Les entreprises et les associations font face à une quantité croissante de documents juridiques dans leur quotidien. Ces ensembles contractuels peuvent s’accumuler et devenir difficiles à gérer, surtout si vous prenez en considération la multitude de démarches et formalités à réaliser pour rester conforme aux normes actuelles. Grâce à l’internet, il est désormais possible de simplifier et accélérer le processus de gestion grâce à un logiciel en ligne qui répond aux besoins spécifiques de chaque organisation.
Un logiciel adapté à votre activité
Quelle que soit la taille de votre entreprise ou association, il existe plusieurs outils numériques de gestion comme ceux sur Contract-Factory qui s’adaptent parfaitement à votre secteur d’activité. Que vous soyez une marque commerciale dans le domaine de la mode, un cabinet d’avocats ou encore une société spécialisée dans la comptabilité, un logiciel de Gestion Electronique des Documents (GED) vous permettra d’optimiser la manière dont vous traitez vos documents d’entreprise, tout en respectant les exigences légales propres à votre structure.
Gestion des contrats et circuits de signature
Grâce au logiciel de GED, vous pouvez centraliser et organiser tous vos contrats en quelques clics. Il suffit de les importer sur la plateforme et le logiciel se charge de les classer automatiquement selon différents critères tels que la date de création, l’état du contrat ou encore le type de document. Vous gagnez ainsi du temps dans la recherche et le suivi de vos contrats, surtout lorsqu’il s’agit des échanges entre différentes parties. Par ailleurs, les circuits de signature électronique intégrés à la plateforme permettent d’accélérer et sécuriser la validation des documents juridiques, tout en restant en conformité avec la législation.
Gestion locative et démarches administratives
Les propriétaires et gestionnaires de biens immobiliers font également face à une multitude de démarches juridiques et administratives qu’ils doivent accomplir quotidiennement comme la rédaction de baux, l’établissement des états des lieux ou encore la mise en place de quittances de loyers. Un logiciel adapté à la gestion locative facilite ces tâches en centralisant l’ensemble des informations nécessaires sur un espace client dédié et en proposant des outils pour automatiser certaines actions récurrentes tel que l’envoi de courriers aux locataires.
Une assistance juridique et administrative intégrée
L’une des principales difficultés rencontrées par les entreprises et associations est la maîtrise du cadre légal qui encadre leur activité. Avec un logiciel de gestion de documents juridiques en ligne, vous bénéficiez d’une véritable assistance juridique et administrative au quotidien. Cette assistance passe notamment par la mise à disposition d’un catalogue de modèles de documents standardisés (contrats, procès-verbaux, lettres, etc.) validés et actualisés régulièrement par des avocats et experts-comptables.
Des questionnaires personnalisés pour faciliter la rédaction
Pour créer vos documents juridiques, il vous suffit de sélectionner le modèle adapté et répondre à un questionnaire pré-rempli avec les informations propres à chaque situation. Une fois le questionnaire complété, le logiciel génère automatiquement un document prêt à l’emploi. Cette méthode permet à la fois d’économiser du temps en évitant les erreurs liées à la saisie manuelle des données et de sécuriser vos démarches juridiques en ne prenant que les informations pertinentes au regard des exigences légales.
Un accompagnement par des experts à votre disposition
En plus de l’accès à ces modèles de documents, un logiciel de gestion de documents juridiques en ligne peut également mettre à votre disposition une équipe d’avocats et d’experts-comptables pour vous accompagner et vous conseiller dans vos démarches. Que ce soit pour la négociation ou la rédaction d’un contrat spécifique, l’établissement d’un rapport de gestion ou encore la mise en place d’un processus d’Autorisation Générale d’Orientation et d’Aménagement (AGOA), ces professionnels sont là pour vous épauler et garantir la conformité de vos actions aux règles en vigueur.
Une solution économique et écologique
Au-delà des gains de temps et d’efficacité observés, choisir un logiciel de gestion de documents juridiques en ligne s’inscrit également dans une optique de réduction des coûts financiers pour votre entreprise ou association. En effet, en centralisant l’ensemble des documents électroniques sur une même plateforme, vous diminuez considérablement les frais liés à l’impression et à l’envoi de courriers. De plus, cette méthode permet de réduire votre consommation de papier et d’avoir un impact moindre sur l’environnement.
Un gain de temps pour vous concentrer sur votre cœur de métier
Enfin, adopter une solution de gestion de documents juridiques en ligne est une manière de se libérer du temps précieux que l’on peut consacrer à son cœur de métier. En automatisant certaines tâches et en bénéficiant de l’aide d’experts, vous pouvez focaliser toute votre attention sur le développement de votre activité sans avoir à vous soucier constamment des contraintes légales.
