Dans un souci d’intégrité et de fiabilité, les entreprises ont recours à ce que l’on appelle le cachet. Il s’agit d’une marque unique à chaque entreprise lui permettant d’authentifier ses documents et de garantir leur origine et leur intégrité.
Cacheter ses documents est devenu très fréquent au sein des entreprises, car cela présente de nombreux avantages, autant pour l’entreprise que pour ses clients. Le cachet instaure également un climat de confiance et de crédibilité entre l’entreprise et ses différents collaborateurs.
Il est possible de cacheter des documents de deux manières : l’entreprise peut recourir au cachet classique qui est le tampon ou au cachet plus moderne qui est le cachet électronique.
Le cachet classique ou tampon d’entreprise
La méthode classique est l’utilisation d’un tampon qui représente un sceau unique qui permet d’identifier une entreprise, c’est en quelque sorte une marque de distinction, car propre à chaque entreprise qui l’utilise. Il faut savoir qu’il existe de nombreux types de tampons. Il est par exemple possible de s’en procurer sur le site Otypo qui propose un catalogue riche et varié selon vos goûts et besoins et réparti en trois catégories : par thème, par type et par ligne.
L’utilisation d’un tampon ou cachet offre à l’entreprise plusieurs avantages. Tout d’abord, il est utilisé à titre informatif à l’égard des collaborateurs de l’entreprise puisqu’il contient des mentions et des informations relatives à cette dernière.
Ensuite, il est utilisé sur les documents qu’une entreprise émet tels que les factures ou les devis et il leur apporte de la crédibilité auprès des clients et des collaborateurs de ladite entreprise, en leur donnant un supplément officiel et professionnel. C’est également un outil marketing qui permet de se distinguer positivement des concurrents (tout savoir sur le mapping concurrentiel ).
De plus, il est très pratique et permet de gagner en temps et en énergie, car il permet de mentionner sur une pile de documents toutes les mentions légales de l’entreprise rapidement, chose qui prendrait énormément de temps si elle était faite à l’encre et à la main.
Les mentions obligatoires sur un tampon d’entreprise
Il existe un certain nombre de mentions qui doivent obligatoirement apparaitre sur le tampon d’une entreprise si elle exerce sur le territoire français, selon la loi en vigueur. S’il est destiné à un usage externe (pour les clients, fournisseurs, etc.), il s’agit :
- De la raison sociale de l’entreprise ;
- Du siège social de l’entreprise en question ;
- Des coordonnées où il est possible de joindre l’entreprise, à savoir le numéro de téléphone, l’adresse électronique, son site web, etc. ;
- De son numéro SIRET ainsi que du RCS (en savoir plus sur l’ extrait Kbis associé au RCS) ;
- Du montant du capital social de l’entreprise ;
- Du statut juridique de l’entreprise : SAS, EURL, SAS, etc. ;
- De la date à laquelle le dossier a été expédié ainsi que son numéro.
Si, au contraire, il est destiné à un usage interne (pour le département comptabilité par exemple), alors il s’agit des informations d’identification de la personne qui utilise le tampon ou de la personne destinataire telles que son nom, sa fonction et ses coordonnées.
Sur quels critères choisir un tampon d’entreprise ?
Il existe différents critères qui permettent de choisir le tampon adéquat. Il s’agit notamment de sa taille et de sa forme qui sont les critères les plus importants puisqu’ils déterminent directement la taille et la forme du message. De plus, il faut également savoir si le tampon est personnalisable, critère primordial dans le cadre d’une entreprise, car il doit comporter certaines mentions et informations. Par ailleurs, il faudra également faire attention à la couleur de l’encre et du boîtier du tampon puisqu’elles diffèrent d’un tampon à un autre.
Le cachet électronique
A l’ère actuelle du numérique, le cachet électronique est venu remplacer progressivement l’utilisation des cachets classiques ou tampons qui constitue une preuve d’authenticité et de fiabilité des documents.
Le cachet électronique a été introduit dans le règlement eEIDAS en Europe (tout savoir sur le numéro de tva intracommunautaire européen) afin de permettre à une entreprise de signer les documents qu’elle émet (factures, devis, rapports financiers, etc.) par voie électronique de manière simple, rapide et sûre afin de garantir à ses clients et collaborateurs leur origine et fiabilité.
Afin d’être éligible à l’utilisation, un cachet électronique doit répondre à un certain nombre d’exigences. En effet, un cachet électronique doit explicitement avoir un lien avec son créateur et doit permettre de l’identifier. De plus, il doit être créé en se basant sur des données et des informations que son créateur peut utiliser avec un degré de confiance élevé. Enfin, il doit avoir un lien avec les données auxquelles il est associé pour que n’importe quelle modification qui sera ultérieurement apportée sur les données puisse être détectée.
Les avantages du cachet électronique
Le cachet électronique est de plus en plus utilisé grâce aux nombreux avantages qu’il présente :
- Il permet de sécuriser les factures et les documents financiers électroniques de plus en plus utilisés par les entreprises dans un souci de dématérialisation ;
- Il facilite la tâche des ressources humaines qui l’utilisent sur les fiches de paie des salariés ou encore sur les chartes de bonne conduite qui sont de plus en plus utilisées au sein des entreprises ;
- Il permet de protéger dans une certaine mesure la propriété intellectuelle en offrant une garantie sur l’origine et l’intégrité des documents comme les documents techniques ;
- Il sécurise les achats, les contrats établis avec les fournisseurs ou encore les factures.
