Les fondamentaux de la gestion des contrats

Apprenez les fondamentaux de la gestion des contrats.

• La gestion des contrats, c’est quand quelqu’un prend la responsabilité de gérer les contrats des employés ou des fournisseurs ou d’autres parties.
• Les gestionnaires de contrats ont besoin de connaissances juridiques pour diriger avec précision le processus de gestion des contrats.
• Pas toutes les entreprises ont établi des gestionnaires de contrats, mais les grandes entreprises de défense ou les entreprises qui travaillent fréquemment avec le gouvernement ont tendance à utiliser des gestionnaires de contrats.

La gestion des contrats est une forme de gestion négligée. Les managers interagissent fréquemment avec les employés, et certaines de ces discussions et situations concernent naturellement la rémunération. Certaines de ces conversations porteront sur la gestion des contrats. D’autres fois, les entreprises doivent gérer des accords contractuels avec d’autres entreprises. On n’en parle pas beaucoup, mais la gestion des contrats est un sujet important pour les entreprises. Si vous n’êtes pas sûr du fonctionnement du processus de gestion des contrats, il est important d’en comprendre les bases.  

Qu’est-ce que la gestion des contrats, et pourquoi est-elle importante ?

La gestion des contrats est le processus de gestion de la création, de l’exécution et de l’analyse des contrats afin de maximiser les performances opérationnelles et financières d’une organisation, tout en réduisant les risques financiers. Les organisations rencontrent une pression toujours plus forte pour réduire les coûts et améliorer les performances de l’entreprise. La gestion des contrats s’avère être un élément très chronophage de l’entreprise, ce qui facilite le besoin d’un système de gestion des contrats efficace et automatisé.

Les fondamentaux de la gestion des contrats

Lorsque deux entreprises souhaitent faire des affaires entre elles, un contrat spécifie les activités engagées par les deux organisations et les conditions par lesquelles elles rempliront chacune leur part de l’accord. Les contrats affectent la rentabilité des entreprises de manière très importante en raison de l’importance accordée aux recettes et aux dépenses.

Lorsqu’un contrat est mal formulé, une organisation peut perdre d’innombrables milliers de dollars pour une simple technicité qu’elle n’avait pas les ressources nécessaires pour identifier. Une gestion efficace des contrats peut finalement créer une relation commerciale puissante et ouvrir la voie à une plus grande rentabilité sur le long terme, mais seulement si elle est gérée correctement. Il est bon d’inclure un service juridique ou un avocat dans les discussions sur la gestion des contrats. La formulation précise des contrats est cruciale pour la gestion des contrats.

La gestion des contrats s’applique également à la gestion des différents contrats avec les freelances ou les employés. Ceux-ci nécessitent parfois une gestion et des modifications qui aident les deux parties.

Généralement, la gestion des contrats implique quelques étapes clés. Il y a les premières étapes ou la phase de pré-attribution. C’est tout le travail qui a lieu avant qu’un contrat soit donné à quelqu’un, que ce soit une entreprise ou un employé. La phase intermédiaire est celle de l’attribution du processus. Elle comprend toutes les formalités administratives nécessaires pour rendre l’accord définitif. Troisièmement, il y a l’étape post-attribution. C’est là qu’intervient une grande partie de la gestion et de la maintenance des contrats.

Ces trois étapes de base sont une façon simple d’envisager la gestion des contrats en trois phases, mais le processus est plus compliqué que cela et peut être envisagé en plus d’étapes selon le degré de détail de votre vision. Nous aborderons plus tard une vue plus approfondie du processus.

Éléments d’une gestion de contrat réussie

Il ne suffit pas qu’une organisation ait des professionnels en place pour s’occuper de la gestion des contrats. Les employés doivent être complétés par la présence de processus et de compagnons logiciels pour satisfaire les besoins croissants de conformité et d’analyse. Lorsqu’une stratégie de gestion des contrats est mise en œuvre avec succès, les organisations peuvent s’attendre à voir :

• Les avantages commerciaux et les retours financiers attendus se concrétisent.
• Le fournisseur est coopératif et réactif aux besoins de l’organisation.
• L’organisation ne rencontre aucun litige contractuel ni aucune surprise.
• La prestation de services est satisfaisante pour les deux parties.

Activités qui composent une bonne gestion des contrats

Les fondements de la gestion des contrats reposent sur la mise en œuvre d’activités réussies après l’attribution et en amont. Au cours de l’étape précédant l’attribution, les employés doivent se concentrer sur la raison de l’établissement du contrat et sur la question de savoir si le fournisseur peut remplir les conditions de l’accord.

Il faut également comprendre comment le contrat fonctionnera une fois attribué. Pour éviter les surprises non désirées, il faut effectuer des recherches minutieuses et clarifier l’objectif du contrat proprement dit.

La gestion des contrats exige un niveau de flexibilité pour les deux parties concernées et une volonté d’adapter les termes du contrat pour refléter tout changement de circonstances. Les problèmes sont inévitables, ce qui signifie que les organisations doivent être préparées à l’inattendu et être en mesure d’ajuster les termes du contrat si nécessaire.

Quelles sont les étapes du processus de gestion des contrats ?

Bien que la gestion des contrats comporte de nombreuses composantes, nous pouvons résumer le processus en le décomposant en cinq étapes claires : création, collaboration, signature, suivi et renouvellement.

Nous pouvons en outre identifier les étapes individuelles au sein des étapes. Au total, nous pouvons décomposer le processus en neuf étapes, chacune d’entre elles contribuant à l’une des cinq étapes primordiales. Cela facilite la gestion de la crise de fin de trimestre qui a tendance à se produire lorsqu’il est temps de passer une nouvelle série de contrats. Voici les étapes de chaque stade:

Création

1. Demandes initiales. Le processus de gestion des contrats commence par l’identification des contrats et des documents pertinents pour soutenir l’objectif du contrat.

2. Rédaction des contrats. La rédaction d’un contrat à la main est une activité qui prend du temps, mais grâce à l’utilisation de systèmes automatisés de gestion des contrats, le processus peut devenir assez rationalisé.

Collaboration

3. Négocier le contrat.Après avoir rédigé le contrat, les employés doivent pouvoir comparer les versions du contrat et noter les divergences afin de réduire le temps de négociation.

Signature

4. Approbation du contrat.L’obtention de l’approbation de la direction est l’étape où la plupart des goulots d’étranglement se produisent. Les utilisateurs peuvent lutter de manière préventive contre ce problème en créant des flux d’approbation sur mesure, y compris des approbations parallèles et en série pour faire avancer les décisions à un rythme rapide.

5. Exécution du contrat. L’exécution du contrat permet aux utilisateurs de contrôler et de raccourcir le processus de signature grâce à l’utilisation de la signature électronique et de la prise en charge des fax.