L’automatisation des processus présente l’énorme avantage de vous faire gagner du temps dans la gestion des tâches au sein de votre entreprise. Celle-ci devient par conséquent plus agile, plus efficace et plus productive. Découvrez les workflows pour automatiser votre gestion de projet.
Automatisez votre gestion des tâches
Le principe de base du workflow consiste à rendre automatiques les travaux de différentes sections dans l’entreprise. Il s’agit d’une modélisation qui définit des circuits en prenant en compte les processus, les acteurs impliqués et les délais impartis pour les tâches. Les outils de gestion workflow incluent des fonctionnalités de relance et de validation d’étapes qui donnent la possibilité à tous les acteurs de rester informés de l’évolution du projet.
Comme cela est expliqué par My Flow, cette solution de gestion automatisée vise à confier à chaque intervenant une ou plusieurs tâches et à en assurer le suivi à travers l’envoi de notifications intuitives à l’équipe. De manière générale, un tableau de bord renseigne sur l’état des tâches, les points de blocage et les solutions disponibles. Elle aide également à réduire les erreurs parce que la routine peut entraîner des négligences chez l’humain. Les process automatisés ne sont en revanche pas sujets à ce défaut. Les workflows aident ainsi à fluidifier et à améliorer l’efficacité et le rendement de votre entreprise.
Mettez en place des filtres et des règles pour automatiser vos notifications par email
À l’origine, le filtrage permet de distinguer les spams et de les ranger dans un dossier ou de les supprimer automatiquement. Il est toutefois possible suivant les fournisseurs de créer d’autres filtres afin de faciliter la tâche à votre service informatique, par exemple en ce qui concerne l’arrivée des emails indésirables dans votre boîte de réception. Dès lors, le filtrage consiste à trier la boîte de réception en fonction de critères de classification prédéfinie. Le principe est basé sur l’utilisation d’un protocole de détection de l’origine d’un message entrant afin de le catégoriser.
Les filtres analysent en effet les informations contenues dans l’email pour lui attribuer un groupe. Il s’agit principalement de l’en-tête, du nom de l’expéditeur, du contenu et des mots clés qu’il contient. En entreprise, cette fonctionnalité donne la possibilité d’optimiser le marketing automation grâce aux relances ciblées qu’elle permet d’effectuer à l’endroit des prospects. En fonction de l’origine de l’email et de son contenu, les outils d’automatisation déterminent le message préétabli à envoyer en réponse. Cela facilite grandement le travail de votre équipe marketing qui peut désormais s’occuper des ventes spécifiques.
Automatisez l’organisation de vos fichiers
L’automatisation de l’organisation des fichiers et des dossiers consiste à créer des classeurs sur un logiciel de stockage et de partage tel que Dropbox ou Google Drive afin d’y uploader vos documents. Cela facilite la collaboration entre les différentes sections de votre entreprise. Les fichiers sont contenus dans une base de données unique accessible à tous ceux qui disposent des accès. Cela suppose également que ces fichiers et dossiers sont accessibles à des personnes extérieures. Cette option est intéressante lorsque vous avez externalisé certains de vos services. Elle permet de rester synchrone et de centraliser les informations afin de coordonner les prises de décision.
Il est par ailleurs possible de hiérarchiser les dossiers et par conséquent d’en faciliter l’exploitation. N’importe lequel de vos collaborateurs peut s’y retrouver s’il maîtrise les règles de stockage établies au sein de l’entreprise. Enfin, ces systèmes de gestion automatisée des fichiers présentent l’avantage d’être intemporels et détachés des serveurs internes. Vous pouvez ainsi accéder à vos documents depuis n’importe quel terminal avec l’assurance qu’ils ne seront pas perdus ou corrompus.
Comment automatiser votre communication ?
L’automatisation de la communication d’une entreprise ou marketing automation consiste à rendre autonome les processus d’acquisition, de gestion, de conversion et de fidélisation des prospects. Elle s’effectue en plusieurs étapes, de la définition du design du workflow à l’analyse de données collectées, en passant par la création des contenus et des formulaires. L’automatisation de votre communication commence par la création d’un flux de tâches qui se déclenche suite à une action spécifique. Cela implique la définition d’un canal de vente cohérent et l’utilisation des outils de conversion les plus efficaces.
Il faut ensuite catégoriser vos personas afin de proposer à chacun d’entre eux un tunnel de vente adapté à son profil. Cela peut se faire en fonction du sexe, de l’origine, des centres d’intérêt ou encore de la profession, etc. Il est par ailleurs impératif de proposer des formulaires intéressants pour récupérer des coordonnées de vos prospects. Ces données sont utilisées par les outils d’automatisation dans le but de rendre opérationnel votre workflow. Enfin, il faut choisir des outils adaptés à vos besoins pour l’automatisation de votre communication. Vous pouvez pour cela consulter des guides de comparaison des différentes technologies de marketing automation qui existent. Cela vous aidera à évaluer les forces et les faiblesses de chacune d’elles pour effectuer un choix pertinent.
