La gestion d’inscription à un événement est une étape cruciale de l’organisation d’un séminaire, d’une conférence ou de tout autre événement où les participants doivent s’inscrire. Trop d’organisateurs négligent cette étape alors qu’une petite erreur à ce niveau suffit pour le jour J devienne un véritable cauchemar. Cela aurait évidemment un impact négatif inestimable sur le déroulement de l’événement en question. Si vous êtes en pleine organisation d’une conférence ou autre, voici quelques conseils pour résoudre le casse-tête des inscriptions.
Gestion inscription événement : recourir à une plateforme dédiée
Il existe actuellement de nombreux outils spécifiques de gestion d’inscription pour un événement. Ce serait dommage voire imprudent de ne pas y avoir recours, quel que soit le type ou l’envergure de la manifestation que vous préparez. Ces outils ont été pensés pour des inscriptions rigoureuses sans doublons, sans paiement en trop par rapport au nombre de places, etc.
Bien entendu, tous les outils de gestion d’inscription pour un événement ne se valent pas. Il faudra en comparer plusieurs pour trouver celui qui répond le mieux aux besoins de votre événement, selon ses propres caractéristiques. Et chaque outil présente également un atout qui le différencie des autres. Eventmaker mise par exemple sur la conversion des contacts en visiteurs qualifiés. Le formulaire est conçu pour ne pas perdre les visiteurs dans le parcours d’inscription. Dans cette optique, l’outil se base sur les caractéristiques de la communauté ciblée à travers des données objectives et quantifiables relatives aux objectifs de l’événement. D’autre part, le marketing automation est mobilisé pour éviter le no show et garantir que les participants inscrits se déplacent effectivement le jour J. Il s’agit là d’un grand challenge parce que toutes les étapes sont mesurées sur des données qualifiées. Les champs du formulaire sont évidemment personnalisés en fonction des spécificités de l’événement.
Tous ces moyens n’ont qu’un objectif, augmenter le nombre de visiteurs qualifiés pour faire plus de rencontres, plus de business et plus de bénéfices, tout simplement. Et bien entendu, le système présenté ici n’est qu’un exemple parmi de nombreux autres outil de gestion d’inscription à un événement. À chaque organisateur de trouver l’outil qui répond le mieux à ses propres problématiques. D’ailleurs, notez que les événements virtuels, qui ont un énorme sont aussi concernés par ces solutions de gestion d’inscription.
Une gestion de l’inscription et bien plus encore
La gestion de l’inscription à un événement est primordiale pour le bon déroulement d’un event corporate, d’un salon, d’une conférence ou autre, mais ce n’est absolument pas le seul point sur lequel les organisateurs doivent se concentrer. En règle générale, les logiciels de gestion des inscriptions proposent des outils annexes pour d’autres actions :
- Création d’un mini-site spécialement pour l’événement afin d’en optimiser la visibilité à condition évidemment de le créer selon les exigences des technologies actuelles.
- Publication du programme de l’événement en ligne, à la disposition des internautes. En détaillant les sessions et en présentant les sponsors, les intervenants, etc., vous pourrez aider les contacts à se convertir en visiteurs qualifiés.
- Présentation des intervenants à travers un espace de visibilité leur permettant de détailler leurs activités, leur parcours, leurs offres, etc.
- Utilisation de systèmes d’emailing personnalisables et dynamiques qui améliorent aussi la communication à travers des contenus uniques pour les invitations, les relances, les confirmations, etc.
En tout cas, de la gestion des inscriptions à la création d’un mini-site dédié spécialement à l’événement en passant par toutes les autres étapes présentées dans ce guide, tout doit concorder pour que l’événement se déroule dans les meilleures conditions. Et si le travail « humain » peut présenter certaines limites (contraintes de temps, budget, etc.), les logiciels et autres outils technologiques sont plus pointilleux et plus rapides. D’ailleurs, les innovations technologiques sont de plus en plus perfectionnées. Soyez à l’affût de tout ce qui peut améliorer l’organisation de vos événements.
