La facturation est indispensable pour les entreprises, mais elle est souvent considérée comme une tâche chronophage et fastidieuse. Heureusement, avec la dématérialisation des factures, le processus est devenu plus facile, rapide et efficace. Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions de création de factures professionnelles en ligne. Découvrez ici comment utiliser ces solutions de facturation en ligne et les avantages à en tirer.
Dématérialisation des factures : que dit la loi ?
L’émission et la réception des factures en France sont désormais contrôlées et répondent à une législation particulière. La facturation électronique est obligatoire en France depuis 2020 pour toutes les entreprises assujetties à la TVA. Sont aussi concernées les entreprises qui fournissent des biens et services aux administrations publiques.
Les entreprises basées en France ont ainsi l’obligation d’émettre et de recevoir des factures dématérialisées. La facturation électronique ou en ligne consiste à éditer grâce à une plateforme dédiée à cet effet des factures professionnelles. Ces factures concernent surtout les opérations domestiques, c’est-à-dire les transactions effectuées sur le territoire français. Que ce soit avec une entreprise assujettie à la TVA, avec une entreprise non assujettie ou avec un particulier, les entreprises ont l’obligation d’établir et d’accepter les factures électroniques. Cette opération est nommée e-invoicing.
Le e-invoicing est la facturation électronique réalisée pour justifier les opérations de vente et d’achat ou des prestations de services entre les entreprises françaises assujetties à la TVA. Autrement dit, si vous disposez d’une entreprise assujettie à la TVA et que vous délivrez une facture électronique à une autre entreprise assujettie à la TVA, cette opération est appelée le e-invoicing. Il faut ajouter que ces transactions concernent les entreprises basées en France et que les opérations doivent se dérouler sur le territoire français.
On parle de e-reporting lorsque les opérations sont effectuées avec les entreprises affranchies de la TVA, les particuliers et les entreprises non basées en France. Ce sont les opérations qui ne nécessitent pas une facturation numérique.
Qu’il s’agisse du e-invoicing ou du e-reporting, les entreprises doivent transmettre obligatoirement les données à l’administration fiscale française. C’est l’une des nombreuses recommandations de la législation encadrant la dématérialisation des factures. De plus, un programme est établi pour amener progressivement les entreprises à normaliser les nouvelles habitudes de facturation. La mise en place progressive dans les entreprises couvre la période 2024-2026. Le calendrier est établi comme suit :
- 1er juillet 2024 pour les entreprises de grandes tailles,
- 1er janvier 2025 pour les entreprises intermédiaires,
- 1er janvier 2026 pour les PME et les microentreprises.
La facturation professionnelle en ligne concerne les entreprises de toutes tailles. C’est une obligation légale pour tout type d’entrepreneurs. Les entreprises ont le choix en ce qui concerne l’émission des factures. Elle peut être effectuée par une Plateforme de Dématérialisation Partenaire à l’administration (PDP) ou par le biais du portail public de dématérialisation. Les PDP sont accréditées par l’administration fiscale française.
Pourquoi opter pour un logiciel de factures en ligne ?
Face à l’obligation légale, de nombreuses entreprises adoptent des solutions de facturation électronique. Hormis les recommandations légales, c’est un choix qui accorde de la crédibilité à l’entreprise. La production des factures dans un logiciel de facturation en ligne témoigne du professionnalisme d’une entreprise. Un logiciel de factures en ligne présente des avantages en matière de rapidité, de sécurité et de traçabilité des données. C’est une option qui simplifie vos activités professionnelles, vous fait gagner du temps et améliore votre productivité.
Un logiciel de factures en ligne est pratique pour réaliser en un temps record vos factures, les devis ainsi que des pro forma. Il vous propose des modèles illimités de factures prêts à l’envoi. À partir des modèles préconçus, vous pouvez réaliser des factures professionnelles personnalisées très rapidement. Grâce à un logiciel de factures en ligne, vous êtes en mesure de centraliser toute votre activité.
À travers ces fonctionnalités, ce type de logiciel vous assiste de A à Z dans la réalisation et l’émission de vos factures. Il permet d’éviter les erreurs de saisie et de suivre tous vos paiements. Il vous fournit des données fiables en ce qui concerne l’imposition des taxes en fonction du client et des services. En optant pour un logiciel de factures en ligne, vous opérez la transition digitale de votre entreprise pour mieux gérer votre fiscalité. En tant qu’outil numérique, un logiciel de factures en ligne est parfait pour accroître votre productivité.
L’importance du choix du bon logiciel pour votre entreprise
Pour vraiment profiter des avantages d’un logiciel de factures, il est important de faire le bon choix. Un bon logiciel de facturation est la garantie d’une gestion efficace et productive des factures de l’entreprise. Il accorde à votre entreprise une légitimité et lui donne la possibilité de postuler aux appels d’offres étatiques.
Une entreprise qui propose des services à l’État, aux collectivités territoriales et aux établissements publics fournit désormais des factures numériques pour les demandes de paiement. Cela ne peut se faire que par l’intermédiaire d’un logiciel immatriculé par l’administration fiscale française. Il faut souligner qu’une demande effectuée avec un logiciel non conforme est rejetée. D’où l’importance du choix d’un bon logiciel de facturation. Pour faire votre choix, vous devez tenir compte des besoins de l’entreprise, du volume de facturation et de son budget.
Les meilleurs logiciels de facturation donnent la possibilité d’intégrer d’autres outils de gestion de l’entreprise pour plus d’efficacité. Choisir un bon logiciel de facturation garantit la fluidité des transactions financières entre votre entreprise et vos partenaires. Sur le plan de la RSE, cette dématérialisation est écoresponsable et sera très appréciée des clients.
Facture en ligne : les mentions obligatoires à faire apparaître
Le ministère de l’Économie, des Finances et de la Souveraineté Industrielle et Numérique a clairement établi les mentions légales à faire apparaître sur les factures en ligne. Elles se présentent comme suit :
- la date et le numéro de la facture,
- la date de la vente ou de la prestation fournie,
- l’identité du vendeur ou du prestataire de services,
- l’identité du client ou de l’acheteur,
- la liste des produits ou articles vendus et les services rendus,
- le prix catalogue (prix unitaire des produits ou les frais d’honoraires pour les prestataires de services),
- le taux de TVA légalement applicable,
- les éventuelles réductions de prix,
- la somme totale à payer hors taxe (HT) et avec les taxes (TTC),
- les modalités de paiement,
- la garantie et la justification de la durée de deux ans en conformité avec certains produits.
Les logiciels de facturation en ligne proposent des modèles personnalisables qui présentent toutes ces mentions afin de vous simplifier le travail.
Conseils pour gérer efficacement le suivi de vos factures en ligne
Le suivi en général des factures est important dans la mesure où les retards perturbent énormément la trésorerie. Il sert surtout à vous situer par rapport à l’évolution des paiements. La gestion efficace du suivi de vos factures en ligne passe d’abord par une bonne organisation. Grâce à la possibilité de stockage qu’offrent certaines plateformes de réalisation et de gestion de factures en ligne, vous pouvez sauvegarder par catégorie vos factures.
Ainsi, vous pouvez créer des fichiers en fonction de leur évolution et des différentes échéances. Il est par exemple possible de les regrouper par date, par valeur ou par services. La gestion optimale de vos factures en ligne peut également s’effectuer avec l’implémentation d’une solution d’envoi automatique de rapport à vos partenaires. Elle servira à envoyer des notifications automatiques aux clients à l’approche des échéances.
Vous pouvez associer à la solution de facturation en ligne un moyen de paiement. Ainsi, les mises à jour se feront de manière automatique avec le logiciel.
