À l’ère du digital, la numérisation des documents devient nécessaire pour les entreprises. Cela leur permet de faire face à la concurrence, d’assurer leur performance et de faciliter leur processus de fonctionnement. Cependant, il faut aussi tenir compte de leur mode d’archivage. Mis à part le côté législatif c’est tout un système qui s’articule autour de l’archivage des documents version numérique. Quels en sont les réels enjeux ? Pourquoi faut-il archiver les documents numériques ? Et comment bien faire ? Voici des éléments de réponses.
Archivage électronique et numérisation, des obligations légales ?
Dans le cadre de ses activités, une entreprise est tenue par la loi d’archiver certains de ses documents. La loi de finance de l’année 2016 préconise par exemple une numérisation de toutes les factures émises et reçues, ainsi que la conservation de ces documents comme preuve de paiement. À cela s’ajoutent les diverses paperasses administratives pour le fonctionnement de la société qui nécessite un système d’archivage optimal. Cette démarche a été mise en place dans l’optique d’accéder à certaines informations à tout moment sur une période définie.
Ici, il convient de préciser que la numérisation ne consiste pas uniquement à transformer un document physique en version électronique puis le conserver dans un disque dur. Il faut un document numérisé avec une valeur probante. Cela signifie que la source est fiable, que le document est intègre et certifié, mais surtout qu’il a une valeur juridique avec une sécurité d’archivage prédéfinie. En allant sur www.numeria.fr vous trouverez toutes les informations requises pour procéder à la numérisation de vos documents et à l’archivage électronique. Des personnes certifiées vous accompagneront dans vos projets de numérisation et d’archivage.
Une numérisation avec une valeur probante
Des professionnels se spécialisent dans le processus de numérisation des documents d’entreprises. Ils aident PME et grands groupes à archiver numériquement leurs dossiers afin qu’ils aient de la valeur. Le fait de faire appel à ce genre de service est incontournable pour la qualité et la fiabilité de vos archives. En effet, puisque les documents que vous allez archiver sont assez sensibles (actes notariés, factures, assurances, déclaration d’impôts, etc.) vous aurez besoin de spécialiste pour que toutes vos archives aient une valeur dite « probante ». Cette démarche entre dans le processus de transformation numérique et elle implique que leur origine et leur intégrité ont été vérifiées, mais qu’ils sont aussi recevables juridiquement.
C’est notamment à cause des vérifications et des consultations antérieures que la numérisation et l’archivage sont indispensables. À titre d’exemple, certains documents sociaux comme le registre personnel et les contrats de travail doivent être conservés environ 5 ans. Les documents d’assurance, quant à eux, s’archivent durant une décennie environ. Il convient donc de les archiver, mais surtout de sécuriser leur conservation pour éviter qu’ils ne se perdent ou ne s’usent.
Archivage et numérisation : pour une optimisation interne de l’entreprise
La numérisation est également incontournable pour le fonctionnement interne d’une entreprise. Tous les documents doivent exister en version électronique afin qu’ils puissent être accessibles en interne. Pour plus de performance, les collaborateurs d’un même groupe doivent pouvoir, accéder, consulter et partager des informations dans des documents. D’où l’intérêt d’un archivage minutieux et bien organisé.
