Un service de secrétariat ne se limite pas à recevoir et à effectuer des appels ou à gérer des rendez-vous. En votre qualité de dirigeant, vous devez pouvoir compter sur un professionnel suffisamment organisé pour s’occuper des tâches stratégiques que vous aurez dans vos activités. L’externalisation peut répondre à vos besoins si votre firme ne détient pas les moyens nécessaires pour créer un poste en interne.
Qu’est-ce que le secrétariat externalisé ?
En optant pour le secretariat externalisé, le chef d’entreprise délègue certaines de ses missions à une autre société. Cette dernière dispose d’employés formés pour gérer une panoplie de tâches flexibles et conformes aux besoins de chaque client. Ces besoins peuvent être :
- l’utilisation d’une hotline téléphonique (le filtrage des appels entrants, le traitement des appels sortants, la réception des messages, etc.) ;
- la transcription des actes ;
- la gestion des RDV ;
- l’élaboration et le suivi des factures et des devis ;
- le recouvrement de créances (tout savoir sur la mise en demeure notamment);
- la maintenance de la base de données ;
- la gestion des présences des différents salariés de l’entreprise ;
- la gestion des e-mails (le tri, le traitement, le classement, l’édition) ;
- etc.
Également connu sous le nom de service de secrétariat à distance, le secrétariat externalisé consiste donc à faire généralement appel à l’expertise d’une entreprise spécialisée.
Avec cette solution, le gestionnaire ou le dirigeant de la firme délègue des missions qu’il ne peut pas exécuter lui-même. Cela dépend quand même de l’envergure de son travail. En retour, il peut bénéficier d’un service de qualité qui s’appuie sur des outils ou des standards dédiés.
Pourquoi l’externalisation du secrétariat est-il plus efficace ?
Au fil des années, le concept de l’embauche d’un secrétaire général en interne a laissé la place à l’externalisation de ce service. Ce revirement de situation a plusieurs arguments convaincants.
L’économie des coûts
Le salaire moyen d’un secrétaire d’entreprise s’élève à plusieurs milliers d’euros par an. Bien qu’ils offrent pourtant les mêmes prestations, les sociétés qui proposent ces services à distance vous permettront de faire une économie d’environ 60 % du montant annuel à dépenser.
La compétence
Les firmes qui proposent des services externalisés se concentrent exclusivement sur leur rôle de secrétariat d’entreprise. Elles développent ainsi un certain niveau d’expertise qui leur permet d’accomplir leur mission avec de la précision et de la rapidité.
L’économie sur les coûts d’installation habituels
Les entreprises qui optent pour le secrétariat externalisé économisent véritablement sur les coûts habituels associés à l’embauche d’un secrétaire général à temps plein. Il s’agit entre autres des coûts d’achat de mobilier et d’équipements de bureau, des coûts d’assurance et d’autres avantages sociaux exigés par le gouvernement pour les salariés.
L’économie sur les frais de recrutement et de formation
L’externalisation favorise également l’économie sur les frais associés au recrutement et à la formation d’une secrétaire. Ces charges sont totalement éliminées et les tâches sont confiées à des experts avec des années d’expérience dans l’exercice de cette fonction.
Comment bien choisir son secrétariat externalisé ?
Il est nécessaire de bien examiner les devis qui vous sont transmis et de vous assurer que votre secrétaire potentiel est réellement le mieux adapté pour vos besoins.
Pour cela, privilégiez ceux qui ont déjà une expérience dans le domaine et qui ont à leur actif des témoignages de clients satisfaits. N’hésitez pas non plus à vous entretenir directement avec les responsables de ces sociétés.
Aujourd’hui, le secrétariat externalisé est un métier très répandu sur toute l’étendue du territoire. Si cette profession présente un intérêt évident pour les chefs d’entreprises, il faut préciser que vous devez bien choisir votre prestataire et vous assurer qu’il s’agit réellement d’un expert.
En fait, contrairement à d’autres secteurs, l’externalisation du secrétariat n’est pas encore réglementée. De nombreuses personnes sans aucune formation ou aucune expérience pourraient donc vous proposer des services à distance. Vous devez donc faire une analyse minutieuse des candidatures.
