L’open-space est désormais très célèbre dans les entreprises et est un incontournable du coworking. Ce style d’aménagement a en effet de nombreux avantages et facilite surtout la communication et le travail en équipe. Cependant, il n’est pas sans limites. L’open-space est pointé du doigt, car jugé peu propice à la concentration et à la productivité. Toutefois, il n’est pas nécessaire de faire un retour vers les bureaux privatifs. Il suffira en effet de trouver des solutions adaptées pour rendre plus agréable l’ambiance de travail en open-space. Découvrez sans plus attendre nos 7 conseils pour favoriser la concentration.
Pensez aux cabines acoustiques
Open-space rime avec sonnerie de téléphones, appels téléphoniques, discussion entre collègues, bruit de photocopieuse, etc. En d’autres termes, l’open-space n’est pas vraiment le meilleur choix pour les employés qui ne jurent que par le calme. Les premières solutions pour remédier à ces problèmes sont les cabines acoustiques. Cet outil révolutionne de plus en plus le travail.
Concrètement, la cabine acoustique favorise une isolation sonore et parfois physique. Ces cabines acoustiques permettent en fait de passer des appels téléphoniques sans craindre de déranger son entourage ou de s’isoler quand un travail est urgent. Avec les cabines acoustiques, vos collaborateurs pourront s’isoler des bruits et pourront gérer plus rapidement et efficacement les dossiers urgents. Une bonne alternative à la salle de réunion. Certains modèles peuvent accueillir jusqu’à 4 personnes et sont donc parfaits pour les réunions ou travail en équipe aux heures de travail. C’est donc le choix idéal pour des rendez-vous avec des clients ou partenaires.
Les cabines acoustiques remplacent bien les casques antibruit qui sont très connus dans le monde de l’open-space. De même, les employés n’ont plus besoin d’utiliser le panneau « ne pas déranger » quand ils auront besoin de calme. La productivité sera donc optimisée.
Différentes sortes de cabines
Ces cabines sont proposées sous de nombreux modèles. Vous n’aurez qu’à choisir en fonction de vos besoins et de l’espace disponible. De plus, certaines cabines acoustiques sont très ergonomiques et possèdent des accessoires : chargeur sans fil, ventilation, éclairage LED, détecteur de présence, etc. Cependant, il y a des cabines acoustiques qui sont uniquement installées pour passer un appel téléphonique personnel ou confidentiel en toute quiétude.
Misez sur l’aménagement et fournissez des équipements pour étouffer les bruits
L’open-space appelle à la convivialité, facilite les échanges, mais on lui reproche son manque d’intimité. En fait, de nombreux employés ne sont pas à l’aise à l’idée de travailler avec le regard des autres, ce qui a tendance à déconcentrer la plupart d’entre eux. Pour ce problème, vous pouvez revoir l’aménagement de l’espace de travail et intégrer des outils utiles.
Vous pourrez par exemple, opter pour un absorbant phonique, une cloisonnette acoustique pour bureau ou un panneau à isolation phonique. Ces outils seront utiles pour absorber les bruits. Vous pourrez également prévoir des espaces de travail à l’écart, comme les cabines et mobilier acoustique. De plus, vous pouvez fournir des accessoires pour travailler. Il s’agit entre autres du drapeau « ne pas déranger », du casque antibruit ou des écouteurs. Toutefois, il faut choisir des équipements de qualité, pour préserver l’audition de vos employés. Enfin, pensez à l’isolation acoustique du sol, du plafond et des murs pendant l’aménagement de l’espace de travail.
Instaurez des règles de travail
Trouver les équipements de dernière génération ne suffit pas toujours. Pour mieux travailler en équipe, il est important d’instaurer des règles de bonne conduite, car le respect mutuel est la base de toutes collaborations fructueuses. Incitez par exemple vos employés à éviter toutes sources de distractions. Il faudra par exemple : mettre les téléphones sous vibreur, se mettre à l’écart pour prendre des appels, éviter de faire du bruit, d’interpeller ou de manger dans l’open-space. Il faudra surtout faire preuve d’empathie tout en étant discret.
Pensez aux cycles de travail
Instaurer des cycles de travail est également une bonne alternative pour favoriser la concentration en open-space. Pour ce système, la journée de travail sera organisée de sorte à avoir des heures de travail rigoureuses et des heures de discussion en équipe. Toutefois, bien qu’efficace, ce mode de travail a quelques limites.
Et pour cause, tout le monde n’a pas le même rythme de travail, et le cycle peut empiéter sur les heures productives des uns. Cependant il faut quand même noter que lorsque le cycle de travail est respecté et convient à tout le monde, la productivité des employés est décuplée. Cette méthode de travail doit connaître l’adhésion de tout le personnel pour que cela fonctionne réellement.
Éloignez les équipements de travail qui génèrent du bruit
Les sons et les bruits sont les ennemis redoutés par la majorité des travailleurs en open space. Même s’il est possible d’utiliser de nombreux accessoires comme les casques anti bruit, les écouteurs intra auriculaires, ou autres pour se couper du reste du monde, il est encore mieux de s’attarder sur les causes ou les sources de bruit. Essayez donc d’éloigner la photocopieuse, l’imprimante et la machine à café de l’espace de travail et de leur trouver une pièce dédiée.
Aménagez un espace de discussion en dehors de l’open-space
Chuchotement, discussions aux heures de travail sont légion en open-space. Bien qu’étant les principales causes de la baisse de productivité et de concentration, les conversations sont inévitables. Alors, la solution sera donc de dédier et d’aménager des coins particuliers pour les échanges et discussions entre employés ou clients. L’open-space restera donc un cadre propice au travail, et la cohabitation ne sera plus un problème à la concentration. Le mobilier acoustique sera donc le bienvenu pour atténuer les bruits et agrémenter la déco.
Tenez compte des avis du personnel
Ce dernier point est le plus important de tous. Mettre vos collaborateurs dans de bonnes conditions est très important pour avoir des résultats satisfaisants. Cependant, pour la bonne marche des activités, pour encourager le personnel, vous devrez les impliquer au maximum. Il est donc important de demander leurs avis. N’hésitez pas à les questionner pour trouver la meilleure formule. Leurs idées seront très utiles pour trouver les solutions idéales. Après tout, ce sont ces derniers qui utilisent l’espace de travail.
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