Organiser un congrès est un marathon, pas un sprint. Voici quelques conseils sur l’organisation d’un congrès et de symposium. Pour réussir un événement, il faut penser à chaque étape du processus : les ressources dont vous aurez besoin et la charge de travail estimée. Vous devez prévoir suffisamment de temps pour tout faire à temps et il est conseillé de laisser une marge de manœuvre autour des échéances.
Formulez votre stratégie événementielle
Que vous organisiez un congrès universitaire ou la 75e assemblée annuelle d’une association, la première étape dans l’organisation de l’événement consiste à définir ce que vous espérez réaliser. En déterminant dès le départ ce que vous espérez réaliser en organisant un congrès, vous pourrez différencier votre événement des 200 000 autres. Pour ce faire, utilisez un modèle de stratégie d’événement pour permettre à votre équipe de rester concentrée sur ce qui compte vraiment.
Utilisez la bonne technologie
Un logiciel de conférence n’est pas un complément. Cela devrait faire partie de l’organisation elle-même. Un outil performant permet de limiter les tâches manuelles, d’améliorer la collaboration entre les équipes et vous fera également économiser de l’argent à long terme. Des logiciels libres tels que Slack pour la messagerie de projets et Skype pour les appels vidéo de groupe peuvent vous aider à mettre fin aux problèmes de communication, qui peuvent ralentir le processus d’organisation. Quant à la gestion des tâches associées à l’organisation d’un congrès et d’un symposium, des logiciels tels qu’Asana pour la gestion de projets et Trello pour la gestion des tâches peuvent vous aider à rester actif.
Savoir déléguer
Si vous n’êtes pas un professionnel de l’événementiel et que c’est la première fois que vous organisez un congrès, envisagez de vous faire aider par un organisateur de conférence professionnel. Cela vous permettra d’éviter les imprévus et de vous assurer que tout se passe comme il se doit. En outre, il est également important de s’entourer d’une équipe professionnelle et de savoir déléguer les différentes taches.
Fixer le budget à l’avance
Contrairement à la plupart des événements d’entreprise ou destinés aux consommateurs, l’organisation d’une conférence ne vise généralement pas à générer des bénéfices, mais de partager un concept. Ainsi, la création d’un budget détaillé est une partie vitale du processus d’organisation d’un congrès. Avant tout chose, développez une image aussi claire que possible de vos revenus et de vos dépenses. Toutefois, sachez qu’il peut y avoir beaucoup d’approximations et que votre budget changera au fur et à mesure que la planification de votre conférence progressera. Alors, commencez prudemment et redimensionnez au fur et à mesure.
Et n’oubliez pas que les frais d’inscription ne sont pas la seule source de revenus pour votre événement. Créez des offres de parrainage et examinez si des fonds sont disponibles. Vous pouvez également consulter vos dépenses et rechercher des moyens d’économiser de l’argent, sans perdre de vue l’importance de créer une expérience positive pour vos délégués le jour même.
L’organisation de congrès et symposium nécessite beaucoup de préparations surtout si les invités viennent de loin, ces quelques conseils vous aideront à bien vous préparer.
