Les locaux de votre entreprise commencent par ne plus pouvoir contenir votre effectif et la fluidité de vos activités ? Vous devez envisager de déménager. Cependant, pour un déménagement ordonné, il vous faut une bonne méthodologie. Nous vous proposons quelques astuces pour la réussite de cette opération.
Identifiez les besoins de votre entreprise et élaborez un plan de relocalisation
De nombreux besoins peuvent justifier le déménagement des locaux de votre entreprise. Après leur identification, il vous faut bien coordonner la relocalisation.
Les causes de déménagement d’entreprise
En général, le motif le plus évoqué est l’aspect économique. De nombreuses entreprises prennent l’option de trouver un local dans une zone où les taxes sont moins élevées, voire inexistantes. La recherche d’un cadre qui génère moins de dépenses énergétiques peut aussi être la raison d’un déménagement de bureaux.
Si vous vous retrouvez dans la nécessité de vous adapter à la croissance de l’entreprise, il vous faut embaucher de nouveaux collaborateurs ou stocker davantage de marchandises. Vos locaux peuvent devenir exigus face à tous ces besoins. Dans ces conditions, il devient pertinent de planifier votre déménagement.
Comment planifier le déménagement ?
La relocalisation d’entreprise implique une bonne coordination et nécessite souvent beaucoup de temps. Vous devez clairement identifier ce qui doit être déplacé et le moment idéal pour le faire. Pour ne pas perdre des objets importants, vous pouvez aussi responsabiliser vos collaborateurs sur différents aspects du déménagement. Par exemple, ceux qui doivent suivre les emballages et les déballages, ceux qui doivent suivre les démontages et les remontages…
Vous devez donc établir un calendrier et planifier des réunions intermédiaires pour discuter de l’évolution de la relocalisation et les défis qui restent à relever. La communication doit être infaillible dans cette période pour une réussite de l’opération.
En effet, le déménagement de bureaux peut avoir un impact sur le temps de déplacement du personnel. L’organisation de séance d’échange avec chaque collaborateur peut permettre de déterminer les objections et d’y apporter des solutions. Assurez-vous aussi que les employés puissent s’adresser à un responsable pour toutes leurs idées, questions et commentaires.
Il est également important de partager avec les relations internes et externes de l’entreprise les changements d’adresse et la date du déménagement. Vous devez aussi vous assurer que les nouveaux locaux sont opérationnels avant le déplacement. Les éventuelles rénovations doivent donc être ciblées et réalisées à l’avance.
Faites tester l’électricité de manière approfondie. Les lignes téléphoniques, internet (sans fil) et l’ensemble de l’installation TIC doivent être prêts à l’emploi. Toutes ces vérifications vous permettent d’assurer une transition sans heurts.
Recherchez des sites potentiels et comparez-les à votre site actuel
Les besoins qui vous amènent à déménager doivent être pris en compte dans la recherche de nouveaux sites pour votre entreprise. S’il s’agit d’un manque d’espace lié à une expansion, vous devez trouver des locaux professionnels qui vous offrent un confort appréciable. Le choix à faire doit être celui qui répond le plus à vos objectifs et à vos besoins.
Pour faciliter les recherches, vous pouvez établir une fiche des points négatifs de votre ancien site et des nouvelles caractéristiques de bureaux dont vous avez besoin. Cela vous permet de gagner du temps et d’être plus pragmatique dans les recherches.
Les comparaisons peuvent tenir compte de la disponibilité en électricité, du cadre environnemental et même d’un positionnement plus stratégique par rapport à un concurrent. Il peut s’agir également du besoin d’un meilleur niveau de sécurité pour vos clients et vous ou d’un local moins exposé aux fortes chaleurs.
Les critères de comparaison peuvent être liés à l’architecture, mais aussi à d’autres facteurs collatéraux aux sites. Prenez tous ces détails en compte pour ne pas vous retrouver sur un nouveau site avec les mêmes difficultés.
