Les bulletins de paie définissent la réputation de votre entreprise. Certaines erreurs peuvent même être préjudiciables à votre entreprise. Le logiciel de paie est l’outil par excellence pour avoir des fiches exemptes de fautes. En outre, il permet de gagner un temps précieux. Voici les critères pour bien le choisir afin d’avoir une bonne relation avec vos salariés et être en règle avec la législation.
La disponibilité de mises à jour régulier
En matière de paie, l’évolution est constante. Les lois changent du jour au lendemain et les modes de fonctionnement aussi. Votre logiciel de paie doit donc être toujours à jour et se conformer aux différentes modifications possibles. En outre, sa capacité à anticiper les changements réglementaires est également un atout. Vous aurez donc des fiches de paie sans défauts en tout temps. Pour cela, assurez-vous donc que votre prestataire effectue une veille constante et effectue la mise à jour régulière de son outil. Par ailleurs, il est important que la mise à jour se fasse automatiquement par téléchargement.
Les fonctionnalités du logiciel de paie
Un logiciel de paie pratique doit avoir des fonctionnalités utiles et innovantes. En plus de son rôle principal, il doit avoir d’autres fonctions en plus. Certains permettent l’automatisation des déclarations sociales ou la gestion des congés et absences. Ils ont également un module pour les notes de frais. En outre, il serait aussi intéressant d’avoir un logiciel de paie que vous pouvez lier à votre logiciel de comptabilité. Vous aurez alors de la facilité à générer rapidement les écritures de paie et les intégrer dans la comptabilité. Enfin, assurez-vous d’avoir un outil qui permet un export des données et de tableaux de synthèses.
Logiciel de paie en ligne ou avec licence
Le mode d’utilisation du logiciel de paie est aussi un point dont vous devez tenir compte. Le logiciel en ligne ou Saas ne sera pas installé sur vos ordinateurs. Il se trouve par contre sur le serveur du prestataire et l’accès ne se fait qu’en ligne. Son avantage, c’est que vous pouvez l’utiliser partout où vous êtes. Par ailleurs, veillez à ce que vos données soient en sécurité sur un serveur distant. En quête d’un logiciel en ligne ? Vous pouvez créer votre bulletin de paie en ligne avec KarotPay. Par ailleurs, pour ceux qui cherchent un outil avec licence, vous avez le choix entre une application multiposte ou monoposte. Le logiciel de paie multiposte peut être installé sur plusieurs ordinateurs dans l’entreprise. Il convient pour ce choix de limiter l’accès pour une meilleure sécurité des données. Le monoposte est par contre installé sur un seul appareil. L’inconvénient avec ce mode d’utilisation, c’est qu’en cas de dysfonctionnement, vous pouvez avoir de sérieuses difficultés.
Une assistance par des experts en paie
Avant d’acheter votre outil de gestion de paie, assurez-vous d’avoir également une aide en cas de difficultés. Une assistance clientèle doit être disponible pour répondre à vos différentes préoccupations et vous apporter une solution. Dans certains cas, ces experts pourront vous aider à mieux paramétrer votre logiciel. Certains services proposent même des formations pour ceux qui ne s’y connaissent pas en matière de bulletin de paie.
Logiciel de paie adaptée et personnalisable
Le logiciel de paie doit être adapté à votre secteur d’activité. En effet, il existe des domaines qui nécessitent des outils plus spécifiques en raison de leur particularité. Par ailleurs, votre outil doit être facile à personnaliser pour répondre à certaines caractéristiques de votre entreprise. Il est aussi important qu’il soit évolutif. Lorsque le nombre de salariés augmente, il doit pouvoir gérer cet afflux.
