Aujourd’hui, toutes les transactions sont digitalisées et numérisées pour un traitement simple et rapide en entreprise. L’existence de la signature électronique simplifie encore plus les processus de signature. Les documents signés bénéficient d’une haute sécurité avec une authentification contrairement à la signature manuscrite. DocuSign est un outil de signature qui pourrait vous intéresser. C’est la solution idéale pour faire signer et authentifier des signatures électroniques en un rien de temps. Comment fonctionne docusign ? Quels sont ses avantages ? Existe-t-il d’autres alternatives ? Découvrez toutes vos réponses dans l’article suivant.
DocuSign : Qu’est-ce que c’est ?
DocuSign est un outil de signature électronique qui permet la création de signature numérique pouvant authentifier l’identité du signataire avec précision.
C’est une solution sécurisée qui permet de signer des documents de manière simple et rapide, afin de garantir l’intégrité du document signé.
Les signatures de documents peuvent alors se faire à partie d’un ordinateur, d’une tablette ou d’un smartphone avec un certificat numérique authentique, pouvant être vérifié par le destinataire.
Comment fonctionne DocuSign ?
L’outil de dématérialisation de signatures numériques dispose de nombreuses fonctionnalités avancées :
- Apposer une signature électronique ;
- Demander une signature mobile à distance ;
- Des notifications par SMS, pour permettre aux signataires d’ouvrir et de signer des documents ;
- Des fonctions d’envoi hors ligne ;
- La prise en charge de transactions électroniques avec certificats numériques.
Comment utiliser DocuSign avec un PDF ?
Pour apposer une signature sur un document PDF via docusign, la première chose à faire est de télécharger le document en format PDF.
Ensuite, ajouter des signataires en entrant le nom et l’adresse e-mail de chacun. Précisez l’ordre de réception des documents à signer. Il est possible de préciser le besoin de certificat ou non. Vous pouvez sécuriser encore plus les échanges avec une authentification par SMS.
Lorsque tous les champs sont bien personnalisés, cliquez sur « Envoyer ».
Qu’est-ce qu’une enveloppe DocuSign ?
Une enveloppe docusign est contenant pour les documents envoyés vers des destinataires pour que ces derniers puissent les signer.
L’enveloppe est en mesure de contenir un ou plusieurs documents avec des états bien précis : une enveloppe envoyée, une enveloppe livrée, une enveloppe complétée ou invalidée. Les informations concernant l’expéditeur avec des évènements d’horodatages sont aussi bien visibles pour un suivi.
Un certificat de réalisation est automatiquement généré après la que l’enveloppe soit complète, accompagné d’un historique détaillé.
Pourquoi utiliser DocuSign pour mes signatures électroniques ?
Docusign est une solution de signature électronique très appréciée pour les avantages qu’elle apporte.
Une solution rapide et économique
L’outil est simple et facile à prendre en main pour supprimer l’utilisation du papier, simplifier les processus et signer numériquement en un rien de temps.
Pas besoin d’avoir des connaissances techniques pour pouvoir utiliser la solution. Avec la présence d’une application mobile, le service est encore plus pratique.
Un gage de cybersécurité pour les entreprises
Docusign propose des services de confiance pour les entreprises avec un gage de protection au plus haut point de tous les transferts de documents. Chaque document numérique sur les marchés publics est entièrement sécurisé avec une identité numérique bien authentifiée.
Un protocole d’authentification reconnu
Le protocole d’authentification utilisé par l’outil est très connu à l’échelle mondiale. C’est d’ailleurs la raison pour laquelle l’outil présente une forte présence sur le marché européen et le marché français.
En guise d’exemple, le bureau de Paris compte près d’une centaine de collaborateurs en croissance fulgurante.
Les services proposés sont en conformité avec les exigences de la règlementation européenne en vigueur. L’outil est alors conforme avec le règlement sur la protection des données personnelles.
Complète les capacités de travail à distance
L’un des principaux avantages du système de signature numérique est sa fonctionnalité permettant de signer à distance. Faire signer un document peut faire perdre un temps énorme lorsque le signataire n’est pas présent sur les lieux.
De cette manière, ce dernier signe les documents sans avoir à se déplacer où que ce soit. Il suffit de disposer d’une connexion internet pour réceptionner et envoyer électroniquement le document à signer quel que soit l’endroit où se trouvent les signataires.
Les alternatives à DocuSign
Docusign n’est pas le seul outil proposant des fonctionnalités permettant la création de signature digitale. Il existe d’autres alternatives aussi intéressantes :
- Pandadoc, un outil qui permet de signer directement un document ou un contrat important sans attendre ;
- HelloSign, une solution qui assure l’apposition de signature pour un gain de temps énorme lors de diverses transactions ;
- Et EasySign, pour créer une signature digitale avec certification électronique.
Chacun des outils dispose de fonctionnalités qui lui sont propres. Pour faire un choix, ce sera à vous de faire quelques comparatifs afin de mieux opter pour la meilleure solution en fonction de votre convenance.
