Vous songez enfin à opter pour la numération de votre entreprise ? Bonne décision ! À notre époque, c’est presque devenu une obligation légale dans toutes les entreprises, et c’est aussi primordial pour rester compétitif. Toutefois, avant de se lancer dans ce genre de projet, il est primordial d’avoir des notions sur le sujet et de savoir tout ce que cela implique. Découvrez ici l’essentiel à connaître sur ce sujet.
En quoi consiste la numérisation des entreprises ?
La numérisation est la conversion d’éléments matériels en données numériques. Le projet national pour une numérisation inclusive fut présenté en septembre 2018 par le gouvernement. Ses premiers objectifs sont de lutter contre l’illectronisme et de permettre à chacun de bénéficier d’une formation ou d’un suivi dans ses usages numériques. Grâce à ces diverses formations, des professionnels comme ceux que vous trouverez sur le site https://www.sergroup.com/fr sont en mesure de guider les entreprises sur le chemin de leur transformation numérique. Pour une entreprise, deux défis de grande taille sont à relever pour une transition numérique optimale : la dématérialisation des documents généraux et la dématérialisation des factures.
La dématérialisation des documents
La dématérialisation des documents consiste à remplacer les documents et tout support matériel d’information par des fichiers numériques. Il ne s’agit pas de documents présents en petite quantité, mais de ceux qui se conservent en nombre conséquent et qui demandent du temps et de l’espace pour être stockés matériellement.
Pour réussir la dématérialisation des documents, il faut utiliser divers outils comme le RAD, le LAD, et l’OCR pour l’extraction des données ainsi que la création des flux dans un format précis, puis il faut également exploiter des outils de gestion électronique tels que le vidéocodage.
La dématérialisation de documents implique donc plusieurs étapes :
- la numérisation
- l’indexation
- l’archivage
- le versionnage
- et la certification
La dernière étape est très importante, car elle donne une valeur réelle aux documents. Cette importance s’accentue s’il s’agit de documents nécessitant une signature comme c’est le cas des factures.
La dématérialisation des factures
Aussi appelé numérisation des factures, ce procédé consiste simplement à changer le format papier d’une facture (entrante ou sortante) en format fichier numérique. Il fait partie intégrante du processus de dématérialisation des documents. Selon les dispositions en vigueur, il existe trois manières de créer des factures électroniques probantes. Vous pouvez donc soit utiliser un système de signature électronique sur un format PDF, soit échanger les factures grâce à des plateformes EDI. Vous pouvez aussi mettre en place un contrôle interne qui vous permettra de certifier que les factures sont légales (piste d’Audit Fiable).
Quels sont les avantages d’une telle dématérialisation ?
Grâce à la dématérialisation, le personnel d’une entreprise ne s’attarde plus sur des tâches chronophages à l’instar des fastidieuses photocopies. Cela permet de gagner du temps et de booster la productivité de l’entreprise. Ensuite, en plus de vous permettre de gagner plus d’espace, la dématérialisation permet aussi de réduire les dépenses liées à l’impression, à l’entretien des imprimantes et à l’achat d’encre. L’autre avantage de taille est que la dématérialisation est plus écologique. Moins il y a de papier, mieux se porte la nature.
