L’une des principales caractéristiques des professions libérales est la totale indépendance dont les acteurs bénéficient. La majorité des personnes qui décident de travailler en libéral n’ont pas ou très peu d’employé. Cette situation, qui s’avère avantageuse à divers niveaux, comporte toutefois quelques inconvénients. Le travailleur libéral fait face à toutes les charges de travail liées à son activité, ce qui peut affecter son rendement. Le secrétariat s’avère alors nécessaire pour éviter que les taches annexes prennent le pas sur son cœur de métier. Nous vous proposons de découvrir le télésecrétariat et comment il aide les professionnels en libéral.
Profession libérale : l’importance du secrétariat pour votre activité
L’un des postes que l’on retrouve dans la plupart des entreprises est celui du secrétariat. Un secrétaire est un spécialiste de l’administration qui joue un rôle important dans les sociétés ainsi que les autres milieux organisationnels. C’est cet employé qui organise et se charge le plus souvent de la réalisation de toutes les tâches de bureau. En fonction de la nature du métier, la secrétaire met en œuvre les procédures et réalise toutes les tâches administratives qui ont un rapport avec l’activité de l’entreprise. L’une des principales attributions de la secrétaire est la réception des clients. Cette tâche consiste à recevoir et à orienter les visiteurs et les partenaires. Cette collaboratrice s’occupe aussi du classement des dossiers des clients et d’autres documents au sein du bureau.
La secrétaire est l’agente de liaison par excellence d’une société. Elle reçoit les appels des clients et des employés. Elle donne une première réponse à leurs différentes préoccupations et fait remonter l’information vers les personnes compétentes. Elle passe et transfère en outre les appels afin de programmer des rencontres ou de communiquer des informations sensibles. Dans certaines entreprises, la secrétaire effectue certaines tâches de bureau comme l’annulation ou le report des missions. Elle peut aussi se charger de faire des courses pour le compte de l’entreprise, de prendre des notes au cours des séances de travail, ou encore d’aller chercher des boissons pour les clients. La présence d’une secrétaire est indispensable pour permettre au professionnel de garantir le bon fonctionnement de son activité tout en se concentrant sur son cœur de métier.
Les avantages du télésecrétariat pour le libéral
L’une des raisons pour lesquelles la plupart des travailleurs libéraux n’emploient pas de secrétaire est le coût. Le recrutement d’une employée implique des dépenses telles que le paiement du salaire et des charges sociales. Grâce aux explications que l’on peut trouver sur a3com.fr, on peut affirmer que le télésecrétariat est le service idéal pour les professions libérales. Cette solution donne la possibilité de se libérer des frais relatifs à l’emploi d’une secrétaire. Lorsque vous avez recours au secrétariat téléphonique externalisé, vous payez uniquement les périodes où vous faites appel au prestataire. Cela vous aide ainsi à faire des économies considérables et à maîtriser votre budget.
Cette alternative vous donne la possibilité de proposer de meilleurs services à vos clients. Si vous devez jongler en permanence entre votre métier et la prise en charge des tâches subsidiaires comme répondre au téléphone, la qualité de vos services en pâtira. Grâce à l’accueil téléphonique à distance, vous êtes entièrement dédié à vos missions et totalement présent pour ceux qui font appel à vos services. Ces derniers apprécieront fortement votre implication et n’hésiteront pas à faire votre publicité auprès de leur entourage. Concrètement, recourir au télésecrétariat contribue à améliorer votre relation client. Vous vous démarquez de la concurrence et augmentez la rentabilité de votre affaire.
Si vous deviez faire un choix entre l’embauche de professionnels pour améliorer la qualité de vos services et le recrutement d’une secrétaire pour assurer la réalisation des tâches administratives, vous n’avez plus besoin de chercher. Le télésecrétariat vous offre l’opportunité d’embaucher les experts dont les compétences apporteront une forte valeur ajoutée à votre activité. Pour finir, un service de secrétariat externalisé vous aide à vous différencier des autres professionnels exerçant en libéral sur le marché. Certains traînent encore le pas et hésitent à adopter la solution du télésecrétariat. La gestion des appels téléphoniques à distance garantit pourtant aux clients de bénéficier d’un service rapide et professionnel. Avec ce service, vous développerez votre notoriété et vous vous démarquerez de vos concurrents.
