Faire le tour de vos emails chaque jour est un accomplissement majeur, mais la quantité que vous recevez augmente chaque jour, sans qu’on puisse en voir la fin. Quelle est donc la solution ? Dans une année où l’utilisateur professionnel moyen consacre plus d’une heure par jour au traitement des e-mails, la question que tout le monde se pose semble être : » Comment puis-je traiter mes e-mails plus rapidement ? « . Le courrier électronique nous a plongés dans une boucle apparemment sans fin, sans solution claire en vue. Si je reçois cent messages par jour, il me faut X heures pour les traiter. Pourtant, le flux n’est pas une constante, mais dynamique. Il augmente de façon exponentielle pour beaucoup d’entre nous. Si vous faites le calcul, il semblerait que si le nombre de messages que vous recevez quotidiennement augmente et que vous voulez passer le même temps à traiter vos e-mails, la solution la plus simple consiste à apprendre à traiter vos e-mails plus rapidement. La rapidité, c’est bien, mais ce n’est pas tout ce qui fera la différence. Au bout du compte, qui que vous soyez et quelle que soit la vitesse à laquelle vous les traitez, le volume des messages entrants dépassera le nombre que vous pouvez traiter pendant le temps dont vous disposez. La clé réside dans ce que vous recevez ou, plus important encore, dans la façon dont vous choisissez d’investir votre temps. Voici cinq conseils que vous pouvez utiliser pour prendre le contrôle de votre boîte de réception.
1. Réduisez votre flux
Si vous recevez cent messages par jour, combien d’entre eux sont des spams (courriers commerciaux non sollicités en masse) ? Peut-être devez-vous faire un meilleur travail de filtrage du spam ou utiliser des stratégies qui réduiront la quantité d’e-mails en vrac que vous recevez chaque jour. Un moyen efficace de réduire votre flux est de faire vraiment attention la prochaine fois que vous traiterez des e-mails. La plupart des gens survolent, scannent, suppriment sans regarder/lire, parlent au téléphone tout en tapant ou en lisant un email, pensant gagner du temps en étant multitâches. Lorsque vous consulterez vos courriels demain, faites attention à ce qui arrive dans votre boîte de réception. Regardez brièvement chaque message et décidez s’il est important pour vous ou non. Êtes-vous abonné à des bulletins d’information sectoriels ? Si oui, il y en a probablement au moins un ou deux que vous n’avez pas le temps de lire chaque semaine. Faites une sélection et abandonnez ce que vous n’avez pas le temps de suivre sérieusement. Désinscrivez-vous en utilisant le lien figurant sur la lettre d’information ou la liste. Si c’est important pour vous, prenez le temps de le lire, mais ne le laissez pas s’empiler dans votre boîte de réception. Décidez de ce qui est un courriel nécessaire et de ce qui ne l’est pas, et prenez des mesures pour vous retirer des listes de diffusion que vous ne lisez pas.
2. Soyez plus sélectif
La manière dont vous passez votre temps en dit long sur qui vous êtes en tant que personne et sur les choses qui sont vraiment importantes pour vous. Prenez le contrôle de ce dont vous avez besoin ou non de vous occuper. Recevez-vous des courriels de collègues qui vous envoient des copies inutiles ? Cela arrive souvent si vous êtes un responsable. Si vous n’indiquez pas clairement aux gens ce dont vous avez besoin, ils continueront à vous inonder d’informations peu pertinentes. Le courrier CYA est également connu sous le nom de courrier FYI (pour votre information) et la plupart du temps, il s’agit simplement d’un détail que l’expéditeur porte à votre connaissance, persuadé que c’est important. Ils ne sont pas vous et ils ne lisent pas dans les pensées, alors soyez clair avec les personnes de votre organisation sur ce que vous avez besoin de recevoir et ce que vous n’avez pas besoin de recevoir.
