Qu’est-ce qu’un « projet » ?
La vie de toute entreprise est animée autour de projets. Un projet est une idée à concrétiser selon un plan défini et convenu, en temps, en coût, en matériel et en humain. Une bonne gestion de projet est primordiale pour éviter l’échec de ce dernier. Il y a 3 principales approches pour définir un projet :
L’approche « objectifs »
Le projet peut être défini par ses propres objectifs. Selon la définition du Project Management Institute, il s’agit d’une « entreprise temporaire initiée dans le but de fournir un produit, un service ou un résultat unique ». Selon cette définition, un projet est unique et équivaut à l’initiative de la fourniture d’un livrable également unique.
L’approche « processus »
Le projet peut être par ailleurs défini par l’ensemble des processus à exécuter afin d’atteindre les objectifs fixés, conformément aux exigences spécifiques desdits processus. Selon la définition de l’ISO, un projet est « un ensemble unique de processus, constitués d’activités coordonnées et maîtrisées, ayant des dates de début et de fin, et entreprises pour atteindre les objectifs du projet ».
L’approche « organisation »
Enfin, le projet peut être défini par sa propre organisation en vue de produire le livrable. D’après la méthode de gestion PRINCE2, un projet est « une organisation temporaire, créée en vue de livrer un ou plusieurs produits du projet conformément à un cas d’affaire convenu ».
Les 5 étapes de la gestion de projets
La réalisation d’un projet nécessite des ressources financières, temporelles, matérielles et humaines, mais aussi logicielles de nos jours. La gestion de projets ou management de projets désigne une solution stratégique à appliquer, conformément à une organisation planifiée des processus visant à la réalisation des objectifs dudit projet et la production des livrables. Pour accomplir sa mission, le comité de pilotage peut choisir de se servir d’outils très pratiques, les logiciels de gestion de projets. La gestion de projet s’articule selon 5 étapes successives :
- le cadrage et la conception ;
- la planification ;
- l’exécution ;
- la clôture ;
- le bilan.
Le cadrage et la conception
Que va-t-on et que veut-on faire ? Quels sont les objectifs ? A qui s’adresse le projet ? Par qui et pour qui ? De quoi a-t-on besoin et de quelles ressources dispose-t-on ? Cependant, quelles sont les contraintes ? Est-ce que le projet rentre dans le cadre de la stratégie de l’entreprise ? Autant de questions auxquelles l’équipe conceptrice du projet doit répondre lors de l’étape de cadrage et de conception. En particulier, un cas d’affaire doit être rédigé afin de renseigner les informations permettant de justifier l’utilité du projet et sa faisabilité, malgré les contraintes qui s’y opposent (coûts, délais, marché …).
La planification
Après avoir justifié que le projet est bon pour l’entreprise, cette deuxième étape de la gestion de projet consiste à planifier toutes les actions nécessaires à l’exécution du projet. Ces actions du plan doivent être décrites en détail, classées chronologiquement et en précisant les ressources mises en œuvre, les acteurs mobilisés, la répartition des tâches et les échéanciers.
L’exécution
L’étape d’exécution consiste en l’application effective du plan. Il est primordial pour la réussite de cette étape de suivre rigoureusement le plan pour atteindre les objectifs fixés et fournir les produits, conformément aux échéances et au cas d’affaire, et de faire un suivi continu de la progression du projet.
La clôture
L’exécution des toutes dernières actions du plan clôture le projet. Elle nécessite une attention particulière pour cause de risques de relâchement.
Le bilan
L’étape du bilan évalue la réussite ou non du projet, les expériences acquises par le personnel impliqué, les difficultés rencontrées, la réussite ou l’échec de certaines actions. Il permet en outre au comité de pilotage de s’améliorer et d’éviter de recommencer certaines erreurs lors de futurs projets.
Qu’est-ce qui peut faire échouer un projet ?
Attention, il est bien plus facile d’échouer sur projet que de le réussir. Les principales causes d’échec d’un projet sont :
- l’imprécision des objectifs et de l’idée des produits attendus ;
- le non-respect des échéanciers ;
- le manque de visibilité sur le projet, l’avancement du projet et les tâches à accomplir (pilotage à l’aveugle) ;
- le manque de gestion des risques (un projet se déroule rarement entièrement comme prévu, il faut savoir anticiper et prévoir des actions correctrices et préventives) ;
- le manque de visibilité sur les ressources, qu’elles soient financières, humaines, matérielles ou temporelles ;
- une mauvaise communication.
Cette liste n’est pas exhaustive et les causes d’échec sont souvent combinées, faisant perdre du temps et de l’argent à l’entreprise. Ainsi, il est préférable pour un chef de projet, surtout s’il est novice, de se faire conseiller, de faire appel à des consultants, voire de suivre une formation et d’utiliser un logiciel de gestion de projet.
Un raisonnement de base pour améliorer un projet
Il est important de savoir que consacrer plus de moyens (coût) et plus de temps permet d’améliorer la qualité du projet. Par le même raisonnement, on en déduit que le coût augmente avec la qualité et diminue avec le temps, mais aussi la durée augmente avec la qualité et diminue en augmentant les moyens.