Comment choisir le bon fournisseur de télésecrétariat ?
Pour sélectionner le bon fournisseur de télésecrétariat, il faut prendre en compte certains critères. Vous devez tout d’abord identifier vos besoins réels. Pour que le télésecrétariat soit efficace, cet élément doit être déterminé en priorité. Combien d’appels le fournisseur devra-t-il recevoir par jour ? Quelles sont vos exigences par rapport aux informations que le téléopérateur doit fournir aux appelants ? Souhaitez-vous faire appel à un fournisseur spécialisé ? Il existe divers types de télésecrétariat. Si vous êtes dans le domaine médical par exemple, vous devrez vous tourner vers un télésecrétariat médical.
Vérifiez ensuite si les pratiques du fournisseur de permanence téléphonique sont conformes au RGPD (règlement général sur la protection des données). Un bon téléopérateur doit garantir la confidentialité des données collectées au cours des appels téléphoniques avec vos clients. Renseignez-vous aussi sur la réputation de ce fournisseur de secrétariat à distance. Pour ce faire, vous devez chercher les avis des autres clients sur les services de l’opérateur. Si vous n’en trouvez pas lors de vos recherches, n’hésitez pas à demander des références auprès des centres qui vous intéressent. Le respect du contrat, les compétences et le professionnalisme du téléopérateur sont aussi des éléments à considérer pour choisir le meilleur prestataire.
Ce que vous pouvez attendre de votre service de télésecrétariat
Après avoir sélectionné un service de télésecrétariat, les prestations dont vous bénéficierez sont diverses. Comme vous le savez certainement, le téléphone est un moyen de communication très utilisé par les clients pour joindre les professionnels exerçant en libéral. D’après une majeure partie des consommateurs, c’est également le canal de communication le plus frustrant.
La plupart des clients déplorent le fait de ne pas pouvoir joindre les professionnels rapidement ou encore de devoir attendre longtemps avant de rentrer en contact avec eux. Il est extrêmement compliqué de venir à bout d’une tâche importante s’il faut décrocher le combiné toutes les cinq minutes. Le recours à un standard téléphonique externe vous aide à répondre à toutes ces problématiques. Le service de télésecrétariat se charge de :
- répondre à tout ou à une partie de vos appels, ce service peut être permanent ou temporaire sur des périodes que vous aurez définies au préalable,
- filtrer les appels en fonction de leur degré d’urgence à partir d’une classification que vous aurez déterminée,
- enregistre les messages et vous les transmet par SMS ou par email.
Grâce au télésecrétariat, vous pouvez par ailleurs profiter d’un standard téléphonique bilingue, si vous en avez besoin.
Comment trouver le bon télésecrétariat pour votre entreprise ?
Si vous recherchez le bon télésecrétariat pour votre activité libérale, faites une recherche sur internet. La plupart des téléopérateurs présentent leurs services sur le web. Vous pourrez donc consulter leurs offres, voir si ce qu’ils proposent vous intéresse et connaître leurs tarifs. Se rendre sur internet pour faire des recherches vous donnera aussi la possibilité de savoir si le fournisseur est en France ou dans un autre pays.
Il est préférable de choisir un centre téléphonique basé en France pour vous assurer de la qualité du service offert. Privilégiez les opérateurs qui proposent des périodes d’essai. Vous pourrez alors vous assurer que les prestations proposées par le centre vous conviennent. Vous pouvez par ailleurs faire des recherches dans votre entourage professionnel. Le bouche-à-oreille est en effet un bon moyen de trouver des prestataires compétents. Une recommandation est parfois la solution idéale pour collaborer avec un opérateur qui remplit tous vos critères et dont les services répondent à vos besoins.
