Vous êtes un travailleur indépendant ou une PME ? Pour être payé, vous devez impérativement établir une facture en bonne et due forme. Ce papier prouve en détail le prix de vos prestations ou de vos produits. Elle ne doit alors pas être entachée d’erreurs pour être valide. Toutefois, du fait de nombreuses causes, on constate souvent des erreurs de facturation, surtout dans la saisie. Quelles sont ces erreurs et comment y remédier ? Réponses plus bas.
Comment le logiciel de facturation peut-il vous aider à éviter les erreurs de saisie ?
Si vous utilisez un logiciel de facturation, vos démarches seront facilitées, vous gagnerez du temps et vous simplifierez votre gestion. Pour que ceci, vous devez d’abord le paramétrer en amont, et ce, au complet.
Vous devez ensuite recueillir toutes les informations obligatoires de l’entreprise destinataire de la facture et remplir avec celles-ci les fiches d’articles proposés par le logiciel. Pour finir, pensez à créer des modèles de facture et de devis à remplir en fonction des spécificités des différents contenus de la facture à émettre. Il vous est même possible de personnaliser tous les modèles de facture par défaut proposés par le logiciel. Pour réduire les erreurs courantes issues de l’intervention humaine, un logiciel de facturation efficace, disponible sur le site de Tolteck, s’avère nécessaire.
Les différentes erreurs de saisie les plus courantes
Nombreux sont les entrepreneurs qui utilisent encore le facturier papier ou le tableur pour établir des factures. Or, ces derniers ne sont plus efficaces du fait de l’augmentation des diverses mentions légales à introduire dans les factures. C’est une solution chronophage et peu pratique.
Erreur de saisie dans la désignation de l’entreprise
Souvent, sur les factures, on constate une erreur de saisie dans la désignation de l’entreprise. Selon la loi en vigueur, une facture doit comporter une désignation complète de l’entreprise destinataire de la facture. Pour être on ne peut plus claire, celle-ci doit mentionner :
- l’appellation,
- l’adresse,
- la raison sociale,
- la forme juridique.
Description ambiguë des prestations effectuées
Les factures doivent comporter des descriptions de prestations réalisées bien précises. Les termes clairs et génériques sont sollicités. Dans le domaine du bâtiment, c’est encore plus essentiel, car il existe de nombreuses tâches et activités.
Numérotation de facture non continue
En principe, la numérotation des factures suit une suite chronologique qui est continue. Une fois qu’il y a une rupture sur cette séquence, la facture ne sera pas recevable. Toutefois, il existe des exceptions à cette règle imposée par l’administration fiscale. Par exemple, vous pouvez utiliser le même numéro de facture pour établir des séries de factures distinctes.
Erreur de saisie de la TVA
Il arrive que l’entreprise omette d’indiquer dans la facture la TVA (connaissez-vous réellement la tva intracommunautaire ?) ou indique un mauvais taux. Dans ce dernier cas, l’entreprise doit rembourser à l’administration fiscale la différence entre le vrai taux et le mauvais taux mentionné dans la facture.
Remises et avoirs non indiqués
Toutes les remises et avoirs doivent être bien indiqués dans les factures pour que votre client puisse connaitre les bénéfices que vous lui accordez.
