La vidéoconférence est la norme pour les grandes entreprises et les sociétés car elle augmente l’efficacité et ne nécessite pas de présence physique lors des réunions. Cela la rend très rentable, mais surtout, elle rapproche les employés, ce qui augmente la collaboration.
Lorsqu’il s’agit de petites entreprises, il existe une idée fausse concernant leur besoin en équipement de vidéoconférence. Comme les petites entreprises ont moins d’employés, on pourrait penser qu’elles ont plus de facilité à se rencontrer en personne et qu’elles n’ont pas besoin de l’aide des appareils intelligents. Mais, cela ne pourrait pas être plus éloigné de la vérité.
Voici 5 raisons pour lesquelles les petites entreprises devraient utiliser un équipement de vidéoconférence pour une meilleure collaboration d’équipe et une productivité globale :
#1 La vidéoconférence donne l’impression d’être physiquement présent et augmente l’efficacité
Nous sommes habitués à avoir des réunions où nous pouvons nous voir et nous entendre physiquement. Si la plupart des gens préfèrent ce type d’interaction, l’essor de la communication en ligne et les distances entre les équipes qui font des affaires ensemble nécessitent des réunions à distance. C’est définitivement devenu la norme.
Bien souvent, il est impossible d’être présent lors des réunions. Avec la vidéoconférence, les gens peuvent rejoindre des réunions d’affaires à distance, ce qui couvre le sentiment de présence physique, même lorsque des milliers de kilomètres les séparent. De plus, les outils disponibles aujourd’hui offrent bien plus que de simples appels audio ou vidéo.
Les équipements de vidéoconférence sont devenus beaucoup plus avancés avec des options de communication et de collaboration en temps réel, des conférences audio et vidéo, des partages d’écran et des screencasts, le tout en même temps. Cela permet de tenir des réunions appropriées et de présenter des propositions ou des rapports avec une grande efficacité.
#2 Une collaboration plus facile
Avec un équipement de vidéoconférence approprié, les employés des petites entreprises peuvent travailler ensemble même lorsqu’ils ne sont pas au bureau ou lorsqu’ils sont répartis sur plusieurs sites. Le télétravail devient partie intégrante de la culture d’entreprise, ce qui se traduit par un meilleur rendement et des employés plus satisfaits. Ces solutions stimulent clairement la collaboration à distance et l’efficacité de la réalisation des projets.
Avoir ce type d’interaction entre les employés à distance augmente la satisfaction parmi eux et nourrit une bonne culture d’entreprise. C’est pourquoi la visioconférence est devenue un besoin vital pour les petites entreprises afin d’humaniser la communication à distance entre les équipes et les clients.
#3 Rentabilité
Il existe de nombreux équipements de visioconférence qui sont coûteux et nécessitent un informaticien dédié pour les mettre en place ainsi que pour les entretenir. De plus, ces plans nécessitent généralement des abonnements mensuels ou annuels qui font grimper les coûts de l’entreprise en flèche. Cependant, il existe un certain nombre d’équipements de vidéoconférence qui sont à un prix raisonnable sans plans d’abonnement et qui offrent une solution tout-en-un pour l’entreprise.
Lorsque vous calculez les déplacements, les billets d’avion, le temps et les autres dépenses, la vidéoconférence devient la solution à privilégier pour réduire ces coûts. Les petites entreprises peuvent économiser sur les espaces de bureau en demandant à leurs employés de travailler à domicile et d’utiliser des équipements de vidéoconférence pour se réunir et collaborer.
#4 Développer les opportunités commerciales
Parfois, vous pouvez tout simplement vous permettre de faire un voyage d’affaires pour diverses opportunités commerciales. À d’autres moments, c’est tout simplement impossible. Les petites entreprises peuvent utiliser la vidéoconférence comme une solution très efficace dans de telles circonstances. De plus, la facilité d’utilisation de l’équipement de vidéoconférence disponible sur le marché le rend très désirable.
Il existe des solutions où vous pouvez partager un écran sans fil et faire une vidéoconférence simultanément. De cette façon, présenter une proposition aux clients et aux prospects éventuels devient facile et efficace, tout en offrant aux petites entreprises un avantage lors de la conclusion de contrats.
#5 Amélioration de l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée
Les petites entreprises embauchent souvent des consultants provenant de différents codes régionaux. Dans ce cas, ces consultants doivent se déplacer soit pour des réunions de projet avec l’équipe, soit pour des réunions d’affaires avec les clients. Le résultat est que cela affecte leur équilibre entre vie professionnelle et vie privée et fait baisser leur moral.
Avoir la possibilité d’utiliser des outils de vidéoconférence pour travailler de chez soi sur son temps libre tout en restant efficace est beaucoup plus souhaitable. Les employés peuvent équilibrer leur travail avec leur vie familiale sans négliger les membres de leur famille, ce qui peut se traduire par une augmentation de leur satisfaction globale et de leur productivité.
Conclusion
Avec des environnements professionnels en évolution rapide, il est important de ne pas perdre de temps dans des réunions longues et inutiles. De plus, le fait de devoir se déplacer d’un endroit à l’autre pour tenir une réunion coûte en temps. La vidéoconférence facilite grandement les choses. Les équipes de différents bureaux, à différents étages ou sur différents sites, peuvent participer à des appels de visioconférence multipartites pour tenir des réunions rapides et partager des idées, ce qui accélère considérablement le travail. Sans trop de tracas, les réunions deviennent plus efficaces et apportent une meilleure productivité.
