Procédés impartiaux et universels, les solutions de pointage sont des systèmes qui permettent de connaître exactement le temps de travail des salariés en entreprise. Ces outils de gestion évoluent au fil du temps et deviennent de plus en plus performants. Voici les solutions modernes de pointage en entreprise.
Quels sont les avantages du pointage des employés pour une entreprise ?
Les solutions de pointages offrent de nombreux avantages aux entreprises.
Limitez les conflits
Avec un système de pointage totalement impartial, vous limitez radicalement les conflits inhérents à la gestion aux horaires. La machine fait foi et atteste de la présence ou de l’absence effective des employés, de leur heure d’arrivée et de départ. En situation conflictuelle, il vous suffira de produire des documents contenant des informations générées par la pointeuse pour trancher. Si vous cherchez une application de pointeuse, il est possible de trouver la solution adaptée à votre organisation en ligne. Pour un quotidien serein, optez pour une application robuste qui nécessite peu de maintenance et permet une mise en route facile.
Optimisez l’organisation
L’utilisation d’une pointeuse horaire peut vous permettre de mieux maîtriser l’activité de l’entreprise et l’assiduité de vos collaborateurs. Avec une application de gestion du temps, vous avez la possibilité d’avoir une vision globale offrant la possibilité, à terme, de mettre en place des plannings optimisés. Cela peut ainsi favoriser une meilleure organisation et par conséquent, une plus grande rentabilité de l’entreprise.
Facilitez les tâches administratives
Les pointeuses horaires sont des outils qui facilitent la gestion des ressources humaines (RH) et surtout la comptabilité. Une fois mise en place, les travailleurs ne sont plus obligés de noter au quotidien leurs temps de travail. Désormais, toutes les informations sont générées de façon automatique, sans risque d’erreur ni de perte de donnée. Les services de comptabilité exploiteront ainsi des informations fiables et complètes prenant en compte de manière automatique les heures supplémentaires et les demi-journées de production. Toute chose qui offrira un énorme gain de temps et de productivité.
Par ailleurs, grâce aux dispositifs de pointage, les managers peuvent facilement suivre le rendement de leurs équipes et peuvent si besoin mettre en œuvre des stratégies de motivation.
Les solutions de pointage pour la gestion du temps et des présences
De nombreuses solutions de pointage s’offrent aux entrepreneurs soucieux de la gestion du temps et de la présence de leurs salariés.
La pointeuse mécanique
Cette solution fait partie des plus simples et des plus anciennes en matière de pointage horaire. Elle est composée d’un système d’horlogerie qui enregistre les heures d’arrivées et de sorties du personnel des entreprises. Son utilisation nécessite l’insertion d’une carte de pointage et un démarrage manuel. Cette solution est idéale pour les entreprises de petite taille : entre 1 et 10 salariés. Cependant, même si son installation et sa prise en main sont faciles, le système de pointage mécanique est peu fiable. De plus, il n’offre pas la possibilité de traiter les données enregistrées.
La pointeuse numérique
Il s’agit de la version améliorée de la pointeuse mécanique. En effet, en plus de sa fonction de base, la pointeuse numérique permet d’enregistrer les horaires de pointage, de traiter les données enregistrées et de générer des rapports précis. Elle est parfaite pour les entreprises qui emploient plus d’une dizaine de salariés. Il s’agit d’une solution plus fiable et avantageuse en termes de gain de temps.
La pointeuse mobile
La pointeuse mobile reste aujourd’hui la solution de pointage la plus performante du marché. C’est une pointeuse nouvelle génération qui offre de nombreuses options intéressantes :
- pointage grâce à un QR code,
- pointage à l’aide de technologie NFC
- gestion du temps de travail avec un planning précis…
En plus de la gestion de données, le logiciel permet de valider la position géographique de vos collaborateurs déployés sur le terrain grâce à sa fonction de géolocalisation intégrée. Elle convient particulièrement aux entreprises qui doivent gérer au quotidien du personnel itinérant, des salariés sur site ou en télétravail.
La badgeuse
Cette solution est particulièrement différente grâce à son mode de fonctionnement. Comme son nom l’indique, cette pointeuse nécessite un badge, une carte à insérer dans un terminal spécifique pour signaler l’heure d’arrivée et de départ des travailleurs. La plupart du temps, la badgeuse est associée à un logiciel de gestion pour collecter et traiter les données de pointage.
La pointeuse biométrique
Il s’agit plus d’un système d’autorisation d’accès que de pointage. La pointeuse biométrique nécessite une empreinte de main, de doigt ou une signature oculaire pour contrôler les déplacements des salariés entre l’entreprise et l’extérieur. Elle est également préconisée en interne pour limiter les déplacements vers des zones protégées. Cette solution convient davantage aux entreprises évoluant dans des secteurs très sensibles (pharmaceutique, informatique, médicale…).
Comment choisir la bonne solution de pointage pour votre entreprise ?
Le choix d’une solution de pointage ne se fait pas au hasard, elle doit s’adapter le plus possible à vos réalités en entreprise. Par exemple, une PME qui gère une vingtaine de personnes n’a pas forcément les mêmes exigences qu’une grande société qui dispose d’une centaine de salariés :
- travail de jour et de nuit,
- horaires décalés,
- nombreuses équipes à gérer…
Il est alors essentiel que l’outil de pointage convienne parfaitement à votre organisation de travail, donc à vos besoins réels. Il est important de miser sur une solution facile à implémenter offrant une prise en main aisée et nécessitant très peu de maintenance. De même, avant de passer à l’achat, il est conseillé d’évaluer le coût du logiciel.
En effet, selon les fonctionnalités, les prix peuvent varier considérablement. Définissez alors vos besoins en fonction des promesses de chaque outil, puis prenez le temps de comparer les différents coûts afin d’opérer un choix pertinent. Enfin, le service après-vente et la réactivité du support d’assistance sont des aspects à ne pas négliger.
Conseils pour la mise en œuvre d’un logiciel de gestion du temps
Si vous êtes sur le point de mettre en œuvre un logiciel de gestion du temps, il est impératif de respecter la procédure en la matière. Avant tout, vous devez obtenir l’autorisation de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés). Il est aussi recommandé de communiquer en interne auprès du personnel et de leur représentant s’il y en a. Par ailleurs, du moment où le logiciel recueille et traite des données nominatives et/ou personnelles des employés, vous devez vous conformer à la règlementation générale sur la protection des données (RGPD). Notez que le non-respect de ces exigences est passible de sanctions et d’amendes.
