La transformation digitale s’applique désormais à tous les secteurs de l’entreprise. Les tâches sont automatisées afin d’optimiser les processus au sein d’une organisation. L’automatisation de la paie se fait au moyen d’outils informatiques tels que le logiciel de paie. Ce dernier constitue une solution efficace pour calculer et gérer le paiement des salariés. La digitalisation des opérations de gestion des ressources humaines offre plusieurs avantages pour l’entreprise, parmi lesquels la réduction de la marge d’erreur. Découvrez dans cet article ce qu’il faut savoir sur le logiciel de paie et l’automatisation du paiement des salariés.
Qu’est-ce que l’automatisation de la fiche de paie ?
La gestion des rémunérations des employés de l’entreprise fait partie des principales missions du département RH. Les bulletins de paie sont calculés puis édités par le service des ressources humaines. Pour une entreprise qui compte plusieurs salariés, l’automatisation de la paie est indispensable si elle souhaite améliorer son processus RH. Pour ce faire, il faut intégrer un progiciel de gestion ou ERP. En effet, la gestion de paie nécessite beaucoup de concentration : la moindre erreur est préjudiciable aux finances de l’entreprise. Les responsables RH peuvent voir leur travail être allégé grâce à l’automatisation. Ils peuvent ainsi se focaliser vers d’autres missions, telles que le recrutement, le traitement des données personnelles des salariés ou encore la rédaction des contrats de travail.
Le logiciel de paie
Les avantages du logiciel de paie
Le logiciel de paie est un outil informatique qui permet de faire facilement ses bulletin de paie en ligne, et ce, pour tous les types d’entreprise (TPE, PME ou grandes entreprises). Il permet aussi d’effectuer les déclarations sociales obligatoires du salarié et les DSN. Les avantages d’une solution logicielle sont :
- la réduction du risque d’erreur, ce qui rassure les collaborateurs sur le montant de leur salaire (heures et tâches supplémentaires, avantages sociaux, taux de cotisations, impôts, congés payés) ;
- l’automatisation, qui permet aux salariés de recevoir leur rémunération en temps et en heure, selon le mode de paiement de leur choix ;
- une gestion maitrisée des nouveaux collaborateurs ;
- une plus grande transparence au niveau des comptes de l’entreprise. C’est un point important à prendre en compte dans la réalisation des audits par les expert-comptables ;
- la réduction des coûts liés au paiement des salaires ;
- la possibilité de consulter à tout moment son bulletin de paie en ligne ;
- la réduction des risques de double paiement.
La fiche de paie en ligne est soumise à une réglementation stricte que les dirigeants d’entreprise doivent respecter. Elle peut être consultée à tout instant par l’employé et l’entreprise peut la lui envoyer sous forme de fichier numérique.
Le fonctionnement du logiciel de paie
L’outil informatique est intégré à d’autres systèmes métiers de l’entreprise et s’occupe de procéder à la rémunération des collaborateurs. Ces derniers ont accès au logiciel afin d’éditer leurs informations personnelles et le mode de paiement qu’ils préfèrent (chèque, carte, dépôt direct). La configuration du logiciel peut être effectuée par un professionnel, mais il est recommandé qu’une personne en interne apprenne à le manipuler. Ainsi, les tâches seront simplifiées et le paiement se fera en conformité avec la réglementation fiscale et les lois financières. Le logiciel de paie peut être hébergé sur les appareils de l’entreprise (gestion monoposte) ou sur un cloud externe, en mode SaaS.
Les fonctionnalités proposées par un logiciel de paie
Le logiciel de paie doit être un outil facile à utiliser. Une interface fluide, intuitive et bien sécurisée constitue donc un grand atout. Il doit être accessible par les collaborateurs, depuis différents terminaux. Les principales fonctionnalités d’un logiciel de paie sont les suivantes :
- la business intelligence (saisie des variables de paie) ;
- l’édition des bulletins de paie, leur dématérialisation et leur archivage ;
- le reporting RH (édition de tableaux de bord) ;
- l’intégration des écritures comptables ;
- le suivi des salariés ;
- la réalisation des documents RH ;
- la budgétisation ;
- la sécurisation des données personnelles ;
- l’intégration aux autres systèmes métiers de l’entreprise.
Certains logiciels s’accompagnent d’une assistance fournie par une équipe d’experts. Ils se chargent de faire une veille juridique, de gérer les entretiens professionnels ou les notes de frais.
Les inconvénients du logiciel de paie
Le principal inconvénient du logiciel de paie est sans aucun doute son prix d’acquisition pour l’entreprise. L’investissement initial requis est de 1 500 à 2 500 €, sans compter le prix des différentes mises à jour. Pour faciliter son intégration aux autres systèmes métiers, le personnel RH doit se former à son utilisation. Dans le cas contraire, l’entreprise devra débourser des frais en maintenance et en réparation en cas de panne. Un autre inconvénient réside dans la conformité du logiciel avec la réglementation en vigueur. En effet, celle-ci ne cesse d’évoluer et la conception de la fiche de paie peut en être impactée. Il en résulte des erreurs qui relèvent alors de la responsabilité de l’entreprise.
