Le service des ressources humaines est une composante importante de l’entreprise. Il se charge de toutes les tâches en rapport avec la gestion administrative et sociale du personnel. Il s’agit d’une mission colossale qui implique de nombreuses responsabilités. Le service s’occupe notamment du recrutement et des rémunérations tout en veillant à l’amélioration des conditions de travail. Il doit également organiser les entretiens professionnels qui sont des rendez-vous entre l’employeur et les employés. En plus d’être obligatoires, ils permettent d’avoir une idée des perspectives d’évolution professionnelle des différents collaborateurs. Il revient au service RH de ne pas les omettre.
Les entretiens professionnels : quand les organiser ?
Les entretiens professionnels sont des obligations aussi bien pour les employeurs que pour les employés. En cherchant à en savoir plus sur l’entretien professionnel obligatoire, on comprend que cette démarche sert à évaluer l’adaptation des collaborateurs à leur poste de travail. Pour les salariés, il représente une occasion de communiquer leurs aspirations professionnelles, de faire part de leurs projets et de leurs attentes.
Cette démarche facilite aussi l’accès à des formations par l’intermédiaire d’un bilan de compétences qui peut être demandé par l’employé. Dans le cas de l’entreprise, l’entretien professionnel est un outil managérial indéniable. Il permet notamment de mieux cibler les compétences, ce qui peut conduire à une réassignation des tâches.
L’entretien professionnel offre aussi à la société la possibilité de faire évoluer les salariés et de leur communiquer les objectifs de développement. Il s’agit d’un exercice qui s’assure que toutes les parties évoluent dans la même direction. Selon le Code du travail, il y a des moments précis durant lesquels cet entretien s’impose.
Les entretiens professionnels sont obligatoires tous les deux ans
Plusieurs périodicités sont prévues pour l’entretien professionnel. La première prévoit une réitération de l’opération tous les deux ans. Autrement dit, lorsqu’un employé est recruté, il passe son premier entretien professionnel deux années après la date du début d’exercice de ses fonctions.
Par la suite, il doit passer par cette étape tous les deux ans en considérant la date de son entretien précédent. Il est donc tout à fait normal que deux personnes appartenant à la même société ne passent pas leurs entretiens professionnels dans la même période.
Après certains congés spécifiques, il est possible de demander un entretien professionnel
En plus de la répétition tous les deux ans, l’entretien professionnel doit aussi être réalisé lorsque l’employé revient de certains congés. Autrement dit, il y a des périodes d’inactivité après lesquelles ce type d’entretien s’impose.
Le congé de maternité
Cette rencontre est systématiquement proposée après des congés de maternité. Ils sont accordés autour de la date présumée de l’accouchement et sont divisés en deux parties. Il y a une période prénatale et une autre dite postnatale. Dans tous les cas, leur durée est variable et dépend par exemple du nombre d’enfants à naître. Pour un seul enfant attendu, il peut atteindre 16 semaines. Il est important qu’après ce délai, l’employé puisse passer un entretien professionnel.
Le congé parental d’éducation
Il en est de même pour le congé parental d’éducation qui est ouvert à tous les salariés ayant travaillé au moins un an au sein de l’entreprise. Il peut s’étendre sur une durée minimale de six mois au terme desquels l’entretien professionnel est obligatoire.
Le congé d’adoption
Les procédures d’adoption sont parfois longues et complexes. C’est la raison pour laquelle la loi prévoit un congé pour les salariés qui désirent adopter un enfant. De cette façon, ils disposent de suffisamment de temps pour mener les démarches requises. Les congés d’adoption sont indemnisés et peuvent aller de 16 semaines à 22 semaines ou plus. Quand le salarié est de retour après ce congé, le service RH doit proposer un entretien professionnel.
Le congé de proche aidant
Il n’est pas exclu que les circonstances amènent une personne à devoir s’occuper d’un proche en situation de mobilité réduite. Que ce soit pour cause de handicap, de perte d’autonomie ou simplement en raison de l’âge, un congé est prévu à cet effet. Il facilite la vie du salarié qui peut prendre soin en toute sérénité de son proche durant un certain moment.
