L’engagement des employés est généralement considéré comme quelque chose qui n’a pas de valeur monétaire. Pourtant, négliger cet aspect de l’expérience professionnelle peut entraîner de graves conséquences financières.
Bien qu’elle représente une part importante de la vie professionnelle quotidienne, la communication interentreprises n’est généralement pas strictement définie comme une opération indépendante dans les entreprises de taille moyenne. Alors que les grandes entreprises ont des départements structurés spécialisés dans les affaires internes, les petites entreprises manquent généralement de ressources pour cela.
Après un examen approfondi, nous avons réussi à déterminer que la communication interne peut effectivement avoir un prix (appelons-la simplement IC à partir de maintenant). Dans ce texte, nous allons montrer pourquoi et comment les chefs d’entreprise doivent créer un budget séparé pour les processus d’intercom.
Pourquoi le budget IC est-il si important ?
Empruntons une citation qui, selon nous, atteint la cible avec une grande précision :
« Créer un budget initial peut être difficile, mais cela devient plus facile lorsque les entreprises reconnaissent qu’elles ont plus à perdre en renonçant complètement à des projets de communication interne ».
L’une des principales raisons pour lesquelles un budget de communication interne bien défini peut être très avantageux pour les entreprises de taille moyenne est qu’il peut guider la communication spontanée entre collègues et la transformer en un atout précieux pour l’entreprise.
La plupart des employés utilisent les canaux officiels de la CI pour commenter simplement (c’est-à-dire officieusement) le travail de leurs collègues. Cette méthode peut être à la fois complémentaire et dérogatoire, mais elle fournit toujours des informations précieuses sur la manière dont les choses pourraient s’améliorer dans l’entreprise.
Certains employés ne feront que suggérer une marque de café différente pour le bureau. Les autres tenteront de faire avancer l’idée de faire de leur bureau un espace accueillant pour les animaux de compagnie. Et quelques-uns d’entre eux utiliseront ce canal pour suggérer d’autres outils nécessaires à leur travail, éventuellement moins chers, qui pourraient faire économiser à l’entreprise une somme d’argent importante.
Tous les exemples ci-dessus sont des exemples de travail non planifié et de collaboration spontanée que toute entreprise devrait chérir et encourager. L’élaboration d’une stratégie de CI solide et d’un budget est donc un pas dans la bonne direction.
Laissez les chiffres parler d’eux-mêmes
En 2016, une enquête a montré que les budgets des IC sont plus susceptibles d’augmenter que de diminuer dans les années à venir, 87 % des participants s’attendant à une augmentation des budgets.
L’enquête a également montré que plus de 50 % des communicateurs sont d’accord ou tout à fait d’accord avec le fait qu’ils ne disposent pas des bons outils et ressources pour accomplir leurs tâches – ce qui est l’un des aspects cruciaux de toute entreprise, et celui qui influence fortement le taux d’engagement au sein d’une entreprise. Ne pas avoir le bon (ou aucun !) outil pour communiquer est un problème qui consomme de l’argent et du temps, et qui devrait être définitivement éliminé.
La même enquête a montré que le budget annuel moyen de la CI pour les organisations de plus de 500 employés est d’environ 185 000 euros (hors salaires du personnel). Pourtant, la plupart des participants à l’étude ont déclaré que leur budget de communication interne était inférieur à 10 000 euros. Cela devrait vous donner une idée de la modicité du budget de CI (hors salaires) pour les petites et moyennes entreprises qui emploient entre 50 et 250 personnes.
Quelques éléments à prendre en compte avant d’établir un budget
Voici une liste de questions que vous devez vous poser avant d’élaborer une solide stratégie de CI :
– Quel est le coût annuel de la rotation du personnel pour votre entreprise ?
– La fidélité des clients est-elle source de revenus ?
– Quelle est l’efficacité de votre équipe de service à la clientèle ?
– Quel est le degré d’engagement de vos employés ?
– Y a-t-il eu des pertes de revenus au cours de l’année écoulée qui sont le résultat direct d’une mauvaise communication entre collègues ?
– La qualité de la communication interne au sein de votre entreprise a-t-elle une incidence sur la qualité du produit ou du service et son taux de développement ?
Si vous n’êtes pas satisfait de vos réponses à ces questions, vous devriez commencer à travailler sur votre stratégie et votre budget de communication interne dès que possible. N’oubliez pas que cette décision enverra un message fort à vos employés, indiquant que vous êtes prêt à apporter des améliorations significatives à l’infrastructure de l’entreprise et à faire entendre leur voix.
Une autre chose à garder à l’esprit est qu’il n’y a pas de stratégie de CI solide sans une mesure fréquente de son impact sur les équipes individuelles et l’ensemble du collectif de travail. Cela implique des analyses régulières de l’évolution de la productivité, des ventes et des bénéfices, la mise en œuvre d’enquêtes et l’examen annuel de la rotation du personnel.
Où va exactement cet argent ?
Avant de constituer un budget distinct pour le CI, un chef d’entreprise doit savoir où cet argent sera dépensé. Heureusement pour vous, il n’y a que deux canaux que ce budget va aborder : les outils que vos employés vont utiliser, et les personnes chargées de les gérer.
1. Responsables RH et/ou spécialistes de la communication interne
Que vous les appeliez People Officer, Happiness Manager, Director of Employee Engagement ou simplement HR, ces personnes sont chargées de divers aspects de l’emploi au sein d’une entreprise, notamment le recrutement, le conseil et la gestion des avantages sociaux.
Les directeurs des RH sont généralement des personnes à vocation analytique, diplômées en psychologie et en sociologie, et constituent donc un atout précieux pour l’entreprise. D’autre part, les spécialistes de la communication interne sont là pour convertir les stratégies RH en un contenu de qualité compréhensible pour tous les employés, et pour s’assurer que tous les messages arrivent à la bonne adresse.
Ils sont passionnés non seulement par la gestion de projets, mais aussi par la communication et le développement d’un contenu écrit solide. Nous reviendrons une autre fois sur l’importance d’un personnel hautement compétent en matière de CI pour les entreprises de taille moyenne. Maintenant, parlons des outils qui permettent à la communication interne de se dérouler le plus harmonieusement possible.
2. Investir dans le bon outil
Nous avons beaucoup parlé de toutes sortes d’outils que vous pouvez choisir pour mettre en œuvre votre stratégie de CI. Il est intéressant de noter que le meilleur logiciel de CI ne doit pas nécessairement être le plus cher.
Certaines entreprises utilisent leur propre blog d’entreprise pour gérer toute notre correspondance interne. Nous le considérons comme un lieu sûr pour partager les actualités de l’entreprise, échanger des idées et archiver les connaissances importantes de l’entreprise.
Pour dire les choses simplement, nous pensons que le meilleur outil de CI est celui qui est simple à gérer, celui qui stimule la coopération et qui rend toutes sortes de connaissances sur l’entreprise facilement partageables entre nos employés.
