En tant que jeunes start-ups ou petites entreprises, il existe une solution pour vous éviter les étapes de facturation. Il s’agit des logiciels de facturation. Ils possèdent différentes fonctionnalités et des options spécifiques pour faciliter votre gestion d’entreprise. Nous vous proposons de les découvrir.
Les fonctionnalités de base pour un bon logiciel de facturation en ligne
L’édition complète d’une facture
Pour les auto-entrepreneurs, le processus de facturation peut être chronophage. Le logiciel de facturation aide à gagner du temps en prenant en charge toutes les étapes. En général, il permet de créer, d’éditer et d’automatiser l’envoi des documents. Un bon logiciel de facturation en ligne tel que jlogiciels.fr s’occupe également des opérations suivantes :
- la création de devis ;
- la validation du devis ;
- l’envoi du bon de commande.
Le logiciel de facturation vous propose un modèle de facture avec les mentions obligatoires. Cela vous permettra de facturer vos services en toute simplicité. Certains logiciels peuvent être associés à votre logiciel de comptabilité. En plus d’accélérer la création des devis et factures, cela facilite les écritures comptables.
L’analyse des données
Outre la création des factures et devis, le programme de facturation est un réel tableau de bord. Ce logiciel offre la possibilité de faire un suivi des encaissements des clients. Il aide à visualiser l’avancement de votre trésorerie ainsi que de votre chiffre d’affaires. Les tableaux de bord permettent d’établir un comparatif entre le montant facturé et celui encaissé. Un bon logiciel fait le calcul de la marge. Cet outil virtuel peut exporter les journaux comptables. Pour un auto-entrepreneur, c’est un moyen de centraliser les documents commerciaux. Si vous avez un expert-comptable, le logiciel ne remplace pas son travail, mais évite les erreurs.
La gestion de clients
En e-commerce, la gestion des clients est indispensable pour le bon fonctionnement de votre activité. Les données de la clientèle sont regroupées dans votre logiciel de facturation pour assurer un gain de temps. Chaque client possède un compte pour vous offrir un historique de son activité dans votre entreprise. Il s’agit d’une gestion des contacts qui renforce la relation avec lui. Ce compte-client comprend également les factures que vous avez envoyées. Cela permet de noter les taux de TVA et les conditions tarifaires. Un bon logiciel dispose d’un CRM intégré. Il assure l’exportation des données en format PDF, Excel ou autre. La dématérialisation garantit une réduction des coûts liée à la facturation.
Le système de relance
L’outil de gestion de facturation sert aussi à relancer les factures impayées. Le logiciel possède un planning sur les délais de paiement des clients. Le système vérifie les paiements une fois l’échéance dépassée. Il vous envoie une notification des impayés. Cela vous permet d’envoyer les relances. Certains logiciels assurent des relances automatiques. Vous rédigez une lettre de base à envoyer en cas de retard de paiement. Le moment venu, le logiciel se charge de l’envoi. Vous pouvez vérifier les paiements directement sur vos comptes bancaires. De ce fait, il est important que votre logiciel de facturation possède un rapprochement bancaire. Une autre notification est envoyée à l’encaissement des factures.
Les plus du parfait logiciel de facturation
La sécurité doit être au centre de votre logiciel de facturation. Il s’agit du respect des réglementations de base lors de la facturation. Un bon logiciel en ligne est certifié. Il doit être conforme à la loi anti-fraude. Cela assure que les documents comptables soient en accord avec la législation. Un autre petit plus concerne l’application mobile. Elle vous permet d’accéder à votre tableau de bord à tout moment. Que vous soyez en vacances ou en voyage d’affaires, vous aurez la possibilité de consulter votre logiciel. Vous y avez accès sur tablette ou sur votre smartphone. L’option de la signature électronique est aussi un atout. Elle optimise votre productivité en évitant le temps d’attente et les allers-retours.
La personnalisation du logiciel en ligne
Pour vous assurer de trouver un bon logiciel de facturation, l’idéal est d’opter pour la personnalisation. Quel que soit votre secteur d’activité, le logiciel s’adapte à vos besoins. Pour les petites entreprises, c’est la meilleure solution pour assurer la productivité. Pour les artisans et les commerçants, vous pouvez choisir les fonctionnalités. Le logiciel de facturation sur mesure peut être modifié pour créer votre propre espace personnel. En plus des modèles de facture de base, vous pouvez modifier les colonnes et les tableaux. Il est possible de créer un logiciel qui s’adapte à votre activité et à vos clients.
Les critères de choix pour trouver le meilleur logiciel
Avec le grand nombre de logiciels sur le marché, il est souvent difficile de faire un choix. Nous conseillons de baser votre recherche sur la compatibilité du logiciel. Pour le bon fonctionnement de votre entreprise, il est possible que vous utilisiez plusieurs applications. Cela peut être un outil de gestion commerciale ou de gestion de stock. L’ergonomie du logiciel est un point à analyser. Il faut un logiciel facile d’utilisation. C’est important si vous êtes débutant dans la comptabilité et la facturation. Il doit être intuitif et fonctionnel.
