont parfois amenés à effectuer des dépenses professionnelles qu’ils règlent avec un moyen de paiement personnel. Ces frais impliquent un remboursement par l’entreprise. On parle de notes de frais. Régie par une réglementation spécifique, la gestion des notes de frais peut vite devenir un casse-tête chinois, surtout quand il s’agit d’une grande entreprise.
Non seulement cette tâche à non-valeur ajoutée est fastidieuse, mais elle génère une perte de temps significative quand on ne dispose pas de bons moyens. Le but de cet article est de vous donner toutes les informations sur les notes de frais et comment bien les gérer.
Les règles d’établissement d’une note de frais
Vous l’avez compris déjà, la note de frais renvoie au document sur lequel l’employé fait état de toutes les dépenses professionnelles qu’il a engagées pour le compte de l’entreprise au cours d’une période donnée. Ces frais liés à l’activité professionnelle peuvent concerner plusieurs domaines, notamment le déplacement (indemnités kilométriques, location de véhicule, péage, stationnement…), l’hébergement ou encore la restauration.
S’agissant de la forme des notes de frais, il faut dire que la loi n’exige aucune forme particulière. Il revient à l’entreprise de définir les modalités d’établissement des notes de frais. Ces dernières peuvent être réalisées via un logiciel spécialisé ou sur un tableau Excel ou encore manuellement.
Pour éviter les abus importants de certains employés qui pourraient faire passer des frais personnels comme des dépenses professionnelles, les notes de frais doivent obligatoirement être accompagnées d’un justificatif de dépenses. Sans cela, l’intéressé ne pourra bénéficier d’un remboursement complet.
Comment récupérer la TVA sur les notes de frais ?
Si l’employé en tant que personne physique est dans l’impossibilité de demander le remboursement de la TVA sur ses notes de frais, l’entreprise, par contre, peut le faire. Les modalités de la récupération tva varient en fonction du régime de TVA choisi. Cependant, la procédure est très encadrée par la loi et doit donc respecter des conditions strictes :
- Les dépenses doivent avoir été effectuées dans l’intérêt de l’entreprise ;
- Les justificatifs de frais doivent être établis conformément à la réglementation. Aussi, ces factures doivent être remises au service comptable qui doit les conserver soigneusement ;
- La TVA doit être exigible chez le fournisseur qui a émis la facture. L’exigibilité de la TVA sur la vente est à la date d’émission de la facture. En ce qui concerne les prestations de services, elles interviennent lors du paiement.
Comment assurer une meilleure gestion des notes de frais ?
Plus le nombre de salariés de votre entreprise augmente, plus la gestion des notes de frais se complique pour les responsables chargés de cette tâche administrative. De nos jours, la solution la plus aboutie pour simplifier la saisie des frais professionnels ainsi que la gestion des notes de frais s’avère être la dématérialisation. Grâce à cette méthode, vous êtes affranchi des justificatifs papiers, sources de nombreux problèmes.
La numérisation des documents ouvre en effet la voie à une nouvelle approche, plus simple et moins coûteuse. Pour ce faire, il suffit d’opter pour des logiciels comme N2F. Adopté par plus de 5000 entreprises, cet outil a l’avantage de fonctionner aussi bien en ligne qu’en mode déconnecté. L’application N2F vous permet de gagner en efficacité et d’assurer un meilleur remboursement à vos employés.
Finis les oublis, les erreurs de saisie ou les fraudes !
