Comme tout événement de cette envergure, un rassemblement professionnel se doit d’être parfaitement rythmé. Sa réussite tient principalement dans le choix de votre animation événementielle. Attention, cependant, à bien les choisir. Elles devront à la fois s’intégrer correctement à la durée de votre rencontre et s’adapter intelligemment à votre auditoire. Car si l’ennui ou le sentiment d’exclusion s’invite dans l’esprit de vos convives, votre meeting aura irrévocablement perdu de sa superbe. Pas d’inquiétude, pour que cette rencontre reste gravée dans la mémoire de vos collaborateurs, suivez les recommandations suivantes.
Réussir son animation événementielle : entre objectifs professionnels et contraintes humaines
Des activités alignées aux objectifs
Avant de planifier à la minute l’enchaînement des activités de votre événement, vous devez tout d’abord définir le ou les objectifs de ce rassemblement :
- promouvoir un nouveau produit ;
- célébrer l’anniversaire de votre entreprise ;
- organiser un team building ;
- renforcer les liens de vos collaborateurs ;
- planifier un séminaire pour créer des connexions entre professionnels ;
- faire vivre une expérience hors du commun à vos clients ou prospects.
Quel que soit votre objectif, vous devez impérativement sélectionner des activités adaptées à celui-ci. Par exemple, si votre but est de rassembler vos collaborateurs afin de renforcer leur esprit d’équipe, orientez-vous vers une activité sportive ou ludique permettant de faire appel à leur instinct de communauté. Ne vous orientez pas vers une activité individualiste.
Des animations adaptées aux invités
L’anticipation des temps d’animation événementielle en fait une vraie réussite. Alors, une fois votre objectif clairement identifié, observez la liste de vos invités. Qu’ils soient des clients, des prospects, des collaborateurs ou des fournisseurs, vous devez faire un état des lieux des contraintes humaines éventuelles. À titre d’exemple, y a-t-il des femmes enceintes dans vos convives ? Y a-t-il des personnes ayant des problèmes de santé grave ? Un handicap ?
En fonction de vos réponses, vous aurez à choisir une activité qui doit plaire et être adaptée à vos convives. La réalisation de vos animations ne doit laisser personne de côté. Tout le monde doit pouvoir profiter de cette journée unique. Autre point à anticiper, les besoins en matériels. En fonction de l’activité retenue, vous aurez certainement besoin d’équipements spécifiques. Si vous partez à l’aventure avec vos collaborateurs, veillez à ce qu’ils soient correctement équipés afin d’éviter tout retard dans le déroulement de la journée ou pire des incidents physiques.
Parvenir au succès d’un événement professionnel animé : trouver le bon rythme
L’événement dans le temps
Adopter le bon timing pour un événement professionnel, c’est aussi sélectionner une date en accord avec votre animation événementielle. Pensez notamment à la saisonnalité de vos activités. En hiver, axez vos recherches vers des activités indoor, en été, retenez des animations outdoor.
La durée de votre rassemblement
Allez-vous faire le choix d’un séminaire sur une demi-journée, sur une journée, ou sur plusieurs jours ? Le succès de votre animation événementielle tient également à la durée de l’événement. Si vous choisissez un rassemblement sur une seule journée et que vos animations sont nombreuses, vous serez rapidement à court de temps. Vos convives ne pourront pas en profiter pleinement.
La longueur des animations
Ajustez bien le rythme de votre journée avec la longueur des animations, elles ne doivent être ni trop longues, ni trop courtes. Votre événement ne devra pas être une course effrénée avec une multitude d’animations ou, au contraire, une rencontre trop lente avec des activités très longues. Commencez par identifier les grandes étapes de votre journée ou soirée, comme les temps de repas (petit-déjeuner, déjeuner, apéritif, dîner) ainsi que les temps de pause (rafraîchissement ou autre). Ensuite, intégrer vos animations événementielles à l’intérieur des créneaux restant en indiquant bien l’heure de début et l’heure de fin.
Le chef de file des activités
Pour que votre organisation ait le bon tempo, tout en conservant une excellente qualité de prestation durant votre rassemblement professionnel, vous devrez élire un chef de file. Un peu comme un chef d’orchestre durant un concert. Cette personne devra être au courant de tout et avoir les yeux rivés sur son planning. C’est elle qui apportera la rigueur d’un rythme parfait pour votre animation événementielle.
