L’état des lieux est une procédure impérative à réaliser avant et après toute location. Il protège à la fois le propriétaire et le locataire à la fin du contrat de bail.
A quoi ressemble un état des lieux
L’état des lieux est présenté sous forme d’inventaire ou une liste de tout le contenu d’une propriété et un enregistrement de l’état de chaque article ainsi que de l’état de la propriété elle-même. Le formulaire est conçu pour aider à surveiller l’état d’une propriété et de tous les meubles, agencements et accessoires avant que le locataire n’entre et juste avant le départ de ce dernier, afin d’indiquer clairement les dommages, le cas échéant, devant être réparés ou payés.
Comment préparer un inventaire
Le propriétaire, un agent de location ou une société d’état des lieux doit préparer l’inventaire, qui doit être approuvé et signé par le locataire le jour de l’emménagement. Le propriétaire ou le mandataire et les locataires doivent signer l’inventaire et parapher chaque page pour indiquer leur accord. La preuve photographique ou vidéo du contenu et de l’état de la propriété est facultative mais constitue souvent un filet de sécurité judicieux. Le niveau de précision requis dépend souvent de la valeur des éléments de la propriété. Il est évident que les objets les plus précieux, comme une cuisinière et une machine à laver, doivent être pris en photo.
Qu’est-ce qu’une société d’état des lieux
Une société d’état des lieux est une structure spécialisée dans la constitution d’inventaires et de nombreux propriétaires ou agents de location choisissent d’utiliser ces services, sachant qu’ils seront couverts par un processus rigoureux et efficace. La société envoie généralement un agent sur une propriété pour vérifier et enregistrer son état et celui des appareils et accessoires. Certains se rendent sur les lieux pour rencontrer le locataire à la date de prise d’effet de la location afin de remettre les clés, faire la lecture des services publics et de convenir de l’inventaire. À la fin de la location, ils peuvent également assister au déménagement avec l’inventaire d’origine et faire une comparaison. Cela inclut la vérification des clés remise et la lecture des utilitaires. Cela garantira un traitement équitable du dépôt à la fin de la location pour le propriétaire et les locataires. Le recours à une société d’état des lieux pour effectuer et documenter l’inventaire peut faire économiser du temps au propriétaire, des problèmes et même de l’argent. En tant que professionnels, ils veilleront à ce que tout soit correctement comptabilisé dans l’inventaire au début et à la fin de la location. En cas de désaccord à la fin d’une location entre propriétaire et locataire, qui nécessite l’assistance d’un service de résolution des litiges relatif à la protection des dépôts locatifs, le rapport sera un élément de preuve essentiel pour aider à résoudre la situation rapidement et équitablement.
À quelle fréquence un inventaire doit-il être vérifié?
Il est conseillé aux propriétaires ou à leurs agents de procéder à des inspections régulières lors de la gestion d’une location. La meilleure pratique consiste à effectuer des inspections trimestrielles pour vérifier l’état de la propriété et comparer l’inventaire à l’état actuel. Il est important d’avertir le locataire avant la date d’inspection proposée.
Vérification finale de l’inventaire
Idéalement, le jour où les locataires déménagent, le propriétaire ou le mandataire devrait procéder à une vérification des lieux. Le formulaire signé doit être vérifié et convenu avec le locataire avant que le dépôt ne soit restitué. Il est important pour les deux parties que la vérification de l’inventaire soit terminée peu de temps après que le locataire ait quitté la propriété afin d’éviter des litiges concernant des dommages qui pourraient s’être produits après le départ du locataire. Le dépôt ne doit être restitué que dans un délai de 7 à 14 jours s’il n’y a pas de problèmes en suspens une fois l’inspection effectuée.
Que faire en cas de dommages ?
Si le propriétaire ou le mandataire et le locataire conviennent que les dommages ou le mauvais état doivent être résolus, des estimations doivent être établies pour les remplacements ou les travaux de réparation. Le locataire doit être informé par écrit de ces coûts, y compris du montant à déduire du dépôt initial. Si les dommages ou les réparations sont si graves qu’ils ne sont pas couverts par le montant de la caution, le propriétaire ou le mandataire doit envoyer une facture au locataire indiquant tous les frais dont il est responsable. Si les deux parties ne parviennent pas à un accord sur les objets endommagés, la gravité des dommages, les coûts de réparation ou de remplacement, il est dans l’intérêt du propriétaire et du locataire de prouver l’état des lieux avec des photographies afin d’obtenir une estimation des coûts de réparation ou de remplacement; et le propriétaire devrait alors informer le locataire par écrit.
Règlement des différends d’inventaire
Tous les litiges seront traités par un service de règlement extrajudiciaire des litiges indépendant. Le but est de résoudre rapidement tout litige en justice. Si le propriétaire et le locataire acceptent d’utiliser ce service, ils devront accepter sa décision et ne pourront pas faire appel aux tribunaux. Si le locataire ou le propriétaire ne consentent pas à utiliser le service du régime de garantie des locataires, le litige sera normalement porté devant le tribunal. C’est pour éviter ce genre de problème qu’il est conseillé de faire appel à une societe etat des lieux.
Inventaires des propriétés non meublées
Il est tout aussi important de préparer un inventaire pour un bien non meublé que pour un bien meublé, car il restera encore des articles pouvant être endommagés et coûteux à remplacer, tels que des équipements sanitaires, des tapis, des portes et l’état général du bien, tant à l’intérieur qu’à l’extérieur.
Les avantages de faire appel à une société d’état des lieux
Le recours à une société d’état des lieux présente plusieurs avantages:
- Si un différend en matière de dépôt est soulevé, un arbitre indépendant accordera probablement plus de poids à un inventaire compilé de manière professionnelle.
- On peut compter davantage sur un fournisseur tiers pour produire un inventaire qui reflète la propriété exactement telle qu’elle est.
En échange d’une petite somme, vous économiserez beaucoup de temps et éviterez les problèmes.
