Les entreprises s’immergent dans une ère complètement numérisée. Presque tous les documents et les informations sont maintenant échangés par voie numérique. C’est le principe de dématérialisation ou le zéro papier. D’où l’intérêt de convoiter une solution d’archivage électronique efficace. Legalyspace est l’une de ces plateformes qui permettent la dématérialisation des documents. Qu’est-ce qu’il faut savoir avant de lui confier vos documents numériques ?
Legalyspace, la révolution de la dématérialisation
La dématérialisation est une méthode pour conserver efficacement vos documents. Elle favorise un gain de temps, mais surtout un gain d’espace à l’instar de la conservation en format papier. La gestion électronique de documents sera plus sûre avec Legalyspace.
Présentation de la plateforme
Legalyspace offre des services 100 % digitaux. La plateforme privilégie la numérisation de vos documents professionnels. De ce fait, elle permet de :
- sécuriser les documents : les documents dématérialisés sont sensibles. Toutefois, vos documents numériques seront en sécurité avec la plateforme. Elle agit comme un coffre-fort virtuel afin de sécuriser l’ensemble de vos stockages ;
- échanger les documents sous-format dématérialisé ;
- signer et légaliser : vos documents auront toujours la même valeur. Ils restent légaux que comme quand ils étaient des documents en papier. La plateforme assure l’authentification de vos archivages.
- gérer et stocker : elle permet de gérer les bulletins de paie. Legalyspace stock également vos devis et factures.
Qui est concerné par Legalyspace ?
Legalyspace est au service des entreprises et de leurs clients.
Pour le service rh, elle permet le stockage et l’échange de :
- Contrats de travail ;
- règlements intérieurs ;
- bulletins de paie.
Pour les clients, ce service de gestion documentaire permet de gérer :
- les bons de livraison ;
- les factures ;
- les contrats commerciaux.
Pour les entités juridiques, Legalyspace permet la gestion des :
- statuts ;
- pactes actionnaires ;
- PV AG.
Comment fonctionne Legalyspace ?
Le fonctionnement de la plateforme tourne autour de la transformation digitale. Tous les services offerts sont accessibles en toute sécurité. Le but est de faciliter et de légaliser la transition numérique de vos documents.
Créer son compte étape par étape
Seule la possession d’un compte permet l’accès aux documents. Afin de créer un coffre-fort numérique, il faut que vous vous rendiez sur le site www.legalyspace.com. Cliquez ensuite sur « S’inscrire ». Le choix vous revient pour déterminer s’il s’agit d’un compte particulier ou professionnel.
Pour créer un compte particulier ou professionnel, vous devez :
- remplir les cases revendiquant vos données personnelles ;
- cliquer sur « Je crée le coffre-fort ».
Télécharger Legalyspace
Suite à la création d’un espace légal, vous pouvez télécharger et installer Legalyspace. Les démarches diffèrent du navigateur et du support (PC, Mac, Firefox, Chrome…) que vous allez utiliser pour accéder à vos données dématérialisées.
Gestion de documents avec Legalyspace
L’avantage avec Legalyspace, c’est qu’elle conserve l’intégrité des documents. Les données numérisées ont les mêmes valeurs que les documents physiques. Ainsi, elle facilite et sécurise l’échange, la gestion et la signature des courriers et documents. C’est la plateforme sur mesure pour faciliter les échanges numériques.
Comment signer et récupérer un contrat via Legalyspace ?
Legalyspace favorise le principe d’automatisation. Ainsi, la récupération et la signature des documents sont relativement simples.
Pour accéder à vos documents en attente, vous devez cliquer sur le menu « à traiter ». De là, il y a un sous-menu « Documents reçus » que vous devez cliquer. Les documents classés sont toujours consultables quand vous cliquez sur le menu « Accès aux documents ».
Quant à la signature de documents, elle peut se faire en un seul clic. Il vous suffit de cliquer sur l’icône « plume ». Notez bien que l’action de signature est irréversible.
Lien avec d’autres partenaires
Avec Legalyspace, vous pouvez confirmer les demandes de mises en relation de vos partenaires. Pour s’y prendre, il suffit de cliquer sur l’onglet « à traiter ». Puis, cliquez sur le sous-menu « Contact à confirmer ». De là, vous pouvez accepter ou refuser la mise en relation. Quand vous acceptez la demande, la signature sera automatiquement effectuée.
Le stockage de documents, comment ça marche ?
Le système de gestion électronique est à la fois simple et pratique. Avec, Legalyspace, vous pouvez gérer vos documents en toute légalité.
D’abord, vous créez votre propre coffre-fort électronique. Il sert de lieu pour assurer le flux de documents (stockage, traitement, partage). Les contrats et les bulletins de paie s’y affichent de manière automatique. Après la signature électronique, les documents seront renvoyés auprès des tiers de confiance. Grâce au système de conservation de documents, les vôtres seront toujours archivés de manière sécurisée.
La première connexion requiert la saisie d’un mot de passe. Ce dernier vous sera envoyé par e-mail. Puis, vous atterrissez sur la page d’accueil de votre coffre électronique.
Quels sont les avantages de Legalyspace ?
Legalyspace est à la fois bénéfique pour les entreprises, pour ses clients et pour ses partenaires. Ses points forts sont :
- la simplicité d’usage ;
- la rapidité pour signer un document électronique ;
- la légalité et la valeur probatoire qu’elle accorde à vos documents ;
- la facilité d’accès (les documents stockés sont accessibles 24/24h.
Quelques limites de Legalyspace
Legalyspace est accessible au particulier, certes. Mais ce sont les entreprises qui l’utilisent afin de stocker des documents administratifs. Ainsi, la plateforme est assez méconnue auprès des particuliers.
Avis d’utilisateurs de Legalyspace
Les utilisateurs apprécient la gratuité de l’inscription. Ils choisissent également Legalyspace pour la simplicité des protocoles d’archivages.
