La définition des objectifs principaux d’un projet est sans doute l’étape la plus importante du processus. C’est une sorte de boussole sans laquelle le projet est voué à l’échec. On peut même entendre certains entrepreneurs affirmer que bien définir les objectifs c’est réussir le projet à moitié. Pour cette raison, plusieurs spécialistes ont élaboré des méthodes pour aider les porteurs de projets à les fixer correctement. Chacun d’eux est libre d’adopter la méthode qui convient à son projet, ses besoins et les ressources dont il dispose.
Identifier et analyser ses besoins à l’aide de fiches projets
La première étape importante pour bien définir ses objectifs, c’est d’identifier les besoins du projet et de bien les analyser. On le sait, les objectifs sont le résultat des efforts à déployer, la finalité et l’aboutissement du projet. Il est donc important qu’ils prennent en compte chaque aspect de ce dernier. Pour bien fixer les objectifs principaux, il faut avoir une vue d’ensemble, et c’est ce que permettent les fiches projets qui sont de plus en plus utilisées aujourd’hui.
La fiche projet est un document qui le décrit dans tous ses aspects. On y met les ressources à utiliser, les méthodes, les acteurs, les résultats attendus, etc. Il s’agit du meilleur moyen de tester en amont l’exécution de son plan et donc l’efficacité de ses objectifs. Dresser une telle fiche a pour avantage de permettre au porteur de garder le cap et surtout de déterminer plus facilement les besoins qui seront la base de la définition d’objectifs.
Certains logiciels de pilotage de projets sont disponibles sur le marché, et permettent de mettre au point ces fiches. De cette manière, on suit l’évolution du processus plus facilement, et il est même possible de transférer et d’envoyer des documents et fichiers entre collaborateurs pour plus de praticité.
La méthode SMART pour bien fixer ses objectifs
SMART est un acronyme qui permet d’attribuer des critères à un objectif afin de l’évaluer. Une fois la fiche projet établie, il est important de questionner les objectifs définis afin de les réajuster au besoin. SMART signifie que l’objectif doit être :
- Spécifique : un objectif se doit d’être clair, précis, adapté au type de projet et aux ressources disponibles. Il doit, dans sa formulation, être compris par tous les participants du projet,
- Mesurable : l’objectif principal doit comporter des composantes permettant de le mesurer (un chiffre, un seuil, un outil d’analyse, etc.),
- Acceptable : on peut également parler d’approprier. L’objectif doit pouvoir être réalisé dans le cadre du projet et par les acteurs qui seront impliqués. Il doit pouvoir motiver les troupes,
- Réaliste : il faut faire la différence entre les rêves et les objectifs. Un projet ne peut aboutir lorsque les éléments qu’il vise relèvent de l’impossible. Ces derniers doivent être atteignables en considérant les éléments à disposition, mais aussi les expériences passées,
- Temporellement défini : on dit souvent que mettre une date sur un souhait c’est le réaliser à moitié. C’est également le cas ici. Les délais permettent de motiver les participants, de se donner un but, d’être efficace.
SMART est la méthode la plus utilisée pour fixer les éléments à atteindre parce qu’elle est complète. On estime qu’un objectif qui satisfait toutes ces conditions a plus de chance de se réaliser. Toutefois, il existe d’autres techniques que l’on peut aussi utiliser.
Quelques techniques pour évaluer des objectifs
Des spécialistes sont arrivés à la conclusion que d’autres techniques peuvent être utilisées pour évaluer la pertinence d’un objectif. Tout d’abord, la matrice SWOT permet de relever les forces, les faiblesses du projet, de même que les opportunités et les menaces qui pourront se présenter. Cette technique permet d’en déduire des objectifs pertinents et surtout cohérents qui limiteront les problèmes.
De même, le QQOQCP est aussi un acronyme qui signifie : « Qui, Quoi, Où, Quand, Comment, Pourquoi ». Une fois que ces questions, posées à l’égard du projet, trouveront des réponses, le porteur sera en mesure de dire exactement là où il veut aller et donc les objectifs qu’il désire atteindre.
Il n’est pas exclu de passer par toutes ces étapes pour obtenir des objectifs projets qui en valent la peine. Certains choisissent d’occulter certaines phases. Toutefois, celle de l’élaboration de fiche projet est indispensable. Elle doit aussi être accompagnée obligatoirement d’au moins une des méthodes d’évaluation.
