Les séminaires d’entreprise sont des évènements importants qui permettent de favoriser la cohésion au sein de votre équipe. Pour faire de cet évènement d’entreprise une réussite totale, il faudrait tout d’abord bien choisir la date, à laquelle vous voulez l’organiser. Ensuite, le choix du lieu doit être également judicieux pour permettre à tous vos collaborateurs de se réunir dans de meilleures conditions.
Choisir un lieu difficilement accessible ou éloigné
Le premier piège à éviter consiste à ne pas choisir un lieu qui peut être facilement accessible pour tous les collaborateurs. D’ailleurs, c’est pour cette raison qu’il faut privilégier les endroits proches d’un aéroport. Un endroit trop éloigné ou difficile à trouver, rendra le voyage des collaborateurs difficile, surtout lorsqu’il n’y a aucun transport en commun dans les entourages. « Lidéal est de trouver le juste équilibre entre l’accessibilité de la salle par rapport à l’aéroport et l’originalité du lieu afin de déconnecter facilement les collaborateurs de leur environnement habituel » nous précise le propriétaire de Sporting Works, spécialiste en location de séminaire à Blagnac, situé proche de l’aéroport (Toulouse).
Qu’est-ce qu’un séminaire d’entreprise ?
Un séminaire d’entreprise est un évènement, pendant lequel les collaborateurs pourront se réunir pour se partager des points de vue nécessaires au développement de l’entreprise. En principe, cet évènement doit se passer en dehors des locaux de travail. Ainsi, vous avez la possibilité de préparer plusieurs activités.
Comment organiser un séminaire d’entreprise ?
Vous pouvez faire appel à un organisateur d’évènement ou préparer l’évènement vous-même. Toutefois, si vous voulez gagner plus de temps et être plus tranquille durant le séminaire, il est préférable de recourir aux services d’un prestataire. Ce dernier pourra vous accompagner du début jusqu’à la fin de l’évènement.
Ne pas définir de thématique
L’une des erreurs à éviter lors d’une organisation de séminaire est de ne pas définir de thématique. En effet, sans cette dernière, vos employés ne seront pas assez motivés pour assister à la réunion. Ainsi, vous devez en choisir une afin de les inciter à vivre une expérience hors du commun. Pour ne pas mettre les invités mal à l’aise le jour J, communiquez-leur à l’avance s’ils doivent, par exemple, se mettre en tenue de sport et porter des chaussures de marche (si vous avez envisagé d’organiser une activité).
Choisir des dates inappropriées
Généralement, un séminaire d’entreprise se déroule pendant plusieurs jours, surtout lorsqu’il a lieu dans une autre région ou à l’étranger. Ainsi, certaines entreprises choisissent de l’organiser durant un week-end. Pour cela, vous devriez vous référer au calendrier. Il vous sera ainsi possible de tenir compte de certaines dates, telles que :
- les jours fériés et les ponts ;
- les périodes de vacances scolaires ;
- les dates d’élection ;
- ou les autres évènements nationaux.
Par ailleurs, il est impératif de prévenir vos collaborateurs quelques semaines à l’avance, afin qu’ils puissent arranger leur emploi du temps. Il faut également éviter de l’organiser à une période de surcharge de travail. Par conséquent, le mieux est de choisir une date qui convient à tout le monde.
Allonger inutilement la durée du séminaire d’entreprise
Que ce soit pour un séminaire d’entreprise ou un team building, l’important est de pouvoir établir vos objectifs avec tous les participants. D’ailleurs, un séminaire d’entreprise bien organisée peut se dérouler en une seule journée. Soyez donc précis et brefs durant les prises de paroles. Vous devriez garder en tête qu’en début de séjour, les personnes sont beaucoup plus productives. Par ailleurs, vous devez établir et partager un planning précis qui comprendra :
- les heures de conférences et d’activités ;
- les temps de pause et de déjeuner ;
- les imprévus.
Attendre le dernier moment pour préparer l’évènement
Comme tout évènement d’entreprise, l’organisation d’un séminaire requiert certains préparatifs. Ainsi, vous devez :
- trouver une salle ou un espace atypique pour réunir les collaborateurs ;
- préparer le séjour des participants (réserver un hôtel ou une voiture) ;
- chercher un traiteur ;
- lancer les invitations.
Il vous faut au moins 3 mois pour planifier tout cela.
Ne pas tenir compte des attentes des participants
Dans une équipe, il y a certainement des jeunes et des moins jeunes. Ainsi, afin de rendre vos séjours plus intuitifs et mémorables, vous pouvez, par exemple, demander aux participants de proposer des activités à faire sur place. Cela permettra de favoriser la cohésion de vos équipes.
Ne pas confirmer la venue des participants
Dans le cas où vous avez confié l’organisation du séminaire à un spécialiste, il est important de lui communiquer le nombre de participants, ainsi que la durée de votre séjour. Cela contribuera à la réussite de votre évènement.
Ne pas déterminer un budget
L’organisation d’un séminaire peut entraîner plus de dépenses pour une entreprise. Ainsi, il est très important de définir votre budget bien à l’avance. Cela permettra de trouver plus facilement un endroit adapté à ce dernier et fixer rapidement une date. Les principales dépenses concernent généralement le transport, l’hébergement, la restauration, la location de salle et les activités potentielles.
