Les entreprises qui réussissent aujourd’hui sont celles qui mettent en place des solutions pour avoir un personnel performant et efficace. Il ne suffit pas d’avoir les meilleurs produits pour décrocher de gros contrats commerciaux. Il vous faut également un cadre de travail adéquat pour les réunions d’affaires importantes, notamment celles qui visent à informer les collaborateurs. Il vous est possible de louer une salle pour vos rassemblements professionnels. Découvrez ce que comprend la location d’une salle de réunion.
Combien coûte la location d’une salle de réunion ?
Changer de cadre de travail peut optimiser et développer la créativité de votre équipe. Dans plusieurs régions de France, des lofts de travail équipés uniquement pour des événements professionnels tels que les séminaires ou les formations sont proposés aux entreprises. Les prestations offertes par ces espaces de travail varient en fonction du nombre de personnes à accueillir et de la tranche horaire demandée. Comme on peut le voir avec une société de location de salle de réunion à Marseille, louer un tel espace de travail pour vos différents événements professionnels peut vous coûter entre 35 et 55 euros HT par personne.
Pour une demi-journée de travail durant laquelle un minimum de 10 personnes est attendu, prévoyez un budget de 350 euros. Si les travaux doivent durer toute une journée, dans ce cas, il faut prévoir environ 550 euros. Une location dans le cadre d’un cocktail professionnel (de 19 h à 23 h par exemple) est en général chiffrée à 50 euros HT par personne. Dans le sud de la France, vous pouvez trouver des salles qui ont une capacité de 100 m². De telles salles de réunion peuvent accueillir 30 personnes assises (pour des plénières) et 50 personnes pour un cocktail dans un cadre professionnel (réunions, conférences ou séminaires).
Quel matériel professionnel est fourni dans une salle de réunion ?
La première chose à évoquer est l’aspect ergonomique de la salle à louer. Une bonne salle de réunion doit être bien éclairée et confortable pour les convives. Il faut qu’elle soit accueillante et doit permettre à vos collaborateurs d’y travailler de manière détendue. Quatre catégories de salles sont proposées avec le matériel adapté pour leurs différents contextes d’utilisation. On peut citer :
- les salles de réunion, de formation ou de séminaire,
- les bureaux loués à la journée,
- les cocktails pop-up,
- les showrooms de shooting.
Ces espaces sont également équipés et adaptés pour les team building, les afterwork, les assemblées générales ou pour les séances de brainstorming. Pour un événement professionnel, des espaces sont disponibles et intègrent (avec la location) une connexion wifi haut débit ou encore un vidéoprojecteur. Certaines salles de réunion peuvent mettre à votre disposition, en plus d’un vidéoprojecteur, un paperboard et des télévisions connectées. L’air conditionné et l’ensemble des équipements nécessaires à une visioconférence sont aussi disponibles.
Les structures de location qui proposent un service clé en main offrent des commodités comme une machine à café ou une fontaine à eau microfiltrée. Si vous réservez votre location auprès d’une structure événementielle spécialisée dans la location d’espace de travail, vous n’aurez pas besoin de venir avec vos solutions connectiques. Un chef de projet mis à votre disposition vous accompagne pour tous les détails techniques liés à votre séance de travail. Tout ce dont vous avez besoin est ainsi compris dans la location. Toutes les configurations techniques (accès à internet, son et vidéo, câblages HDMI ou VGA, télécommande pour présentation PowerPoint, multiprise) sont mises à votre disposition.
La location d’une salle de réunion comprend-elle la restauration ?
D’après un sondage de l’IFOP, la durée maximum de concentration des cadres lors d’une réunion est de 52 minutes. Après ce temps, l’attention des personnes commence par baisser et elles deviennent moins productives. Une pause est alors indispensable pour garder les participants attentifs et efficace pour le reste de la séance. Si vous optez pour les offres de location aux prix que nous avons évoqués, vous bénéficierez d’un accueil café et d’une pause gourmande pour la location demi-journée. De même, les locations qui couvrent toute une journée prennent en compte un accueil café et deux pauses gourmandes.
