Les entreprises ont l’obligation et la responsabilité de conserver tous les documents importants liés à l’exercice de leurs activités. Cette disposition prévue par la loi permet à une société de fournir des preuves lors d’un contrôle sur sa gestion ou pour un règlement de litige. Cependant, avec l’accumulation sur de nombreuses années, les entreprises peuvent manquer d’espace pour conserver les documents indispensables. Que faire alors dans une telle situation ? Voici quelques pistes pour ranger vos archives d’entreprise.
Louez un box pour sauvegarder les archives de votre entreprise
Le premier conseil que nous pouvons vous donner est de faire appel à un service de location de box pour la gestion des archives de votre société. Cette solution flexible présente de nombreux avantages.
Sécurité et confidentialité optimales de vos documents
Beaucoup d’entreprises possèdent un service de documentation et d’archivage, mais les conditions requises pour un archivage de bonne qualité ne sont pas toujours respectées. L’espace consacré à l’archivage est restreint ou très fréquenté par tout le personnel. Ceci ne garantit pas un niveau élevé de protection des documents.
En faisant appel à un service de location de box à Montpellier, si vous êtes dans le sud de la France, vous ne serez pas confronté à ces situations délicates. Les box de stockage mis à votre disposition sont spacieux, et extensibles. Ils peuvent même être compartimentés pour que vous puissiez mieux ranger vos documents archivés. Des conteneurs fabriqués exclusivement avec des matériaux très résistants et solides sont utilisés pour faire barrage à tout acte de vandalisme ou de cambriolage.
Les box de stockage sont également entreposés dans des endroits très bien protégés. Des systèmes très performants comme la vidéosurveillance, les alarmes anti-intrusion et les détecteurs de mouvement sont par exemple installés. Des agents bien formés sont également dédiés à la sécurisation des box de stockage.
Avec tout cela, vous ne pourrez plus craindre les intrusions et les vols de documents confidentiels. Chaque entreprise locataire d’un box de sauvegarde reçoit au moment de la signature du contrat un biper et la clé du cadenas. Seules les personnes habilitées à accéder aux documents stockés peuvent donc le faire.
Accessibilité permanente et flexibilité de la durée de location
Un autre avantage des box de stockage est l’accessibilité permanente qu’ils offrent. Les formules d’abonnement que proposent les prestataires vous permettent d’accéder à vos documents tous les jours et à n’importe quel moment.
Les sites sur lesquels sont installés les box sont en effet ouverts tous les jours 24h/24. Vous avez également la possibilité de faire la location sur une période courte en fonction de vos besoins et de votre budget. C’est pratique pour les sociétés qui déménagent et les petites entreprises en pleine croissance.
La solution parfaite pour se conformer aux dispositions légales
La loi fait obligation aux sociétés de conserver les documents importants sur une certaine période. La période de conservation varie d’un document à un autre. Par exemple, cette durée est de 30 ans pour un contrat d’acquisition et de 5 ans pour une facture de fournisseurs. Ce sont de longues périodes durant lesquelles de très nombreux documents peuvent s’accumuler. En choisissant d’externaliser l’archivage de vos documents, vous aurez en continu assez d’espace pour pouvoir respecter les normes en la matière.
Recyclez vos archives ou détruisez-les
Si vous avez de vieux documents qui ont atteint la durée légale de conservation, vous n’avez plus besoin de les garder inutilement dans votre espace de stockage. Vous pouvez faire appel à un service de recyclage de documents. Des prestataires spécialisés se chargent de transformer les vieux documents en papier réutilisable, le plus souvent en papier carton. Ils collectent les documents et les stockent au sein de leur unité avant de passer à leur transformation. Cette solution présente quelques avantages :
- Elle est écologique et participe à la préservation de l’environnement,
- Elle améliore l’image de marque de votre entreprise auprès du public et de ses partenaires,
- Elle est moins coûteuse par rapport à d’autres solutions.
Malgré ces différents avantages, cette solution présente des insuffisances. Elle remet en cause la confidentialité et la sécurité des documents. Les documents, quoiqu’obsolètes, peuvent en effet contenir des informations sensibles dont la divulgation peut porter préjudice à votre activité. Étrangers à votre entreprise, les agents responsables de cette opération ne peuvent malheureusement pas mesurer la sensibilité des informations. Ils peuvent les divulguer ou les utiliser pour d’autres fins non réglementaires.
Pour éviter que vos informations confidentielles soient divulguées par des tiers, vous pouvez les détruire tout simplement. Pour cela, il vous faudra un appareil broyeur. Pour les entreprises de grande taille, l’achat du broyeur de papier est un investissement très rapidement rentabilisé. Mais pour une PME ou une entreprise de taille moyenne, une astuce pratique et moins chère est de louer un destructeur de documents sur quelques heures lorsque c’est nécessaire.
Dématérialisez vos archives
Pour une meilleure gestion des archives de votre entreprise, la dernière solution pratique que nous vous recommandons est de procéder à leur dématérialisation. À l’ère du numérique, c’est le moyen utilisé par de nombreuses entreprises pour gérer leurs archives. La dématérialisation consiste à transformer les documents physiques en documents électroniques. Cette nouvelle forme d’archivage ne fait aucunement perdre aux documents leur valeur. Elle présente au contraire de nombreux avantages.
Premièrement, la dématérialisation vous permet de gérer les accès aux documents avec précision. Ils peuvent être protégés par un mot de passe. Vous pouvez même suivre l’historique des versions d’un document. Il suffit de procéder à la saisie correcte et intégrale des informations sur vos ordinateurs. Ensuite, avec la numérisation de vos documents, les risques de perte ou de détérioration par l’eau, ou un incendie sont complètement réduits. La dématérialisation des archives améliore également la productivité de vos collaborateurs. La recherche des documents est rapide, le travail collaboratif est plus facile et l’on gagne beaucoup de temps.
Que faire de vos archives ? Comme nous venons de le voir, une première solution pratique sera de louer un box de stockage. Pour des documents qui ont dépassé la durée légale de conservation, la destruction et le recyclage sont possibles. Une dernière option qui peut être adoptée en simultané avec la location d’un box pour encore plus de sécurité est la dématérialisation des documents. Vous pouvez lire aussi : comment devenir restaurateur ?