3. N’utilisez pas votre boîte de réception comme un espace de stockage !
Pensez que le fait de cliquer sur Envoyer/Recevoir est analogue au fait de marcher jusqu’au trottoir et d’attraper dans votre boîte aux lettres le courrier du jour. Est-ce que vous vous tenez devant votre boîte aux lettres au bord de la route et triez votre courrier, puis remettez le reste du courrier dans la boîte et retournez à la maison ? Bien sûr que non ! Alors pourquoi le faites-vous avec le courrier électronique ? Votre boîte de réception n’a jamais été conçue pour être un espace de stockage des messages. C’est un choc énorme pour certaines personnes , les mêmes qui n’arrivent pas à localiser un message quand elles en ont besoin, les mêmes qui touchent un message électronique trois ou quatre fois avant d’y donner suite, les mêmes qui mettent une semaine ou plus à répondre à un message électronique ou qui ratent des opportunités parce que le message a été poussé au fond de leur boîte de réception.
4. Organisez-vous !
Créez une poignée de dossiers ou de boîtes aux lettres qui seront utiles à votre propre situation unique et utilisez-les pour sortir les messages de votre boîte de réception. Vous pourriez peut-être faire vos lectures professionnelles le vendredi, en bloquant un morceau de temps dans l’après-midi ou le matin. Si c’est le cas, créez un dossier dans votre programme de messagerie intitulé “ A lire “. Au fur et à mesure que les bulletins d’information et autres lectures professionnelles arrivent, n’y jetez qu’un coup d’œil rapide, sinon pour les identifier et les déplacer de votre boîte de réception vers le dossier en question. Parfois, vous recevez beaucoup de spam. Les techniques de réduction du spam dépassent le cadre de cet article, mais un excellent filtre à mettre en place sur votre programme de messagerie est de créer un filtre négatif. Les filtres positifs recherchent du texte dans la ligne d’objet ou les en-têtes et sont déclenchés par celui-ci. Les filtres négatifs recherchent l’absence du texte que vous spécifiez et sont déclenchés si le texte n’est pas présent. Certains programmes de messagerie vous permettent de définir des filtres négatifs. La plupart des spams envoyés ne vous sont pas directement adressés. Si votre programme de messagerie ne propose pas de filtrage négatif, configurez un filtre positif qui ne recherche que votre adresse dans les champs A : ou Cc : et envoie ces messages dans la boîte de réception, tandis que tout le reste est envoyé dans le courrier indésirable. C’est un peu plus difficile car vous devez alors créer un filtre pour chaque newsletter à laquelle vous vous abonnez ou vous abonner sous un compte différent. Peut-être avez-vous des messages qui arrivent et qui nécessitent un certain type d’action. Si vous pouvez le faire en moins de deux minutes, faites-le dès son arrivée. Sinon, cela devient une tâche ou un rendez-vous. Programmez le rappel approprié et déplacez le message hors de votre boîte de réception dans un dossier appelé “ Action ”.
5. Utilisez la règle d’or !
Si le message électronique que vous lisez doit vous prendre plus de cinq minutes pour en venir à bout et y répondre, il doit s’agir d’un appel téléphonique. Passez le mot ! Vous avez une boîte vocale et un téléphone ! Dépoussiérez-les et utilisez-les ! Plus d’informations peuvent être échangées dans un appel téléphonique de deux minutes que dans n’importe quel courriel qui vous prend dix minutes à écrire et à l’autre personne dix minutes à lire. La porte est également à double sens. N’envoyez pas de messages électroniques suffisamment longs pour être des bulletins d’information et attendez que le destinataire les lise. Il ne le fera pas. Il se peut qu’il lise le premier paragraphe et qu’il parcoure le deuxième et le troisième. Vous perdez donc votre temps et le leur en envoyant un livre au lieu de décrocher le téléphone. Faites une liste des numéros fréquemment appelés et mettez-la dans une feuille de protection près de votre téléphone pour vous épargner le temps de les chercher !