Les boissons comme l’eau plate et pétillante, les softs, le café et le thé sont comprises dans la location. Si vous souhaitez avoir un déjeuner complet, vous devez opter pour une formule supplémentaire qui peut coûter 20 euros HT ou plus par personne. Si la salle de réunion est louée pour un cocktail, les 50 euros par personne incluent un cocktail dînatoire de 12 pièces avec un forfait boissons. Dans une gamme plus complète, vous allez avoir des viennoiseries, des jus de fruits, des collations qui proviennent de l’agriculture bio.
Des recettes de cuisine locales et de saison sont proposées pour les déjeuners, les buffets, les cocktails et les repas d’affaires. Une salle de réunion qui prend en compte la restauration vous permet de gagner du temps et de rester focalisé sur l’objectif de la séance. Pour avoir un service de restauration de qualité, misez par ailleurs sur une location qui propose un circuit court. Les cafés en grain bio, les thés, les jus de fruits ou les infusions de fruits et les viennoiseries sont excellents pour accueillir les participants. Vous pouvez également choisir votre traiteur. L’idéal est qu’il soit situé dans la région où la location est faite.
Quelles sont les étapes pour réussir sa réunion dans une salle de location ?
Pour que votre séance de travail puisse bien se dérouler, vous devrez organiser la réunion dans les moindres détails. Une fois que le type d’événement pour lequel vous voulez louer la salle est connu, définissez le nombre de personnes attendues. Cela vous aidera à choisir en conséquence une salle à la superficie adéquate. Définir une date et une heure d’arrivée permet de prévoir le personnel et les services d’accueil. Toujours pour le service, la durée de l’événement doit être connue. Après ce travail en amont, contactez alors l’agence ou la structure de location. Faites le point sur le matériel dont vous avez besoin et définissez ensemble le format ou la disposition idéale pour installer les participants.
En fonction du nombre de personnes attendues, convenez du nombre de chaises et de tables qu’il vous faut. Selon l’importance de l’événement professionnel et du nombre de collaborateurs, choisissez un traiteur expérimenté pour avoir un menu adapté aux différentes pauses. Prenez également en compte les allergies ou régimes alimentaires des personnes (repas sans gluten ou végétalien). Une fois ces différentes étapes franchies, établissez votre feuille de route et communiquez le programme aux employés concernés. Dans votre choix de la location d’une salle de réunion, préconisez les locations qui font la promotion des actions RSE (responsabilité sociale des entreprises).
Les avantages de louer une salle de réunion
Contrairement aux espaces de coworking, la salle de réunion est privée. Cela vous garantit une meilleure confidentialité. Louer une salle de réunion aide à briser la routine et à changer les habitudes de réunion. Les séances de travail effectuées en dehors du cadre habituel favorisent les idées créatives. Une séance de travail, un séminaire ou une formation externalisée peut renforcer la motivation et la cohésion au sein de votre équipe. En dehors de vos locaux habituels, louer un espace de travail permet d’offrir un espace professionnel flexible à vos collaborateurs.
Dans un cadre pareil, les services proposés sont personnalisés en fonction de vos besoins avec une restauration à un bon prix. C’est également un cadre de travail intimiste et confortable pour les réunions en petit comité. Les salles sont aménagées de telle sorte que les échanges sont effectués en toute confidentialité. La mise à disposition de toute une équipe de service facilite par ailleurs le bon déroulement de votre événement professionnel. Les salles de réunion disponibles à la location sont le plus souvent modulables et aménagées pour le déroulement de réunions, séminaires ou formations dans les meilleures conditions.
Source : https://www.lesechos.fr/2015/03/52-minutes-le-temps-maximum-de-concentration-des-cadres-en-reunion-246710
