En tant qu’organisateur d’événement, vous devez être en mesure de maîtriser un certain nombre de détails et de prendre des décisions cruciales. Le prix des billets fait partie des éléments les plus importants qui conditionnent sa réussite ou non. S’ils sont trop abordables, vous risquez de ne pas engranger de recettes suffisantes afin de couvrir vos dépenses et même de donner une mauvaise image de l’événement. Toutefois, des billets trop chers risquent aussi d’être rédhibitoires pour le public. Il est donc essentiel de trouver un prix juste et accessible.
Déterminez les dépenses et les coûts engagés
Il est essentiel de bien déterminer les dépenses et les coûts engagés afin d’avoir tous les paramètres pour fixer un prix équilibré pour les billets d’entrée. Pour ce faire, il faut établir une liste des dépenses telles que :
- la décoration,
- le matériel,
- l’animation,
- la restauration,
- la sécurité, etc.
En listant vos besoins, vous aurez une idée plus claire du budget à définir et du montant que vous devrez récolter afin de le couvrir. Une fois cela fait, il est nécessaire de choisir les éléments les plus importants de votre liste. Vous pouvez vous baser sur des événements que vous avez déjà organisés par le passé et déterminer les coûts fixes.
Il faut néanmoins faire attention aux changements que certains fournisseurs peuvent opérer. Demander des devis est toujours nécessaire pour évaluer avec précision vos dépenses et cela vous permettra d’éviter les mauvaises surprises. N’oubliez pas de considérer par ailleurs les services utiles. Par exemple, avec un logiciel de billetterie en ligne, vous pourrez organiser plus facilement votre événement.
Vous devez aussi tenir compte du type d’événement que vous organisez ainsi que les cibles que vous visez. S’il s’agit de jeunes, vous devez avoir à l’esprit que leur budget sera limité. Si vous organisez au contraire un événement VIP, le prix des billets pourra être établi en conséquence.
Prenez en compte le prix de la nourriture, des boissons et des autres services
Pour déterminer le prix de vos billets, vous devez également prendre en compte tous les autres domaines de votre événement, notamment le coût de la nourriture, des boissons et des autres services. Chaque élément doit être ajouté à une liste de contrôle afin de s’assurer qu’il soit comptabilisé. Distinguez également les coûts variables dans le but de déterminer la marge de contribution de l’événement. Il s’agit du montant qui va être affecté aux coûts fixes une fois que les variables sont prises en compte.
Proposez plusieurs tarifs
Vous n’êtes pas obligé de fixer un prix unique pour le billet de votre événement. En effet, il est aujourd’hui de plus en plus courant d’organiser des opérations de pré-vente efficaces. Le principe consiste à proposer des tarifs dits « early bird », autrement dit de récompenser les participants qui réservent leurs billets en avance avec une réduction.
Ainsi, vous pouvez fixer le prix des billets en pré-vente à -20 % ou -30 %, et mettre l’accent sur ce fait en faisant une communication du type : « réservez vos billets dès maintenant et économisez jusqu’à 20 % sur le prix de votre ticket ! ». Les participants qui choisissent de n’acheter les tickets que le jour J paieront, quant à eux, le tarif régulier. Si vous le désirez, vous pouvez pousser la démarche avec trois ou quatre tarifs différents qui seront mis en vente à plusieurs périodes différentes.
Le nombre de tarifs et la durée des campagnes de promotion peuvent être personnalisés en fonction de vos besoins. Vous pouvez aussi proposer une réduction du tarif sur internet, si vous utilisez un logiciel de billetterie en ligne et à un tarif normal sur place. C’est un moyen de booster les pré-ventes et de vous assurer une bonne fréquentation avant même que l’événement ne débute.
Des réductions peuvent également être proposées à certaines catégories de participants, notamment les enfants, les étudiants, les seniors, les personnes au chômage, ou toute autre catégorie que vous pourriez juger pertinente.
Adoptez la billetterie en ligne
La billetterie en ligne présente un certain nombre d’avantages, notamment la possibilité de choisir entre plusieurs options pour fixer le prix des billets. De plus, un logiciel de billetterie en ligne est aussi idéal pour utiliser plusieurs canaux de vente tels que les sites internet, les réseaux sociaux, etc.
Cette solution permet aussi de réduire certains coûts tout en gagnant du temps. La sécurité des participants et des billets est aussi assurée. Cette technologie permet de communiquer plus largement sur votre événement et de vous assurer qu’il n’y aura plus de problèmes en lien avec la perte de billets ou les pratiques frauduleuses.
