Imaginez un nouveau prospect ; nous l’appellerons Matt, arrive par le biais d’un formulaire sur votre site web et vous décrochez avec empressement le téléphone pour vous présenter.
« Salut. Merci pour l’appel, mais quelqu’un de votre équipe m’a déjà contacté et j’ai prévu un moment pour lui parler la semaine prochaine. »
Votre nouveau lead est devenu une opportunité pour quelqu’un d’autre au sein de votre entreprise.
Où avez-vous fait fausse route ? Il est fort probable que votre CRM ne joue pas en votre faveur. Avec une base de données mal structurée, vous pouvez passer à côté d’opportunités précieuses, envoyer des informations non pertinentes ou sembler paresseux auprès de vos contacts.
Dans cet exemple, Matt est entré comme un contact en double et avait déjà été en contact avec un autre représentant commercial. Je vois ce scénario se dérouler bien trop souvent et je l’attribue à un manque d’organisation. Il existe de nombreuses mesures que vous pouvez prendre dès maintenant pour vous assurer que votre équipe soit mieux configurée.
Respectez vos feuilles de calcul
Avant d’importer des données dans votre CRM, il est important de les organiser autant que possible. Supprimer les champs inutiles est un bon point de départ ; considérez les données qui sont critiques et celles qui sont jetables ou qui pourraient créer une confusion potentielle.
Si vous passez d’un système à un autre, prenez note des champs supplémentaires que les systèmes incluent dans votre exportation. Souvent, il y aura des champs inutiles que vous avez pu utiliser dans un système précédent et qui ne seraient plus applicables.
Créez un processus standard d’entrée de données
Une grande partie des mauvaises données provient malheureusement de l’erreur humaine. Vous pouvez réduire considérablement l’erreur de saisie de mauvaises données en créant un processus standard de documentation des nouvelles données.
Utiliser les champs personnalisés déroulants permet d’économiser du temps et d’éviter des erreurs. Les champs déroulants permettent à l’administrateur de prédéfinir les options dont dispose son équipe, afin que celle-ci puisse rester cohérente dans ses sélections, en évitant les fautes d’orthographe et aux renommages.
Fusionnez les contacts en double
La majorité des systèmes CRM effectuent une correspondance basée sur l’adresse e-mail et/ou le nom complet. Quel que soit le critère de fusion que vous choisissez, il est important de rester attentif à la façon dont les prospects entrants seront saisis dans votre système, afin d’éviter de saisir des doublons.
Vous voulez que votre communication avec vos contacts et votre équipe de vente interne soit solide comme un roc et si plusieurs personnes de votre équipe contactent la même personne, les choses peuvent devenir désordonnées très rapidement.
Gardez un processus simple
Le désordre découle souvent d’un processus compliqué. Vous pouvez garder un CRM ordonné en éliminant les statuts et les champs personnalisés inutiles et en gardant les balises au minimum. Un bon exercice consiste à examiner et à planifier avec votre équipe les éléments de données qui sont essentiels à votre processus de vente et de marketing. Tout le reste peut être considéré comme du superflu et doit être éliminé pour réduire la confusion en cours de route. La rationalisation de votre entonnoir de vente et la création d’un processus bien structuré pour segmenter vos contacts peuvent aider à réduire le fouillis.
