Dans le domaine des ressources humaines, la gestion des congés payés occupe une place centrale. Elle est au cœur des outils SIRH et représente un enjeu fondamental, surtout lorsque l’entreprise s’étend à l’international. En effet, la diversité des législations locales, les spécificités culturelles et les pratiques propres à chaque pays imposent l’adaptation et la maîtrise de règles et de procédures. Loin d’être une simple question administrative, cette tâche est un levier de performance pour la société. 

S’informer sur les spécificités locales

Cette étape est complexe en raison de la diversité des législations et des pratiques locales. Toutefois, avec un logiciel de gestion des congés et absences multilingue, la société :

• centralise les informations relatives aux absences autorisées ;
• automatise les calculs ;
• suit les jours pris par les travailleurs ;
• tient compte des spécificités de chaque pays.

Pour une administration efficace, la société doit s’informer sur les spécificités locales. La première étape consiste à comprendre la législation nationale, en se renseignant sur la durée minimale, les méthodes de calcul et les jours fériés. Ensuite, elle doit considérer les conventions collectives et les accords d’entreprise qui modifient les dispositions légales. Enfin, s’informer sur les pratiques locales, comme les périodes privilégiées et les règles applicables aux départs et arrivées en cours d’année est très important.

Annoncer aux salariés de la période de prise de congé

La communication claire et transparente de cette période est essentielle pour une gestion fluide des absences et une organisation optimale du travail au sein de la société. 

Choisir le canal de communication adéquat

Plusieurs canaux sont disponibles au sein d’une organisation, notamment la note de service interne, la réunion d’information, le logiciel de gestion et bien d’autres. Pour la note de service interne, les responsables diffusent une note claire et concise précisant les informations clé. Par ailleurs, pour présenter ces informations pendant une réunion d’information, la visioconférence est l’outil idéal. Enfin, afin que les salariés consultent ces informations capitales et soumettent leurs demandes, ils utilisent le logiciel de gestion.

Communiquer les informations clé

Les principaux points à communiquer sont entre autres la période adéquate, les dates limite de demande, la procédure de demande et les documents à fournir. En outre, afin de faciliter la planification, la disponibilité des jours autorisés est également à communiquer. 

Encourager la communication et la planification

Afin que l’administration soit efficace, l’entreprise doit inviter les salariés à faire une planification préalable, elle évite ainsi les suraccumulations et assure la continuité du service. Par ailleurs, les travailleurs doivent de leur côté se concerter pour s’organiser entre eux. Ceux-ci doivent avoir à leur disposition des ressources et des personnes pour répondre à leurs questions sur le sujet. 

Définir l’ordre des départs en congé

L’ordre des départs est un élément capital pour organiser les absences et assurer la continuité du service, en effet, il sert à gérer tous les types de congés auxquels les salariés ont droit. 

Établir les critères de départ

Ces critères sont entre autres ceux imposés par le Code du travail, comme l’ancienneté du salarié, la situation familiale et les pauses scolaires pour les enfants. En plus de ceux-ci, la société a souvent des paramètres complémentaires tels que la flexibilité des salariés, les besoins opérationnels ou la considération des souhaits exprimés par les employés.

Communiquer les critères retenus

Ces paramètres retenus doivent être communiqués aux travailleurs par le biais d’une note de service ou encore une réunion, par ailleurs, les salariés doivent avoir facilement accès à ces informations. De leur côté, les responsables ont à établir un tableau de départ qui répertorie les travailleurs et leur positionnement selon ces critères. Ils ont également à examiner les demandes dérogatoires au cas par cas en considérant les circonstances particulières et les impératifs opérationnels. 

Communiquer l’ordre des départs

Suite à l’établissement du classement, le département des ressources humaines informe individuellement chaque travailleur international sa position dans l’ordre des départs. Il prévoit également une procédure pour traiter les demandes de modification en cas de situations imprévues ou de justifications légitimes.

Veiller à la prise effective des congés

Pour mener à bien ce suivi, le département des ressources humaines doit :

• utiliser un logiciel de gestion ou un outil de suivi manuel pour enregistrer ceux pris par chaque salarié et ceux acquis, mais pas encore pris ;
• informer régulièrement les salariés du nombre de jours qu’ils ont acquis et du nombre qu’ils leur restent à prendre ;
• repérer les salariés qui accumulent des absences autorisées et les contacter pour les inciter à les prendre ;
• valoriser les absences autorisées comme un élément important pour la santé et le bien-être et pour la performance de l’entreprise ;
• envisager des mesures incitatives, comme des primes ou des jours supplémentaires, pour encourager les salariés à prendre leurs congés ;
• sensibiliser les salariés aux bienfaits de la prise des congés et leur donner des conseils pour mieux gérer leur temps de repos ;
• étudier les demandes de report au cas par cas, en considérant des besoins opérationnels et des situations personnelles des salariés ;
• proposer des solutions alternatives pour les salariés qui n’ont pas la possibilité de partir pendant la période prévue, comme le fractionnement ou le report sur l’année suivante ;
• s’assurer que les salariés ne renoncent pas à leurs congés payés et qu’ils bénéficient de la totalité des jours auxquels ils ont droit.