Pour optimiser l’espace de votre bureau et réorganiser vos documents, il vous est fortement recommandé d’opter pour leur numérisation. Cet article vous montre comment faire afin d’obtenir des résultats satisfaisants.
Quelles sont les méthodes à adopter pour numériser vos documents ?
Inspirez-vous des méthodes suivantes pour que la numérisation de vos documents soit un succès.
Identifiez les documents à numériser
Il faut que vous ayez une idée précise du type de documents à numériser avant de sauter le pas. Il faut savoir qu’il y a des documents qui demandent une expertise spécifique, notamment les documents couleur et recto verso.
Préparez vos fichiers
Avant de procéder à la numérisation de documents, assurez-vous que vos documents soient prêts : sans épingle, ni trombones, ni reliures en spirale.
Numérisez vos documents
Il existe une large gamme d’applications et de logiciels pour numériser des documents si vous êtes en déplacement. En effet, les entreprises sont désormais en mesure d’envoyer des documents à numériser directement à partir de leurs appareils mobiles. Les imprimantes multifonctions et les scanners à plat peuvent proposer des services de numérisation abordables, mais aucun n’est souhaitable pour la numérisation à grand volume. Vous pouvez aussi externaliser la numérisation de vos documents afin d’éviter des risques relatifs à la numérisation interne à grand volume.
Stockez en toute sécurité vos documents numériques
Pour une sécurité optimale et une meilleure protection de l’environnement, l’externalisation de vos documents numériques pour le stockage est la meilleure étape suivante. Il vous est alors conseillé de faire appel à un service qui propose une rotation des bandes de données comprenant un audit complet de vos fichiers numériques, ainsi que la destruction des fichiers numériques conformément à la législation sur la protection des données.
4 conseils pour vous aider à numériser vos documents
Voici quelques conseils pour que la numérisation de vos documents soit réussie :
Mettez en place une stratégie de numérisation en continu
Grâce à une stratégie bien à jour, vous pouvez numériser les nouveaux documents au fur et à mesure que vous les recevez. C’est la solution idéale si vous devez conserver vos documents à des fins de conformité, sans y accéder le plus souvent.
Procédez à une évaluation du processus de préparation
Tout doit être correctement organisé afin d’optimiser la vitesse et la précision de numérisation de vos documents.
Assurez-vous que vos documents soient faciles d’accès
Assurez-vous que votre nouvelle solution de gestion de documents dispose d’un référentiel simple et sécurisé vous permettant de rechercher et de trouver facilement ce dont vous avez besoin. Déterminez vos besoins d’indexation dès le début du processus pour rendre votre transition vers la dématérialisation la plus transparente possible.
Faites vos recherches
Lorsque vous envisagez d’externaliser une conversion de fichier, vous devriez pouvoir visiter les installations du fournisseur de services de votre choix. Assurez-vous que l’entreprise dispose des capacités matérielles et logicielles nécessaires pour le travail. Il faut aussi qu’elle ait un personnel qualifié pour prendre en main votre projet d’archivage électronique de documents.
