Entre dématérialisation, travail d’équipe en visio, distanciation physique… Il est impératif pour mieux travailler ensemble, de s’adapter à ce télétravail afin que les services informatiques puissent être dans la capacité de répondre aux sollicitations des salariés ! Le knowledge management est une méthode qui peut vous aider à y parvenir.
Le knowledge management : collaborer en distanciel plus facilement
Le Knowledge Management à distance, consiste à organiser, structurer, accompagner à distance et mettre à disposition des collaborateurs, les données dont ils ont besoin pour travailler en équipe. Cela peut être des procédés internes pour la mise à jour du mot de passe de son espace de travail, la consultation de ses congés restants ou l’accès à une formation réalisée à distance.
Mais la gestion des connaissances fait aussi référence à :
- La relation client ;
- L’activité du support informatique en cas de faille de sécurité ;
- Le sav…
Or en fonction des entreprises, les bases de connaissances peuvent être fragmentées. On peut trouver une partie dans l’intranet ou sur un autre outil de partage favorisé par la transformation numérique.
Parmi les outils collaboratifs disponibles à distance, on retrouve Trello, Slack ou encore Google Drive. Ces outils de travail améliorent les réunions virtuelles et favorisent l’avancement de tous vos projets.
L’importance de la gestion des connaissances pour votre activité professionnelle
Les défis que l’on rencontrer à collaborer en visioconférence ou lors d’une formation à distance sont multiples. Une bonne gestion des connaissances permet de réduire les problèmes et de favoriser la productivité par correspondance. On évitera ainsi :
- Les soucis dans l’accessibilité et le partage des connaissances quand les ressources sont réparties sur de multiples sites ;
- La difficulté de gestion des autorisations en termes de sécurité et de droit d’accès à des données personnelles ou sensibles ;
- Le manque de communication entre le manager et le collaborateur ;
- La mauvaise gestion des données pouvant être gardées dans d’anciennes bases de données.
Face à ces enjeux, les outils de communication et la procédure de gestion des connaissances et des nouvelles compétences visent à intégrer les contraintes et les réalités du travail collaboratif à distance. Cela répondra à votre question : qu’est-ce-que le Knowledge Management
Bien utiliser un système de partage des connaissances à distance
Pour optimiser le partage de communication a distance efficace dans le cadre d’un travail collaboratif et d’une gestion de projets, il est impératif de l’intégrer dans une stratégie digitale globale permettant de stocker et de mettre à jour les informations partageables.
Généralement, la mise à jour de cette base de données de connaissances permet de collaborer facilement et demeure un excellent outil de travail. Il est possible de se faire aider d’experts internes ou de joindre des consultants externes aptes à produire des contenus, des guides et des vidéos apportant des réponses favorables à vos salariés.
Une information disponible par tous
Une fois que l’infrastructure est mise en place pour le travail collaboratif à distance, il est possible d’y intégrer diverses fonctions d’auto-assistance dans un portail de self-service accessible à tous. Il ne sera alors pas nécessaire de visualiser toute une tonne de dossiers PDF à la recherche d’une information clé.
Et grâce à des outils de gestion intelligents, l’information demeure disponible et accessible à tout un chacun, peu importe d’où vous travaillez.
Un portail self-service pour les salariés
Du côté des salariés et des collaborateurs, un portail de self-service est mis à disposition. En cas de question importante donc, il est possible d’obtenir une réponse dans l’immédiat.
C’est un gain de temps non négligeable quand un collègue ou un potentiel client attend une prise de décision rapide de votre part.
Savoir accompagner le manager pour impliquer les équipes
Aujourd’hui on attend du manager, qu’il puisse motiver les réunions réalisées à distance et apprendre aux collaborateurs l’usage des outils de messagerie instantanée. Il doit faire en sorte que les savoirs et savoir-faire soient bien partagés, valorisés et sauvegardés.
Mais avec les rencontres ne se passant plus en présentiel, partager les connaissances devient indispensable. Oui, le management des connaissances c’est la possibilité de capter l’information, de transmettre le savoir et d’identifier chez soi ou son collaborateur le besoin d’avoir de nouveaux savoirs.
Toutefois, les managers n’y arriveront jamais seuls. Il faut suivre une vision partagée et commune pour assurer la sauvegarde des savoirs.
On peut donc dire que faire du télétravail n’est pas forcément travailler seul. Le partage des connaissances est une formation de communication à mettre en avant entre les équipes. Le fait de gérer les connaissances internes de façon claire et structurée, gérer le savoir en entreprise, représente un levier de performance et d’efficacité non négligeable pour le travail à distance. Car après cette période de confinement, il sera complexe de revenir aux anciennes techniques de travail, surtout, lorsque l’on a pris goût aux divers avantages et à la flexibilité que représentent le télétravail.
