Le traitement des factures fournisseurs dans l’entreprise peut être une tâche fastidieuse pour vos employés. Cependant, grâce à la dématérialisation, vous avez la possibilité de réduire le nombre de tâches et les risques d’erreurs. Contrairement aux dossiers papiers, il est plus facile pour les employés de retrouver les factures fournisseurs dans les dossiers numériques. D’ailleurs, la dématérialisation a pour but d’optimiser la compétitivité et la productivité d’une entreprise.
Qu’est-ce que la dématérialisation des factures fournisseurs ?
La dématérialisation des factures fournisseurs consiste à supprimer le format papier au profit du format numérique (PDF ou JPEG). C’est un moyen également d’accélérer le traitement des factures au sein d’une entreprise. Par ailleurs, la dématérialisation permet de réduire les erreurs de saisie ou les oublis. Il faut noter que l’automatisation des factures peut être à la portée de tous les types d’entreprise (petits, moyens ou grands). Bref, la dématérialisation des factures a pour but de faciliter la gestion des factures fournisseurs au sein d’une entreprise.
La dématérialisation des factures fournisseurs est-elle obligatoire ?
La facture est un document important pour l’entreprise. Par ailleurs, la facturation électronique est devenue obligatoire pour certaines entreprises en France. Ainsi, les entreprises ayant comme client l’Etat ou une collectivité territoriale doivent dématérialiser leurs factures.
Comment dématérialiser les factures émises par les fournisseurs ?
En principe, la dématérialisation des factures fournisseurs fonctionne comme suit :
- la capture et l’enregistrement de la facture ;
- la vérification de la conformité ;
- l’imputation comptable ;
- la validation et le paiement ;
- l’archivage des factures.
Simplifier le traitement des factures fournisseurs
L’un des avantages de la dématérialisation est qu’elle offre un gain de temps considérable. En effet, les salariés peuvent désormais analyser les factures fournisseurs rapidement. De même, vous pouvez avoir accès à tous les documents, même à distance. Par ailleurs, les circuits d’approbation sont facilement mis en place, grâce à la dématérialisation. Ainsi, le traitement, la réception, la vérification, le paiement, l’archivage et l’envoi peuvent être réalisés en un temps record.
Diminuer les coûts opérationnels
Le traitement des factures dématérialisées permet de limiter les dépenses opérationnelles. En effet, l’impression des documents peut engendrer des coûts supplémentaires à l’entreprise. D’autre part, contrairement au traitement papier, les factures dématérialisées peuvent accroître la productivité de l’entreprise. Il faut noter que les documents d’entreprise doivent être stockés, pendant au moins 10 ans.
Etablir une relation de confiance avec les fournisseurs
A priori, le processus d’automatisation permet aux entreprises d’améliorer la gestion de leur relation client. En effet, les fournisseurs ont la possibilité de recevoir leurs factures rapidement. De plus, ils n’ont plus besoin d’attendre trop longtemps, avant que leur paiement ne soit validé. En tout cas, tout peut se faire via un logiciel. Ainsi, votre comptable n’aura plus du mal à organiser le paiement. En dématérialisant vos factures, vous pouvez voir les échéances de paiement à temps. Ceci est un moyen de renforcer votre relation avec les partenaires.
Une solution plus écologique (zéro papier)
La production de papier consomme beaucoup d’eau. En plus, la fabrication du papier produit des gaz à effet de serre, tout en incitant les hommes à abattre des arbres. Par contre, les factures en version numérique permettent de préserver l’environnement.