Même si le congé de proche aidant ne peut normalement pas dépasser trois mois, il est possible d’aller au-delà avec un accord collectif d’entreprise. Dans tous les cas, l’entretien professionnel doit être ce qui marque le retour de l’employé.
Le congé sabbatique
Dans certaines circonstances, il est possible qu’un employé demande un congé sabbatique. Lorsque toutes les conditions sont réunies, il peut en profiter pendant au moins six mois. Lorsque la durée est maximale, elle peut atteindre onze mois. Cela fait presque une année durant laquelle le contrat de travail du salarié est suspendu. Il est, de fait, tout à fait normal qu’après ce délai, il passe par un entretien professionnel.
Un entretien professionnel supplémentaire tous les six ans
Par ailleurs, tous les employés doivent avoir un entretien professionnel supplémentaire tous les six ans. Il est spécial, car il fait office de bilan de parcours. Il permet de faire le point sur les décisions et les directions prises. Il est important dans la mesure où plusieurs points sont vérifiés durant la séance. Le service RH s’assure par exemple que l’employé a bénéficié d’une certaine progression salariale ou professionnelle. Si tel n’est pas le cas, l’entretien professionnel est la bonne occasion pour prendre les mesures requises.
Tous les employés ont-ils droit à un entretien professionnel ?
L’entretien professionnel est une étape obligatoire pour tous les salariés. Cela reste valable, quel que soit le secteur d’activité de l’entreprise ou son type. Aucune distinction n’est faite par ailleurs à propos de la nature du contrat de travail des personnes concernées. Ainsi, les employés en CDI, en CDD, et même ceux en apprentissage ou en professionnalisation ont droit à un entretien professionnel.
De plus, il est fréquent de penser à tort que le processus est uniquement destiné aux travailleurs à temps plein. Il n’en est rien. Même ceux qui travaillent à temps partiel peuvent passer des entretiens professionnels. Il est du devoir de l’entreprise qui les recrute d’en organiser, et ce, aux moments prévus. Autrement dit, absolument toutes les personnes qui sont salariées, quelles que soient les conditions, ont droit à un entretien professionnel. Bien entendu, il faut qu’il ait au moins deux ans d’ancienneté dans la société.
Comment mener un entretien professionnel ?
L’entretien professionnel ne peut pas être réalisé à la hâte. Il est important de procéder méthodiquement afin de bien le mener. Premièrement, il faut fixer une date pour la séance en pensant assurément à vérifier l’accord du salarié. Par ailleurs, il convient de penser à donner des informations sur la durée minimale du rendez-vous.
Il est possible que l’entreprise soit suffisamment grande pour disposer de plusieurs salles de réunion. En réserver une spécialement pour cette occasion n’est pas inutile. Cette précaution permet d’avoir un terrain plus ou moins neutre pour l’échange. Aucun bureau personnel n’est concerné.
Deuxièmement, il est opportun de préparer l’entretien lui-même. Il faut faire le bilan sur les deux années précédentes, évaluer la situation actuelle et proposer des plans pour une éventuelle évolution. Bien entendu, cette préparation concerne les deux parties qui vont participer à l’entretien professionnel. Pour finir, il faut établir une feuille de route pour donner une direction à la séance.
Généralement, après l’introduction et la contextualisation, il est utile de discuter des problématiques du poste actuel du salarié. Ses difficultés et ses réussites doivent être abordées avant de passer à un récapitulatif des actions déjà menées. Il s’agit notamment des formations suivies et des certifications acquises depuis l’entretien précédent, s’il y en a déjà eu un.
Cette phase passée, il convient de discuter des perspectives d’évolution et des moyens requis pour y parvenir. À la fin, une synthèse s’impose pour assurer la compréhension de chaque partie et le rappel des points importants. Il s’agit d’un échange qui se veut constructif entre l’employeur et l’employé.