Déterminez le coût du déménagement, y compris les frais de location et de transport
Pour déterminer le coût de votre déménagement d’entreprise, calculez les volumes d’objets à déplacer. Évaluez le volume de vos meubles, du nombre de cartons à déplacer et des contenus. Vous pouvez le faire tout seul ou vous servir d’un outil d’estimation en ligne.
En plus du contenu à déplacer, renseignez-vous sur les frais de location de camion et de transport. En effet, les coûts ne sont pas standards, car de nombreux facteurs permettent de différencier les charges d’un déménagement. Si vous avez du matériel industriel et lourd, il vous faut de la manutention. Cela coûtera plus que le déménagement d’une entreprise qui n’a que de simples objets à déplacer.
Pour gagner du temps, vous pouvez demander les services d’un déménageur professionnel pour vous évaluer le coût du transport. Toutefois, les locations de camion peuvent varier entre 50 et 90 euros par jour. Il y en a de différents types en fonction du volume à déplacer.
Engagez des déménageurs ou louez un camion pour transporter tous les objets en toute sécurité
Le déménagement est un processus fastidieux. Pour cela, il est recommandé de le confier à une entreprise spécialisée. Ce processus peut être stressant et mettre une énorme pression à un chef d’entreprise. En confiant la tâche aux professionnels, vous vous débarrassez en partie des contraintes lourdes pour mieux vous concentrer sur les aspects techniques que le déménagement implique pour votre activité.
L’emballage des articles, leur sécurité et leur intégrité relèvent désormais de la responsabilité du prestataire. Cependant, le plus grand défi dans ce cas est de choisir un déménageur de bonne réputation afin de profiter d’une grande quiétude durant le déménagement.
L’emballage et le déballage sont les tâches qui prennent du temps, une denrée précieuse que vous n’avez surement pas envie de gaspiller. Laissez donc les professionnels s’en occuper pendant que vous mettez à profit votre disponibilité pour d’autres activités.
Les entreprises de déménagement travaillent avec des professionnels qualifiés. Ils ont l’expérience de l’emballage et du déménagement d’articles de toutes formes, tailles et poids. Ils savent aussi comment manipuler les articles fragiles pour qu’ils restent en sécurité durant le transport.
La location de camion est aussi une option envisageable. Cela vous permet d’économiser les frais de prestation de l’entreprise de déménagement. Mais, quand vous choisissez cette option, la gestion de la logistique devient une grande contrainte pour vous. Avec une entreprise de déménagement professionnelle, vous profitez de l’expérience d’un chauffeur aguerri qui sait comment s’y prendre pour ne pas endommager vos équipements.
Quand vous faites appel à un prestataire externe, l’autre élément à prendre en compte est l’assurance. Vous n’avez pas à vous soucier de la couverture de vos articles en cas de dommages pendant le transport.
Informez les clients du déménagement et fournissez-leur des informations de contact actualisées
Pour conserver vos clients et leur permettre de se sentir inclus dans la vie de l’entreprise, il est important de leur donner l’information du déménagement. Vous pouvez leur adresser des correspondances (mail, lettre postée…).
Précisez dans la correspondance vos nouveaux contacts ainsi que la situation géographique de vos nouveaux locaux. Il y a aussi la possibilité de les joindre directement par appel téléphonique. De nombreux autres moyens peuvent également vous permettre d’informer vos clients de votre déménagement et de votre nouvelle adresse. Avant de déménager, vous pouvez faire un communiqué et l’afficher à l’accueil de votre entreprise. Faites aussi des flyers si cela est possible pour informer les clients.
Dans tous les cas, plusieurs actions peuvent être cumulées pour annoncer l’information à vos usagers et leur permettre de garder vos nouvelles adresses. N’oubliez pas aussi de leur préciser que ce déménagement est fait pour mieux répondre à leurs besoins et leur apporter satisfaction. Vous devez toutefois mettre à jour tous vos supports de communication et de publicité avec vos nouvelles coordonnées.
